Inventointi Tehden-sovelluksella

Kun olet ladannut omalle Android-laitteellesi tai meiltä hankitulle käsipäätteelle Tehden-sovelluksen, voit aloittaa sovelluksella inventoinnin:

1. Kun avaat sovelluksen, näet näytön yläreunassa tuotehaun ja Inventointi-otsikon alla neljä vaihtoehtoa: Inventaariot, Inventointipyynnöt, Luo uusi inventointi ja Lue QR-koodi. (Jos Myynti- ja Osto-ohjelmat sisältyvät tilaukseesi ja olet ottanut käyttöön uuden hyllytyksen ja keräilyn, neät sovelluksessa myös Myynti- ja Osto-osiot.)
   
   
   • Tuotehakua klikkaamalla aukeaa lista yrityksesi myymistä tuotteista. Sanahaulla löydät haluamasi tuotteen.
   • Inventaariot- ja Inventointipyynnöt -painikkeista napauttamalla aukeaa lista Tehdenissä olevista inventaarioista tai inventointipyynnöistä, joista voit valita haluamasi.
   • Luo uusi inventointi -painikkeesta pääset luomaan uuden inventaarion aivan samalla tavoin kuin tietokoneen käyttöliittymälläkin.
   • Jos valitset Lue QR-koodi -vaihtoehdon, siirry ensin tietokoneelle: etsi haluamasi inventaario Tehdenin Inventaario (uusi) -ohjelmasta (tai luo tarvittaessa uusi), klikkaa inventaariorivien alla olevaa Luo QR-linkki -painiketta ja lue näytölle ilmestyvä koodi valitsemallasi laitteella.
   • Huom! Inventoinnin yhteydessä ei oletuksena näytetä saldoa, joka tuotteella Tehdenin laskujen mukaan kuuluisi olla. Jos kuitenkin haluat, että saldo näytetään, voit ottaa saldojen näyttämisen käyttöön Toiminnot-painikkeen takaa Näytä saldot -valinnalla.
2. Kun avaat inventaarion sovelluksessa, oikeassa yläkulmassa näkyy Toiminnot-valikko, jonka kautta pääset inventaarion aikana tekemään seuraavat:
   • Päivitä
   • Lisää tuote inventaarioon
   • Näytä saldot
   • Inventoi nollasaldoiset rivit
   • Hyväksy
   • Poista
3. Kun olet oikeassa inventaariossa, aloita inventointi joko lukemalla hyllypaikan viivakoodi tai napauttamalla oikeaa hyllypaikkaa sovelluksessa. Jos varastossa ei ole hyllypaikkoja, voit heti lukea ensimmäisen viivakoodin:
   
4. Skannaa ensimmäisen tuotteen viivakoodi. Tuotteen tietojen alle aukeaa numeronäppäimistö, jolla merkitään laskettu saldo ja tallennetaan sitten tapahtuma. Jos asetuksissa on valittu, että saldot näytetään, näkyy tuotteen nimen vieressä myös, kuinka monta kappaletta tuotetta Tehdenin tietojen mukaan varastossa pitäisi olla.
5. Skannaa seuraava tuote ja käy samalla tavalla kaikki hyllypaikan tuotteet läpi. Jos esim. skannaat vahingossa väärän tuotteen, voit palata sovelluksessa taaksepäin alalaidan nuolipainikkeilla.
6. Jos syötit vahingossa liian suuren määrän, skannaa tuote uudelleen ja vähennä ylimääräinen saldo syöttämällä määräksi esim. -1:
   
   Tehden laskee saldoksi tämän ja edellisen inventaariorivin erotuksen, ja molemmat rivit jäävät talteen tapahtumahistoriaan (-painike).
7. Jos sovellus ilmoittaa, että tuotteella on useita varastotietoja, päätä kumpaan haluat laskemasi tuotteet lisätä:
   
   Syötä saldo ensin siille hyllypaikalle, johon haluat tuotteen, lue sitten tuotteen viivakoodi uudelleen, valitse toinen hyllypaikka ja syötä sen saldoksi esim. 0.
8. Jos skannaamaasi tuotetta ei löydy varastosta, valitse Lisää tuote inventraarioon, lue viivakoodi uudelleen, valitse hyllypaikka ja laske tuotteen saldo:
   
9. Jos tuotetta ei löydy inventoitavasta varastosta, voit joko luoda sille uuden varastopaikan inventoitavaan hyllyyn (jolloin tuotteella on Tehdenissä useampi hyllypaikka, ja voit inventoida toisessa hyllyssä olevat tuotteet myöhemmin), vaihtaa tuotteen hyllypaikkaa (jolloin toisessakin hyllypaikassa olevat tuotteet siirtyvät tähän hyllyyn Tehdenissä, eli tuotteet kannattaa myös todellisuudessa siirtää kaikki samaan paikkaan ja laskea niiden kokonaissaldo) tai siirtyä inventoimaan sitä hyllyä, jossa se Tehdenin tietojen mukaan on.
   
10. Jos olet inventoimassa varastoa, jossa on useita hyllypaikkoja, pääset siirtymään seuraavalle hyllypaikalle lukemalla hyllypaikan viivakoodin.
11. Jos olet inventoinut koko varaston, mutta sovelluksen inventaariossa on vielä laskemattomia inventaariorivejä, varastossa on todennäköisesti tuotteita, joiden saldo on nolla. Näytä inventointiin kuuluvat tuotteet -painikkeesta napauttamalla pääset tarkastelemaan vielä laskemattomia tuotteita. Jos joukossa on nollasaldoisia tuotteita, joiden uskot pitävän paikkansa, Inventoi nollasaldoiset rivit -painike inventoi ne kaikki kerralla:
    
12. Jos nollasaldoisten inventoinnin jälkeen on edelleen jäljellä laskemattomia tuotteita, käy inventoimassa ne tuotteen perässä olevan Inventoi-linkin kautta:
    
13. Kun koko inventointi on käsitelty, voit hyväksyä inventoinnin Toiminnot-painikkeen takaa tai Tehdenissä. Saldot tallentuvat heti inventoinnin yhteydessä palvelimelle, mutta päivittyvät Tehdeniin vasta, kun inventaario on hyväksytty.

Inventoinnin jälkeen kannattaa vielä luoda Varaston huolto -raportti ja tarkistaa, että kaikki tuotteet on inventoitu eikä raportilla esimerkiksi ole tuotteita, joiden varaston keskiostohinta on virheellisesti negatiivinen tai nolla. Varaston huolto -raportti näyttää varastotuotteiden määrät, verottomat keskiostohinnat ja arvot yrityksen varastoissa, mutta niiden lisäksi myös ne tuotteet, joiden määrä varastossa on negatiivinen tai nolla tai joiden varaston keskiostohinta on negatiivinen tai nolla. Varaston huolto -raportti kannattaa muutenkin ajaa silloin tällöin epäselvyyksien varalta.
Inventoinnin ja Varaston huolto -raportin luomisen jälkeen voidaan kirjanpitäjälle toimittaa Varaston arvo -raportti.