Kun esim. päättyneen kuukauden kassakirjanpitoa, koontikuittia tai käteisen määrää tarkastellaan raporteilla, saattaa käteiskassan ja Tehdenin raporttien välillä joskus olla eroavaisuuksia. Olemme koonneet alle tavallisimpia syitä ja ratkaisuja raporttikohtaisiin ongelmatilanteisiin. Jos ongelmatilanteeseen ei löydy vastausta näistä esimerkkitilanteista, Tehdenin asiakaspalvelu auttaa ja kouluttaa mielellään raporttien tulkintaan.
Koontikuitti
Koontikuitilta löytyvät kaikki halutun ajanjakson tapahtumat kirjanpitotileittäin yhteen laskettuina. Voit hakea koontikuitille samanaikaisesti kassakirjanpidon, varastokirjanpidon, myyntireskontran ja ostoreskontran tapahtumat. Voit hakea kirjanpidon osiot myös erikseen koontikuitille. Jos koontikuitilla näkyy virhetieto, eikä yhteissumma täsmää, kannattaa virhettä lähteä etsimään tarkemmin hakemalla halutun kirjanpidon osion laajempi raportti, esimerkiksi Kassakirjanpitoraportti. Voit kaventaa virheen ajankohtaa hakemalla raportin esimerkiksi viikon kerrallaan, jolloin löydät tarkan ajankohdan virheen syntymiselle.
Jos koontikuitin myyntisaamiset eivät täsmää tai niissä on tapahtunut muutoksia, syynä voi olla esim:
- Reskontran asetuksissa on ristiriitaisuuksia esimerkiksi kirjanpitotilien valinnassa
- Reskontran saatavia tai suorituksia on muokattu; näin voi tapahtua esimekiksi silloin, jos reskontrasta on poistettu saatava tai kirjattu käsin suoritus, joka ei täsmää tiliotteeseen
Kassakirjanpitoraportti
Kassankirjanpitoraportilla kassan tapahtumat esitetään päiväkohtaisesti ja kirjanpitotileittäin, eli kassakirjanpito on koontikuittia tarkempi näkymä tarkasteluajanjakson kassatapahtumiin.
Toisinaan kirjanpitäjä saattaa tiedustella syytä sille, miksi täsmäytyseroihin sidotulla kirjanpitotilillä on poikkeuksellisia summia tai pankkitilin tapahtumat eivät täsmää kassakirjanpitoraportin kanssa. Siinä tapauksessa, kannattaa tarkistaa mm. seuraavat:
- onko pohjakassa merkitty väärin?
- onko pankkiin viety käteistilitys kirjattu myös Tehdeniin?
- onko tapahtunut vaihtorahavirhe?
- onko tuote myyty väärällä alv-prosentilla? (Jos yrityksesi ei myy Alv 14 % -kannan tuotteita, mutta raportilla näkyy myyntejä Alv 14 % -tilillä, päivämäärää klikkaamalla löydät virheellisen myynnin.)
- onko kassasta tehdyt käteisnostot kirjattu Tehdeniin?
- onko kassakaapista haettu vaihtorahaa, ja se on unohtunut merkitä kassakaappiin?
- onko rahalippaan lisäksi myös kassakaappi muistettu tilittää ja täsmäyttää Tehdenissä, kun sen sisältö on viety pankkiin?
- onko myynti kirjautunut väärän toimipisteen myynteihin? (Lue lisää: Tietokoneen kassasidos)
Täsmäytyserot-tilillä olevien summien hillitsemiseksi voit keskustella kirjanpitäjän kanssa, kannattaisiko yrityksessäsi luoda tilikarttaan esimerkiksi uusia kirjanpitotilejä ja käytäntöjä eri tilanteisiin.
Kun kassakirjanpitoraportin Täsmäytyserot-tilillä on jonkin päivän kohdalla suuri summa, klikkaa rivin vasemmassa laidassa olevaa päivämäärää, jolloin pääset tarkastelemaan tarkemmin päivän tapahtumia:
Todennäköisesti täältä löydät poikkeavan rivin, joka selittää tilin heiton. Kuitin numeroa klikkaamalla pääset tulostamaan kuitin, jonka voi liittää kirjanpitäjälle selitykseksi.
Jos näet kassakirjanpitoraportilla vain yhden toimipisteen tilanteen, vaikka raportointioikeutesi ovat riittävät, sinua ei todennäköisesti ole lisätty käyttäjäksi yrityksen kaikkiin toimipisteisiin. Pyydä yrityksesi pääkäyttäjää lisäämään sinut puuttuvaan toimipisteeseen (Asetukset -> Käyttäjähallinta -> Valitse käyttäjä -> Toimipisteet).
Jos myyntiraporttia ja kassakirjanpitoraporttia vertailtaessa myyntiraportin verollinen summa ja kassakirjanpitoraportin myyntitili-sarakkeen summa eivät vastaa toisiaan, erotus selittyy usein lahjakorttimyynnillä eli lahjakorttien myyntiin/käyttöön sidotun kirjanpitotilin sarakkeen summalla. (Lahjakortteja on siis myyty tarkastellulla aikavälillä eri summalla kuin asiakkaat ovat niitä käyttäneet.)
Avoimet saatavat -raportti
Jos kirjanpitäjä tiedustelee, miksei Avoimet saatavat -raportti näytä kaikkia myyntisaamisia, joita kirjanpitoon on syntynyt, saattaa tähän olla syynä se, että laskutuksen koontiin on jäänyt laskuttamattomia myyntisaamisia.
- Saat haettua koonnissa odottavat myynnit raportilla Laskuttamattomat laskut
- Kun luodaan myynti, jossa maksutavaksi on valittu Lasku, niin kirjanpitoon syntyy myyntisaaminen. Myynti on voitu luoda joko:
- Kassan kautta, valitsemalla maksutavaksi Lasku, jota ei ole heti laskutettu, vaan on lisätty se koontiin odotamaan laskutusta
- Toistuvan laskutuksen kautta, luomalla laskut profiileista
- Kun lasku on lisätty koontiin odottamaan laskutusta, syntynyttä myyntisaamista ei vielä löydy Avoimet saatavat -raportilta, vaan myynti näkyy Laskuttamattomat laskut -raportilla
Tutustu myös Yrityksen saatavat raporteilla -ohjeeseen.
Käteisen rahan määrä -raportti
Jos Käteisen rahan määrä -raportilla rahasäilön käteismäärä on huomattavasti todellisuutta suurempi, syy on usein siinä, että yösäilöön vietyä käteistilitystä ei ole kirjattu Tehdeniin. Tarkista rahasäilöjen tilityksistä (Kassa -> Rahasäilöt -> Haluttu kassa -> Tilitykset-välilehti), onko jokainen tehty tilitys varmasti merkitty Tehdeniin.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.