Procountor-kirjanpitointegraation käyttöönotto

Tehden-Procountor-integraatio voi toimia kolmella tavalla, yrityksen tarpeista riippuen:

1. Kirjanpitointegraation kautta voidaan siirtää kirjanpitoaineisto Tehdenistä Procountoriin. Tämä tarkoittaa sitä, että Tehdenin Raportointi-ohjelmassa luotava koontikuitti viedään Procountoriin. Tositteella saa vietyä kirjanpitoon kassakirjanpidon, varastokirjanpidon, myyntireskontran ja ostoreskontran kokonaisarvon. Varastokirjanpitoraportti vie Procountoriin varaston arvossa tapahtuneen kokonaismuutoksen valittuna ajanjaksona.
2. Ostoreskontraintegraation kautta voit noutaa ostolaskut Procountorista Tehdeniin tarkastettaviksi, täsmäytettäviksi ja hyväksyttäviksi. Tämä integraatio vaatii Tehdenin Ostotilaukset-lisäosan.
3. Myyntireskontraintegraation kautta Tehdenin myyntilaskut voidaan siirtää Procountorin myyntireskontran hoidettaviksi. Laskut toimitetaan asiakkaille Tehdenin toimitustavoilla ja niiden tiedot viedään kerran päivässä Procountoriin. Vastaavasti kerran päivässä Tehden noutaa Procountorista laskujen tilat ja merkitsee laskut Tehdenissä Procountorin tilan mukaan (maksettu, avoin tai erääntynyt).

Kaikki Procountor-integraatiot voivat tietysti olla käytössä myös samanaikaisesti.

Procountor-ostoreskontraintegraation tarkempi kuvaus ja ohjeet sen käyttöönottoon löytyvät täältä: Ostoreskontran asetukset. Myyntireskontraintegraatiosta ja sen käyttöönotosta on myös oma ohjeensa. Tässä ohjeessa neuvotaan, miten Procountor-kirjanpitointegraatio otetaan käyttöön ja mitä yrityksessäsi tulee hoitaa ennen sitä.

Muista ennen Procountor-kirjanpitointegraation käyttöönottoa

Kun koontikuitti viedään Tehdenistä Procountoriin, koontikuitti haluamallasi sisällöllä siirtyy Tehdenistä Procountoriin ja kohdentuu Procountorin kirjanpitotileihin. Jotta tiedot kohdentuvat oikein, pitää ensin varmistaa, että tilikartat vastaavat toisiaan.

Tehdenin tilikartan muokkaus vastaamaan Procountorin tilikarttaa

Kirjanpitotilin tilinumero toimii avaintietona, kun Tehdenin koontikuitin rivejä kohdennetaan Procountorin kirjanpitotileihin. Kirjanpitotilin tulee siis olla täsmälleen sama kummassakin järjestelmässä.

Kun yrityksesi on ottamassa Procountor-integraation käyttöön, saat meiltä Tehdenissä käytössä olevan tilikarttapohjan. Käy kirjanpitäjäsi kanssa se läpi ja miettikää yhdessä, miten tilejä tulee Tehdenissä muuttaa. Kun muutokset on tehty tilikarttapohjaan, sen voi palauttaa osoitteeseen tuki@tehden.com: me muokkaamme tilit kuntoon ennen integraation kytkentää.

Jos vain kirjanpitotilin numeroa tai nimeä muokataan, muutokset voi tehdä Tehdeniin milloin tahansa, sillä ne tulevat voimaan takautuvasti. Jos kuitenkin Tehdeniin tarvitsee lisätä kokonaan uusia tilejä, lisäys kannattaa ajoittaa mahdollisen nettokirjanpitomenettelyyn siirtymisen kanssa samaan aikaan.

Nettokirjanpitomenettelyyn siirtyminen

Jos yrityksesi on käyttänyt nettokirjanpitomenettelyä jo ennen integraatiota, tämä kohta ei koske sinua. Jos kuitenkin käytössä on ollut bruttokirjanpito, täytyy integraation yhteydessä siirtyä nettokirjanpitoon. Näistä voit lukea tarkemmin ohjeesta Kirjanpito ja tilikartta. 

Ilmoita meille Tehdeniin, milloin yrityksesi haluaa siirtyä nettokirjanpitoon, ja me ajastamme muutoksen. 

Integraatiokäyttäjätunnuksen luominen Procountoriin

Kun kirjanpitoaineistot siirretään Procountoriin, niiden luojana näkyy Procountorissa jokin Tehdeniin kytketty käyttäjätunnus. Tätä varten kannattaa Procountoriin luoda uusi käyttäjätunnus, jonka nimi on esim. "Tehden-integraatio". Tätä käyttäjätunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen käyttöönottokoulutusta. Tällä käyttäjätunnuksella kirjaudutaan Procountoriin jatkossa silloin, kun Tehdenin ja Procountorin välinen API-avain täytyy uusia (ks. API-avaimen uusiminen).

Varmista Procountorin käyttäjäoikeuksien hallinnassa, että integraatiossa käytettävällä tunnuksella on Procountorissa kaikki oikeudet toimintoon "Uusi muistiotosite":

Integraatiokäyttäjänä voi käyttää myös omaa käyttäjätunnusta, mutta tätä ei suositella. Erillisen integraatiokäyttäjän avulla voidaan varmistua, että integraatiokäyttäjällä on kaikki integraation toiminnan kannalta tarpeelliset käyttöoikeudet, eikä olemassa olevien Procountor-käyttäjien oikeuksia tarvitse turhaan laajentaa.

Procountor-kirjanpitointegraation käyttöönotto

Integraatio voidaan kytkeä päälle, kun yrityksesi Tehden-tilaukseen on ensin lisätty Procountor-kirjanpitointegraatio-lisäosa.

Procountor-rajapinta kytketään päälle rajapinnan käyttöönottokoulutuksessa, jossa mukana ovat yrityksesi pääkäyttäjä ja kirjanpitäjä. Rajapinta otetaan käyttöön Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdellä. Jos välilehteä ei näy, ei lisäosaa ole vielä lisätty Tehdeniisi. 

Käyttöönottokoulutuksessa kouluttajamme käy koko koontikuitin siirtoprosessin kanssanne läpi. Lisätietoa koontikuitista löytyy myös ohjeesta Tietoa raporteista kirjanpitäjälle. Tutustu myös kirjanpitoaineiston viemisen tarkempiin ohjeisiin.