Toistuvan varauksen toistuva laskutus (vakiovuoro)

Samaan aikaan joka viikko toistuvat varaukset ovat tavallisia esim. kenttävuoroja vuokraavissa ja personal trainer -palveluita tarjoavissa liikunta-alan yrityksissä sekä hyvinvointipuolella esimerkiksi hierontapalveluissa. Kun asiakkaalle luo toistuvan varauksen, pystyy tälle samalla luomaan toistuvan laskutusprofiilin. Tällöin riittää, että käy esim. kerran viikossa klikkaamassa Luo myynnit - ja Laskuta-painikkeita - Tehden luo ja lähettää laskut automaattisesti asiakkaan profiiliin merkittyjen tietojen mukaisesti, eikä laskujen tietoja tarvitse toistuvasti syöttää manuaalisesti.

Huom! Ominaisuus on saatavilla vain, jos yrityksesi tilaamaan Tehden-palveluun sisältyy Laskutus-lisäosa. Toistuvaa laskutusprofiilia EI voi luoda ryhmäajanvarauksiin.

Toistuvan varauksen ja toistuvan laskutuksen luominen

1. Lisää Ajanvaraus-ohjelmassa kalenteriin varaus maalaamalla haluamasi aika kalenterista ja täytä ajanvarauksen tiedot (tarkemmat ohjeet: Asiakkaan varauksen merkitseminen kalenteriin):
   
   
   • Huom! Toistuva laskutus vaatii toimiakseen sen, että varattavalle palvelulle määritetty kesto vastaa varattua aikaa. Jos esimerkiksi asiakas haluaa varata kentän neljäksi tunniksi, täytyy Tehdenissä olla kenttävaraustuote, jonka kooksi on määritetty 4 tuntia. Jos maalaat neljän tunnin jakson ajanvarauskalenterista ja valitset tuotteeksi palvelun, jonka kesto on 1 h, toistuvassa laskutuksessa laskutetaan vain yksi tunnin varaus.
2. Valitse Toista ajanvaraus. Avautuvassa ikkunassa valitse varauksen toistuvuus (päivittäin, kuukausittain, 3 viikon välein, minä viikonpäivänä jne).
   
   
   • Huom! Kun toistuva varaus ja toistuva laskutusprofiili on luotu ja liitetty toisiinsa, varauksen toistuvuutta ei voi enää myöhemmin muokata. Jos huomaat heti tehneesi virheen, poista ensimmäinen varauskerta ja aloita alusta. Jos taas asiakas haluaa muuttaa esim. varauksen viikonpäivää, poista tulevat, maksamattomat varaukset ja muuta profiilin päättymispäivä niin, ettei uusia laskuja enää synny. Tee sitten uusi toistuva varaus ja toistuva laskutusprofiili.
3. Toistuvan varauksen päättymisen voi määritellä joko varauskertojen mukaan tai valita tietyn päättymispäivämäärän. Hyväksy.
4. Valitse Liitä laskutukseen ja määrittele haluamasi laskutusjakso ja -aika. Aloituspäivä voi olla aikaisintaan sen kuukauden ensimmäinen päivä, jolloin varaus on: 
   
5. Tallenna.

Toistuva laskutusprofiili on nyt luotu ja löytyy Vakiovuoroprofiili-nimellä Laskutus-ohjelman alta, Toistuva laskutus -osiosta.

Tarkemmat ohjeet toistuvan laskutusprofiilin laskujen luomiseen ja laskuttamiseen löydät ohjeesta Jäsenten kuukausittainen laskutus (ominaisuus on alun perin suunniteltu liikunta-alan tarpeisiin, mutta ohjeita voi soveltaa myös muihin tilanteisiin).

Toistuvan laskutusprofiilin ja tulevien laskujen muokkaaminen

Laskutus-ohjelman Toistuva laskutus -osiossa pääset muokkaamaan profiilin tiettyjä osia (esim. asiakkaan tiedot ja tuotteen hinta) sen numeroa klikkaamalla. Profiiliin ei voi lisätä tuotteita, eikä siihen linkitettyä toistuvaa varausta voi poistaa. Tuleville laskuille voi kuitenkin lisätä tuotteita: mene laskutusprofiilin vasemman laidan Tulevat laskut -välilehdelle, valitse haluamasi lasku ja klikkaa Muokkaa-painiketta. Tämä on kätevää esimerkiksi tilanteessa, jossa varaukset laskutetaan ennakkoon, mutta osa niistä on esimerkiksi peruuntunut ja halutaan hyvittää.

Laskutusprofiili kuuluu oletuksena aina sille toimipisteelle, jossa varattu palvelu järjestetään - riippumatta siitä, missä toimipisteessä Tehden-käyttäjä on ollut kirjautuneena toistuvaa varausta tehdessään. Voit suodattaa näkymään myös pelkät poistetut toistuvat laskutusprofiilit.

Varaukseen tehtävät muutokset

Jos osa toistuvista varauksista perutaan, maksetaan käteisellä tai niitä siirretään esimerkiksi edullisempaan aikaan, Tehden osaa ottaa nämä muutokset huomioon laskua luodessaan. Jos varaukset laskutetaan ennakkoon, voidaan peruuntuneista varauksista lisätä tuleville laskuille hyvitysrivi. Jokainen toteutunut varauskerta näkyy laskulla omana rivinään.

Vakiovuoroihin voi soveltaa laskutettavaa asiakasta, jolloin yksityishenkilö tekee varauksen, mutta lasku lähetetään esim. tämän työnantajalle. Jos tällaisessa tapauksessa lasku lähteekin epähuomiossa yksityishenkilölle, tulee lasku hyvittää kokonaisuudessaan ja luoda laskutettavan asiakkaan tiedoilla manuaalisesti uusi lasku esim. kassan kautta. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää muistaa, että jos vakiovuorot laskutetaan ennakkoon, laskun hyvityksen jälkeen täytyy käydä jokaisella varauksella merkitsemässä ne maksetuiksi. Näin vältytään tilanteelta, jossa asiakasta yritetään veloittaa uudelleen varauksista, joista on jo lähtenyt lasku työnantajalle.