Tilausajot

Tilausajot-ohjelma on suunniteltu helpottamaan esim. useamman toimipisteen ketjuliikkeiden ostotilausten tekemistä. Ohjelman avulla voi yhdellä ajolla luoda useita ostotilauksia ketjun eri toimipisteille ja eri toimittajille.

Tilausajot-ohjelmassa luodaan tilausautomaatti, joka siihen syötettyjen arvojen ja tuotteelle määriteltyjen tilausohjeiden perusteella laskee automaattisesti, millaisia määriä mitäkin tuotetta kannattaa tilata. Tilausautomaatteja voi luoda useita esim. eri sesonkeja ja tuoteryhmiä varten. Huolella määritellyt tilausautomaatit helpottavat arkea erityisesti silloin, kun tuotenimikkeitä on suuri määrä ja myyntimäärät ovat suuria.

Ostotilausten suunnittelussa auttavat myös tuotekortin Tilausohjeet-välilehdelle syötettävät varastosaldon minimi- ja maksimirajat sekä Tehdenin Raportointi-ohjelmasta saatava tilausehdotelma. Tehdenin automatiikkaa voi käyttää hyväksi myös yksittäisen ostotilauksen tilausrivien lisäämisessä (kts. Tuotteiden lisääminen ostotilaukseen -ohjeen tilausehdotusta koskeva osuus). Mahdolliset tilausohjeet kannattaa määritellä ja tilausehdotelmaan tutustua ennen tilausautomaatin käyttöönottoa.

Jos tuotteita tilataan euroalueen ulkopuolelta ja ostotilauksilla käytetään jotain muuta valuuttaa kuin euroa, tilausajoautomaatti osaa ottaa tämän huomioon, eli muuntaa toimittajan tuotteiden valuuttamääräiset hinnat päivän kurssilla tai yrityksen kiinteällä kurssilla euroiksi. Näin esimerkiksi eri toimittajien hinnat ovat vertailukelpoisia, ja tilausautomaatti pystyy tekemään niiden perusteella oikeita päätöksiä. Jos yrityksesi tekee ostoja euroalueen ulkopuolelta, tutustu Ostot ulkomaan valuutalla -ohjeeseen.

Tuotteen vapaa saldo lasketaan niin, että toimipisteen myytävissä olevasta varastosta vähennetään avointen myyntitilausten varaukset sekä avointen ostopalautusten ja varastopyyntöjen varaukset. 

Tilausajon luominen

1. Navigoi ensin Osto-ohjelman Tilausajot-välilehdelle ja valitse Luo uusi. Tilausajon luominen lähtee liikkeelle Perustiedot-välilehdeltä. Uutta tilausajoa luotaessa käydään soveltuvin osin läpi välilehdet 1-7:
2. Luo tilausehdotukselle nimi (oletuksena Tilausehdotus + luontipäivämäärä).
3. Valitse, otetaanko kaikki toimipisteet, toimittajat ja/tai tuotteet mukaan tilausajoon. 
4. Jos valitset kaikki tuotteet tilausajoon, voit rajata valittaviksi vain ne tuotteet, joita täytyy tilata odottaviin asiakastilauksiin, TAI kaikki muut tuotteet (eli vain perusvarastoon täydennettävät tuotteet, EI asiakastilauksille tarvittavia tuotteita).
5. Tallenna.
6. Jos valitsit mukaan kaikki toimipisteet, toimittajat ja tuotteet, siirry suoraan kohtaan Tilausautomaatti. Muutoin käy soveltuvin osin läpi seuraavat kohdat:
7. Siirry kohtaan Toimipisteet. Valitse toimipisteet, joihin haluat tilata tuotteita. Voit myös valita, että toimipisteen tilanne näytetään tilausta tehtäessä, mutta siihen ei voi tilata tuotteita.
8. Siirry kohtaan Toimittajat. Jos olet luonut toimittajaryhmiä, voit valita, että tilauksia voi tehdä kokonaisilta toimittajaryhmiltä. Muutoin valitse yksittäisiä toimittajia.
9. Siirryt kohtaan Tuotteet. Jos olet luonut tuoteryhmiä, valitse vasemman laidan tuotepuusta haluamasi tuoteryhmät. Nämä valinnat siirtyvät myös oikean laidan tuotelistaukseen, josta voit halutessasi valita vielä yksittäisiä tuotteita.
10. Siirry kohtaan Tilausautomaatti, jossa voit joko luoda uuden tilausautomaatin tai valita olemassa olevan.
11. Tilausautomaatin luominen:
    1. Anna tilausautomaatille nimi.
    2. Määrittele tilattavan tuotteen säännöt. Viemällä kursorin tilausautomaatin -palluroiden päälle saat yksityskohtaista tietoa siitä, mihin mikäkin valinta vaikuttaa.
    3. Määrittele säännöt, joiden perusteella automaatti laskee tilattavat määrät.
    4. Määrittele toimittajan valinnan säännöt.
    5. Määrittele tarkastettavan tuotteen säännöt. Ne tuotteet, jotka tässä kohdassa määritellään tarkastettaviksi, korostetaan erityishuomiolla tilauksen käsittelyssä. Näiden sääntöjen avulla on helpompi esimerkiksi karsia tilaukselta toimittajat, joilla on ollut toimitusvaikeuksia, tai tuotteet, joiden myyntikate on liian pieni.
    6. Klikkaa Aja tilausautomaatti, jonka jälkeen siirrytään Tilausrivit-välilehdelle tarkistamaan tilausehdotuksia.

Tilausehdotusten tarkistaminen

1. Alkunäkymä (Tilausmäärä > 0) näyttää ne tuotteet, joiden tilausmäärä on suurempi kuin 0. Voit navigoida myös muille välilehdille: 
   • Kaikki-välilehdellä listataan kaikki tilausajoon valitut tuotteet.
   • Tilauksessa-välilehdellä näkyvät tilausajossa käsitellyt tuotteet. Tilausautomaatti käsittelee tuotteet, jotka täyttävät automaatissa tilattavan tuotteen säännöt. Jos siis olet rajannut tilausajon koskemaan vain asiakastilauksiin tilattavia tuotteita, tuotteita ei käsitellä, jos niiden vapaa saldo riittää tuotteen saldovaraukseen. Jos teet perusvaraston täydennystä, tuotteita ei käsitellä, jos niiden vapaa saldo riittää automaatille annettujen sääntöjen täyttämiseen.
   • Tarkista-välilehdellä näytetään ne tuotteet, joista on automaatin sääntöjen perusteella tehty tarkastamista vaativa huomio (esim. tilausmäärä suurempi kuin tavoitevarasto). Huomiot näkyvät toimipistetaulukon alla Automaatin huomio -otsikon perässä tai punaisella korostuksella huomioon liittyvässä sarakkeessa.
   • Epäkelvot rivit -välilehti näyttää tuotteet, joita tilausautomaatti on yrittänyt menekin perusteella tilata, mutta ei ole esim. toimittajan tuotteen tilan tai tuotteen passivoinnin tai poiston vuoksi siinä onnistunut.
2. Voit valita tarkasteluun tietyn toimittajan tuotteet tai hakea tuotteen nimellä. 
3. Tuoterivin vasemman laidan  kertoo, että tuote on tilattavissa. Tuotteen nimeä klikkaamalla pääset tuotteen tarkempiin tietoihin, joissa näkyvät tuotteen toimittajat, toimipistekohtaiset tilaustapahtumat, varastotapahtumat sekä myynti- ja ostotilaukset. Täällä voit muokata tilausmäärää ja jos tuotteella on monta toimittajaa, valita haluamasi toimittajan. Oletuksena toimittajat järjestetään toimittajien tilausjärjestykseen (sarake TJ), jonka voi asettaa tuotekortin toimittajien tuotteet-välilehdellä. Usealla toimittajalla voi olla myös sama tilausjärjestys, jolloin käytetään toissijaista järjestystä. Toissijaisesti toimittajat järjestyvät edullisemmasta kalliimpaan, mutta jos toimittajan tuotteelle on valittu oletustoimittaja, se nostetaan ensisijaiseksi hinnasta riippumatta. Huom! Jos haluat muokata näkymää, se onnistuu klikkaamalla Tilausehdotukset-otsikon vieressä olevaa -kuvaketta.
4. Kun tilausrivillä on kaikki kunnossa, seuraavalle riville pääsee enteriä painamalla ja edelliseen takaisin painamalla shift + enter.
5. Kun olet tarkistanut tilausrivien tiedot, siirry Tilaukset-välilehdelle. Huom! Jos tilausrivien käsittely jätetään kesken tai tilauksen luominen siirretään toiselle henkilölle, tilausehdotus löytyy Osto-ohjelman Tilausajot-taulukosta. Tilauksen käsittelyä pääsee jatkamaan tilausehdotuksen nimeä klikkaamalla.
6. Valitse Tilaukset-välilehdellä ne toimittajat, joille haluat luoda ostotilauksen tilausautomaatin ehdotusten pohjalta. Klikkaa Luo tilaukset. Huom! Jos tilauksella on vielä epäkelpoja rivejä, niitä pääsee ennen tilauksen tallentamista käsittelemään Epäkelvot rivit -sarakkeen punaisella korostetun linkin kautta. Jos jollekin toimittajalle on tulossa liian pieni tilaus, pääset käsittelemään kyseiset rivit uudestaan sarakkeen Tilausrivit linkistä.
7. Valitse tilaustyyppi, tilauksen tila ja arvioitu toimituspäivä. Jos toimittajalle on määritetty toimitusaika, voidaan toimituspäivä laskea sen perusteella toimittajakohtaisesti (jolloin kullekin toimittajalle lähtevässä tilauksessa voi olla eri arvioitu toimituspäivä).
8. Voit luoda ja vahvistaa joko kaikki tilausnäkymän tilaukset tai vain osan. Jos haluat palata luomaan loput tilaukset myöhemmin, poista rasti Merkitse tilausajo käsitellyksi -ruudusta. Näin pääset palaamaan tilauksiin Tilausajot-taulukosta, tilausehdotuksen nimeä klikkaamalla. Myös käsitellyksi merkityt tilausajot löytyvät taulukosta, kun poistetaan valinta Näytä vain käsittelemättömät -laatikosta. Tilausajot-taulukossa voi myös valita, näytetäänkö kaikkien käyttäjien tekemät tilausajot vai vain omat.
9. Tilausautomaatin avulla luodut ja vahvistetut ostotilaukset löytyvät Osto-ohjelman Ostotilaukset-välilehdeltä, josta ne voidaan lähettää toimittajalle (sähköpostitse, toimittajan oman järjestelmän kautta tai muulla toimittajan kanssa sovitulla tavalla).

Tilausajo omasta keskusvarastosta

Jos yrityksellä on monta toimipistettä ja yhdessä niistä toimii yrityksen oma keskusvarasto, toimipisteet voivat tehdä tilausajoja myös tästä keskusvarastosta tai muista toimpisteistä. Jotta tilausajoja voi tehdä omiin toimipisteisiin, pitää yrityksessä olla kaksi tai useampi Oma toimipiste -tyyppistä toimittajaa (eli tilauksen tekevästä toimipisteestä ja keskusvarastotoimipisteestä on tehty toimittaja näiden ohjeiden mukaan). Kun toimipisteistä on luotu toimittajat, tilausajoja voi tehdä omaan keskusvarastoon tavallisen tilausajon ohjeita noudattamalla.