Toimintaohjeita käyttökatkon varalle

Tehdenin toimintavarmuus on hyvä (99,99 %) ja erilaisiin poikkeustilanteisiin varautumista tehostetaan jatkuvasti. Siitä huolimatta varmimpaankin järjestelmään saattaa joskus tulla käyttökatko. Oli syy sitten Tehden-käyttäjän tiloissa tapahtuvan sähkökatkon, palveluntuottajan palvelinongelmien tai internetyhteyksien harvinaisten mutta mahdollisten palvelukatkojen, hätä ei ole tämän näköinen.

Käyttökatkot ovat yleensä hyvin lyhytkestoisia, joten useimpien toimintojen kanssa voi hyvin odottaa toiminnan palautumista. Kun tilanteeseen on varauduttu, myyntejä voi veloittaa myös järjestelmän ollessa alhaalla ja kirjata ne sitten jälkikäteen Tehdeniin.

Yleisempiä vinkkejä varasuunnitelman luonnosteluun löydät blogikirjoituksestamme Mitä tehdä jos tekniikka pettää? Alla tarkemmat ohjeet siihen, miten käyttökatkon aikana veloitetut myynnit kirjataan järjestelmään ja miten ajanvarausten kanssa kannattaa toimia.

Myyntien kirjaaminen

1. Veloita myynti asiakkaalta joko käteisellä, erillismaksupäätteellä tai vaikka MobilePaylla.
2. Tee asiakkaalle kuitti myynnistä. Jos käytössäsi on erillismaksupääte, voi sovelluksen kautta lähettää yleensä kuitin myös käteismyynneistä. Muutoin käytä paperista kuittivihkoa.
3. Kun käyttökatko päättyy, vie katkon aikana tehdyt myynnit kuittien perusteella Tehdeniin. Toimi samoin kuin tavallisessa tilanteessa, jossa asiakas maksaa käteisellä tai erillismaksupäätteellä.

Ajanvaraukset Avoinna24-järjestelmästä ja tiskillä

Jos Avoinna24-järjestelmässä on käyttökatko ja asiakas esim. soittaa tehdäkseen ajanvarauksen, ota asiakkaan nimi ja ajanvarauksen muut tiedot ylös ja lisää varaus Tehdenin Ajanvaraus-ohjelman kautta oikealle palveluntarjoajalle/ryhmäajanvaraukseen heti kun järjestelmä taas toimii. Veloita asiakkaan varaus normaalisti käynnin yhteydessä.

Sarja-tai kausikortin lisääminen asiakastilille

Jos asiakas haluaa ostaa sarjakortin tai kausikortin käyttökatkon aikana, ota asiakkaan tarkat tiedot talteen, veloita asiakasta käteisellä tai erillismaksupäätteellä ja tee asiakkaalle kuitti myynnistä. Jos asiakas haluaa samalla käyttää sarjakortilta kertoja, kirjaa tämä ylös. Kun järjestelmä taas toimii, toimi seuraavasti:

1. Luo uusi asiakas (jos asiakasta ei ollut valmiiksi luotu Tehdeniin).
2. Myy asiakkaalle tämän ostama tilituote kassan kautta. Syötä tilituotteelle oikeat voimassaolopäivät ja valitse maksutavaksi käteinen tai erillismaksupääte.
3. Jos asiakas käytti sarjakortilta kertoja, siirry asiakkaan asiakaskortin Asiakastili-välilehdelle. Valitse asiakkaan ostama sarjakortti ja klikkaa Muokkaa-painiketta.
4. Muuta sarjakortin Määrä-kentän tietoa, esim. jos kyseessä oli 10 kerran kortti ja asiakas käytti yhden kerran, vaihda 10 tilalle 9. Anna taas Viesti-kenttään selitys kertojen manuaaliselle vähentämiselle. Tallenna.