Liikunta-alan raportit

Tehdenissä on useita erityisesti liikunta-alan yritysten käyttöön suunniteltuja raportteja, joilla voidaan seurata jäsenyyksiin, ryhmäajanvarauksiin ja kulunvalvontaan liittyviä tietoja. Löydät kaikki alla esitellyt raportit Raportointi-ohjelman Muut raportit -otsikon alta.

Ryhmäajanvarausraportti

Ryhmäajanvarausraportti on suunniteltu viikkotuntien kävijämäärän seurantaan.

Raportilla voidaan selvittää esimerkiksi, paljonko kävijöitä tiistain Body Pump -tunneilla on viime kuussa ollut, paljonko kävijöitä kaikilla viimeisen viikon aikana järjestetyillä ryhmäliikuntatunneilla on ollut tai kuinka suosittuja tietyn vetäjän tunnit ovat tänä vuonna olleet.

1. Valitse raportin tyyppi: Palvelukerrat-valinta listaa halutun aikavälin ryhmäajanvaraukset jokainen omalle rivilleen, Viikonpäivä-valinnalla voi tarkastella tietyn viikonpäivän ajanvarauksia siten, että palvelukerrat on laskettu yhteen yhdelle riville. Tyyppi on ainoa pakollinen kenttä.
2. Valitse Palveluntarjoaja.
3. Jos valitsit tyypiksi Viikonpäivä, valitse viikonpäivä(t). Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti näyttää kaikki viikonpäivät.
4. Valitse Palvelu.
5. Valitse raportin alkamis- ja päättymisaika. 
6. Oletuksena raportti näyttää myös perutut tunnit, mutta valinnan poistamalla ne piilotetaan raportilta.

Jäsenraportti

Jäsenraportti kertoo yksinkertaisuudessaan, montako jäsentä liikuntakeskuksella on raportin luontihetkellä. Voit ryhmitellä jäsenet tilituoteluokittain, eli voit seurata erikseen kausikortteja ja kymmenen kerran kortteja. Muistathan, että saat raporteilta hyödyllistä tietoa vain, jos tilituoteluokat on harkittu ja luotu huolella.

Ota huomioon, että jos jäsenellä on yhtä aikaa voimassa eri tyyppisiä jäsenyyksiä (esim. kausikortti kuntosalille ja sarjakortti ryhmäliikuntaan), jäsen näkyy kummankin tilituoteluokan raportilla.

Päättyvät jäsenyydet

Päättyvien jäsenyyksien määrästä on hyvä olla jatkuvasti perillä, jotta voit olla näihin asiakkaisiin hyvissä ajoin yhteydessä ja kannustaa jatkamaan jäsenyyttä. Voit toimia esimerkiksi seuraavalla tavalla:

1. Valitse tilituoteluokka. Jos esimerkiksi kuntosalin kausijäsenyyksien määrä on toimintasi kannattavuuden kannalta keskeisintä, valitse kausikorttien tilituoteluokka.
2. Voit myös valita, haluatko raportille aika- vai kappaleperusteiset jäsenyydet vai kaikki.
3. Määrittele aikaväli, jolla päättyvät jäsenyydet haluat nähdä. Päättyviä jäsenyyksiä kannattaa tarkastella hyvissä ajoin, eli aikavälin kannattaa olla jonkin verran tulevaisuudessa.
4. Huomioi toistuva laskutus ja Huomioi jäsenyystyypin vaihto on oletuksena valittu, eikä valintaa kannata ilman hyvää syytä poistaa.
   • Jos yrityksessäsi on käytössä toistuva laskutus, raportti huomioi myös voimassa olevat ja tulevaisuudessa alkavat toistuvat laskutusprofiilit, joissa jäsenyydelle tulee lisää kestoa joka kuukausi uuden laskun luomisen myötä.
   • Asiakas saattaa haluta lopettaa kuntosalijäsenyyden, mutta ottaa tilalle ryhmäliikuntakausikortin. Kun jäsenyystyypin vaihto otetaan huomioon, raportilla ei näytetä päättyvinä jäsenyyksinä niitä jäseniä, joiden jäsenyystyyppi vaihtuu.
5. Luo raportti. Nyt näet ne asiakkaat, joiden jäsenyys on päättymässä. 
6. Jos haluat esimerkiksi lähettää näille asiakkaille sähköpostikampanjan, klikkaa Tallenna asiakasryhmäksi.
7. Anna ryhmälle nimi ja lisää halutessasi kuvaus. Voit myös valita aiemmin luodun asiakasryhmän. Tällöin tieto ryhmän aiemmista jäsenistä tyhjentyy, eli toimintoa kannattaa käyttää, jos olet jo aiemmin luonut Päättyvät jäsenyydet -asiakasryhmän, jonka tiedot eivät ole enää ajan tasalla.
8. Tallenna.
9. Voit nyt mennä Asiakkaat-ohjelman asiakaslistaukseen, kirjoittaa luomasi ryhmän nimen oikean yläkulman hakukenttään ja esim. luoda asiakkaista sähköpostilistan Lisätoiminnot-painikkeesta:
   
10. Vaihtoehtoisesti voit lähettää ryhmän jäsenille ryhmäviestejä sähköpostilla tai tekstiviestillä Asiakkaat-ohjelman Asiakasviestit-osiossa.

    

Kulunvalvontaraportti

Kulunvalvontaraportilla voit valita tietyn päivän tai pidemmän aikavälin ja tarkastella ajanjaksolla tehtyjä kulunvalvontaleimauksia eli asiakkaiden käyntimääriä. Raportti kertoo sinulle mm.:

• kuntosalikäyntien kokonaismäärän tietyllä aikavälillä
• tietyn asiakkaan ryhmäliikuntakäyntien määrän
• asiakkaan, joka on käyttänyt eniten yrityksesi palveluita 
• asiakasryhmän, johon kuuluvat asiakkaasi ovat aktiivisimpia liikkujoita.

Jos olet kiinnostunut vain tietyn päivämäärän leimausten määristä, valitse päivämääräkohtainen raporttityyppi; jos taas haluat tarkastella asiakkaiden tietoja, valitse asiakaskohainen raporttityyppi:

Päivämääräkohtaisella raportilla näet asiakkaiden määrän ja leimausten määrän. Leimaustyypit on jaettu palveluleimauksiin, ryhmävarauspalveluihin ja muihin leimauksiin. Kuntosalikäynnit ovat yleensä palvelusarakkeessa, ja Muu-sarakkeessa näkyvät kulunvalvonnan pakkokirjaukset ja ne leimaukset, jotka henkilökunta on tehnyt manuaalisesti. Kaikkien kuntosalikäyntien kokonaismäärän saat siis laskemalla Palvelu- ja Muu-sarakkeet yhteen.

Asiakaskohtaisella raportilla näet leimausajan, asiakkaan käyttämän kortin luokan, asiakkaan nimen, asiakasryhmän sekä palvelun, jossa asiakas on käynyt. Jos ryhmittelet asiakaskohtaisen raportin tulokset asiakkaan perusteella, näet kuinka monta kulunvalvontaleimausta kullakin asiakkaallasi on haluamallasi aikavälillä. Käytä siis tätä raporttia hyödyksesi, jos haluat esimerkiksi palkita eniten yrityksesi palveluita käyttäneitä asiakkaita.

Jos valitset asiakasryhmäkohtaisen ryhmittelyn, saat selville, mitkä asiakasryhmät ovat aktiivisimpia liikkujia.

Jos valitset myös tilituoteluokkaperusteisen ryhmittelyn, näet raportilta millä kortilla asiakkaan leimaukset on tehty:

Tilituoteluokkaryhmittelyä käyttämällä voit selvittää, millä jäsenyystyypillä on tietyllä aikavälillä eniten leimauksia.

Kulunvalvonnan tapahtumaraportti

Kun yritykselläsi on käytössä kulunvalvontajärjestelmä, voit käydä kulunvalvonnan asetuksissa ottamassa käyttöön Truportal-tapahtumien keräyksen.  Kun asetus on valittuna, kulunvalvonnan tapahtumaraportilta voidaan seurata ulko-oven tapahtumia. Kulunvalvontakeskukselta tapahtumia noudetaan kerran tunnissa.

Kulunvalvonnan tapahtumaraportilta saat yksityiskohtaista tietoa asiakkaiden kulunvalvontatapahtumista. Raportti näyttää asiakkaan kortin numeron, asiakkaan nimen sekä tarkan tapahtuma-ajan. Saat myös lisätietoa siitä, onko kulkutapahtuma onnistunut ja jos se on epäonnistunut, mistä syystä. Jos valitset kulkuoikeussuodattimeen estetyt käyttäjät, näet raportilla kaikki ne kerrat, jolloin asiakas on yrittänyt kulkea ovesta, mutta kortti ei ole syystä tai toisesta toiminut.

Raportilla näkyvät myös ne tapahtumat, joista on tehty ns. pakkokirjaus:

Vaikka pakkokirjaus tehdään noin 3-4 tunnin viiveellä, se kirjataan tapahtumaraportille takautuvasti oikealle tapahtumahetkelle. Lue lisää pakkokirjauksesta ohjeistamme.

Asiakaspalvelijoiden ajanvarausraportit

Jos yrityksessäsi tarjotaan esimerkiksi PT- tai hierontapalveluita, ja haluatte seurata näiden palveluiden toteutunutta rahastamista, se onnistuu asiakaspalvelijoiden ajanvarausraportilla.

Laskutusraportti

Laskutusraportilla voi tarkastella ennakoivasti tulevaa laskutusta. Jos yrityksesi myy esim. jäsenyyksiä tai muita tilauksia toistuvan laskutuksen kautta, raportti näyttää valitulta aikajaksolta myös ne laskut, joita ei ole vielä luotu tai maksettu, mutta jotka Tehden tulee toistuville laskutusprofiileille luomaan. Tutustu laskutusraporttiohjeeseen.