Joskus asiakas saattaa maksaa yrityksen tilille liikasuoritusta, esimerkiksi saman laskun kahteen kertaan. Tässä ohjeessa kerrotaan, miten toimia, jos asiakas ei halua, että liikaa maksettu suoritus palautetaan hänen pankkitililleen, vaan toivoo, että liikasuoritus huomioidaan ennakkomaksuna seuraavalle laskulle tai että sisään maksettua liikasuoritusta voisi käyttää kassalla lahjakortin tapaan.

Jos asiakkaalla ei ole reskontrassa avointa laskua, mihin liikasuorituksen voisi kohdistaa, liikasuorituksesta voi luoda ns. ennakkomaksun.

Huom! Jos kyse on toistuvan laskutuksen (esim. kuntokeskuksen jäsenyyden) ennakkomaksamisesta liikuntaseteleillä, seuraa tätä ohjetta: Toistuvan laskutuksen maksaminen liikuntaseteleillä (tilimyynti)

Ennen kuin tämä nk. tilimyynti voidaan ottaa käyttöön, tulee pääkäyttäjän luoda tätä tarkoitusta varten tilimyynti-tuotetyyppiä oleva tuote.

Tilimyyntituotteen luonti

Nimeksi tilimyyntituotteelle voi antaa esimerkiksi Ennakkomaksu. Huom! Suosittelemme tekemään tuotteelle oman tuoteryhmän (esim. Saadut ennakot), sillä kirjanpitäjät toivovat usein, että saatuja ennakoita seurataan kirjanpidossa erillisellä kirjanpitotilillä. Kun tuote on lisätty omaan tuoteryhmäänsä,  tuoteryhmän voi sitoa tilimyynnin seuraamista varten luotuun kirjanpitotiliin.

Tilimyyntituotetta luodessa on olennaista valita oikea alv-luokka ja asettaa tilimyyntituotteelle voimassaoloaika.

• Alv-prosentti on 0 %.
• Tehden ehdottaa voimassaoloajaksi yhtä vuotta. Tämä tarkoittaa sitä, että jos asiakas on maksanut 100 € edestä liikamaksua ja hänelle myydään ennakkomaksu tilimyyntituotetta, on hänellä vuosi aikaa käyttää liikamaksu ennen kuin saldo vanhenee. Suosittelemme, että tilimyyntituotteen voimassaoloaika asetetaan hieman pidemmäksi kuin mitä asiakkaalle kerrotaan. 

Lahjakorttiraportista voi seurata, paljonko tilimyyntituotteita on myyty, käytetty ja vanhentunut valitulla ajanjaksolla. Mikäli tilimyyntituote vanhenee käyttämättömänä, pitää se erikseen poistaa kirjanpidosta samalla tavalla kuin lahjakortit.

Ennakkomaksu-tilimyyntituotteen myynti kassalla

Näin lisäät asiakkaan asiakastilille ennakkomaksua:

1. Mene Kassa-ohjelmaan.
2. Hae asiakas kassaan.
3. Etsi aiemmin luomasi "Ennakkomaksu"-tilimyyntituote Hae tuote -kentästä.
4. Syötä ennakkomaksun summaksi asiakkaan maksaman liikasuorituksen summa.
5. Klikkaa Maksa-painiketta ja valitse maksutavaksi Lasku.
6. Älä kuitenkaan toimita laskua asiakkaalle (koska tämä lasku luodaan vain sisäistä käyttöä varten) vaan valitse laskun toimitustavaksi, esim. Tulostus tai Ei tulosteta.

Liikasuorituksen kohdistaminen ennakkomaksu-laskuun

Kun olet luonut asiakkaalle laskun ennakkomaksu-tuotteelle, voit kohdistaa asiakkaan maksaman liikasuorituksen äsken luomallesi ennakkomaksu-laskulle.

Toistuvan laskutuksen osalta tuotteiden tilimyyntihyvityksen voi myös erikseen estää. Toistuvassa laskutuksessa tuotetta lisättäessä, muokattaessa ja tulevien laskutusjaksojen tuoterivejä muokattaessa on näkyvissä Älä salli tilimyyntihyvitystä -valinta. Kun tämä rastitaan, voidaan estää mahdollinen hyvitys sellaisille tuotteille, joihin ennakkomaksua ei saa käyttää. Tilimyyntihyvitys on oletuksena sallittu kaikille toistuville laskutusprofiileille ja niiden tuoteriveille.

Liikasuorituksen näkyminen asiakkaan tilillä

Kun asiakkaalle on myyty kassalla ennakkomaksutuotetta (Tilimyynti), tulee asiakkaan ennakkoon maksama suoritus näkyviin asiakaskortille kohtaan Asiakastili. Kun asiakkaalle muodostetaan seuraava lasku, asiakastilillä olevaa saldoa käytetään automaattisesti niihin laskuihin ja laskuriveihin, joilla tilimyyntihyvitys on sallittu. Mikäli laskun maksaja on eri kuin asiakas, saldoa etsitään laskun asiakkaalta, ei laskun vastaanottajalta. 

Mikäli asiakkaalla on useita tilimyyntisaldoja tilillään, ohjelma osaa yhdistellä niitä ja käyttää useita samalla kertaa. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse käyttää kerralla, vaan vain tarvittu summa vähennetään ja jäljelle jäänyt saldo jää odottamaan seuraavia laskuja.

Tilimyyntisaldon käyttö kassalla

Tilimyyntisaldoa voidaan käyttää myös kassalla. Kun asiakas on valittuna ja painetaan Maksa-painiketta, näkyy asiakkaan tilimyyntisaldo käytettävänä optiona samassa paikassa kuin lahjakortitkin. Tällöin on kassahenkilön vastuulla, että tilimyyntisaldoa käytetään vain sellaiseen myyntiin, johon ennakkomaksua saa käyttää.

Tilimyynti ja laskutusraportti toistuvassa laskutuksessa

Raportointi-ohjelmasta löytyvää laskutusraporttia voidaan hyödyntää tulevan laskutuksen ennakoimiseen. Raportti näyttää valitulta aikajaksolta myös ne laskut, joita ei ole vielä luotu tai maksettu, mutta jotka Tehden tulee toistuvan laskutuksen kautta luomaan. Raportti osaa myös laskea asiakkaiden tilimyyntituotteiden perusteella, millaisilla summilla tulevaa laskutusta tullaan hyvittämään tilimyyntihyvityksellä.