Vanhentuneiden asiakastietojen poistaminen

Yritys voi haluta aika ajoin siivota asiakasrekisteriään ja esimerkiksi poistaa sieltä asiakkaita, jotka eivät ole ostaneet yrityksen palveluita useampaan vuoteen. Tässä auttaa Asiakkaiden aktiivisuus -raportin avulla luotava suodatin.

Vanhentuneiden asiakastietojen poistaminen

1. Mene Raportointi-ohjelman Muut raportit -otsikon takaa löytyvään Asiakkaiden aktiivisuus -raporttiin.
2. Valitse viimeisin aktiivinen päivä. Oletuksena Tehden tarjoaa päivämäärää 3 vuoden takaa.
3. Rajaa hakuehtoja haluamallasi tavalla, esim. valitse asiakastyypiksi henkilöasiakkaat tai rajaa kanta-asiakkaat pikavalinnan ulkopuolelle valitsemalla kanta-asiakaskentän arvoksi Ei. 
4. Hae raportti klikkaamalla Luo raportti -painiketta 
5. Jos olet tyytyväinen raportin tuloksiin, tallenna pikavalinta ylärivin -painikkeesta (pienellä näytöllä näkyy pelkkä tallennuskuvake). 
6. Nimeä pikavalinta.
7. Huom! Jos vanhentuneita asiakkaita on yli 2000, raportti antaa ne excel-tiedostona, jolloin et pääse luomaan pikavalintaa. Voit ohittaa tämän tilanteen syöttämällä Tulosjoukon koko -kenttään arvon 1999:
   
   • Näin toimimalla voit poistaa asiakkaat erissä seuraavia vaiheita noudattamalla.
8. Siirry ylälaidan valikosta Asiakkaat-ohjelman asiakaslistaukseen.
9. Listauksen oikeassa ylälaidassa on  -pudotusvalikko. Valitse siitä juuri luomasi pikavalinta.
10. Pikavalinta suodattaa asiakaslistaukseen Asiakkaiden aktiivisuus -raportilla määrittelemäsi asiakkaat. Jos haluat poistaa kaikki vanhentuneet asiakkaat, mene ruudun alalaitaan ja valitse "Näytä kerralla 1000 riviä".
11. Palaa listauksen ylälaitaan ja Valitse kaikki. Jos joukossa on vielä asiakkaita, joita et halua poistaa, voit manuaalisesti poistaa rastin haluamiltasi riveiltä.
12. Klikkaa Lisätoiminnot-pudotusvalikko auki ja valitse sieltä Poista valitut. Kun asiakkaat poistetaan, tietoja ei voi enää palauttaa.
13. Asiakkaiden aktiivisuus -raportilla luotu pikavalinta EI ole dynaaminen eikä näytä reaaliaikaisia asiakastietoja. Jos siis haluat myöhemmin poistaa lisää asiakkaita, sinun täytyy käydä Asiakkaiden aktiivisuus -raportilla luomassa uusi pikavalinta uusilla ehdoilla. Vanhan pikavalinnan voi poistaa asiakaslistauksen pikavalintapudotusvalikon vieressä olevaa -kuvaketta klikkaamalla.

Huom! Asiakkaiden aktiivisuus -raportti ei laske asiakkaan luontia aktiivisuudeksi. Jos olet siis juuri luonut uuden asiakkaan, jolla ei ole vielä muita tapahtumia, pidä huolta, että et poista myös tällaista asiakasta.

Tehdenin Raportointi-ohjelmassa on laaja valikoima erilaisia raporttipohjia, joiden avulla voi seurata myyntiä, varaston tilannetta ja kassatapahtumia asiakaskohtaisesti, asiakkaan ajanvarausten määrää yms. Tutustu raporttipohjien käyttöön Raportointi-ohjekokonaisuudessa.

Yksittäisen asiakkaan tietojen poistaminen asiakkaan pyynnöstä

Jos asiakas pyytää esimerkiksi GDPR:ään vedoten tietojensa poistamista, asiakkaan tiedot voi poistaa asiakkaan asiakaskortin Poista-painikkeesta:

Asiakkaan tietojen poisto tapahtuu GDPR:n vaatimusten mukaisesti. Huomioi asiakkaan poistossa seuraavat:

• Kun asiakas poistetaan, tämän tietoja ei saa enää palautettua Tehdeniin.
• Kuitin asetuksista riippuen asiakkaan tiedot eivät poistu kuiteilta, koska kuitit ovat kirjanpidollisia tositteita, jotka tulee lain nojalla säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Jos myyntihetkellä yrityksessä on ollut käytössä asetus Näytä asiakkaan nimi kuitilla, asiakkaan nimeä ei siis poisteta kuitilta. Jos asetus taas ei ole ollut valittuna, asiakkaan tiedot poistetaan Tehdenistä kuitin esikatselun tiedoista asiakkaan poiston yhteydessä.
• Poistettaessa asiakkaan tiedot poistuvat myös esim. ajanvarauksista, mutta itse ajanvarausta ei poisteta.
• Jos asiakkaalla on Tehdenissä esimerkiksi keskeneräisiä myyntejä, tulevia ajanvarauksia, voimassa olevia tilituotteita tai laskutusprofiileita, laskuttamattomia laskuja tai avoimia saatavia, asiakasta ei voi poistaa:
  
• Jos asiakkaalla on Avoinna24-tili, voit Poista-painikkeen kautta myös katkaista Tehdenin asiakkaan ja Avoinna24-asiakkaan välisen sidoksen.

Henkilötietojen toimittaminen asiakkaalle

Asiakkaalla on GDPR:n nojalla oikeus hänestä kerättyjen tietojen tarkistamiseen. Jos saat asiakkaaltasi tällaisen pyynnön, voit toimittaa tiedot asiakkaalle suoraan Tehdenistä.

1. Mene asiakkaan asiakaskortille.
2. Selaa kortin alalaitaan ja klikkaa Asiakkaan henkilötietojen esikatselu -painiketta.
3. Avautuvassa näkymässä voit tulostaa asiakkaan tiedot, tallentaa ne CSV- tai JSON-muodossa tai lähettää asiakkaalle linkin, jonka kautta tämä voi käydä tarkistamassa omat tietonsa: