Ostokulujen lisääminen ostolaskulle

Tuotteen hankinnasta syntyneiden kulujen syöttäminen ja seuraaminen on Tehdenissä mahdollista monella tapaa. Ilman Osto-ohjelmaa ostokuluja voi lisätä myyntituotteen tuotekortilla, Kts. Ostokulut. Ostokulujen vaikutusta katelaskentaan puolestaan avataan ohjeessa Ostokulut katelaskennassa.

Tässä ohjeessa opastetaan laskun kulujen syöttämiseen ostolaskun tarkastuksen yhteydessä. Tämä on Tehdenissä prosessin kannalta vaivattomin ja monipuolisin tapa ostokulujen merkitsemiseen.

Ostokulujen lisääminen ostolaskulle

Kun toimittaja lähettää tilauksesta ostolaskun, se käsitellään Tehdenissä vertaamalla sitä Vastaanotto-osiossa luotuja lähetteitä vastaan. Jos lähetteen ja ostolaskun summien välillä on erotusta, se johtuu usein toimituskuluista (esim. rahti- tai tullauskulut), joita toimittaja on lisännyt laskulle. Yrityksen näkökulmasta nämä ovat ostokuluja, jotka vaikuttavat myytävän tuotteen katteeseen.

Jos lähete ja ostolasku erottavat, ostolaskulla voidaan korjata ostolähetteen hinta vastaamaan ostolaskua. Tämä korjaa takautuvasti varaston sisäänostohintaa, ja yritys voi hyödyntää näin kirjattuja kulutietoja tuotteen katelaskennassa ja raporteissa.

1. Luo uusi ostolasku Ostolaskut-ohjeen mukaisesti.
2. Laskun tarkastus -välilehdellä näet lähetteen ja ostolaskun välisen erotuksen. Jos lähete ja ostolasku täsmäävät, nollasumma on korostettu vihreällä, muutoin punaisella: 
3. Jos erotusta on, siirry Läheterivit-näkymään: 
4. Ostokulut voivat jakautua ostolaskulla oleville tuotteille tasaisesti tai epätasaisesti. Ostolasku voi esim. olla koontilasku, jolla olevista tuotteista osalla on suuret rahti- ja tullauskulut ja osa puolestaan toimitettu ilman toimituskuluja. Vaihtoehtoisesti ostolaskulla voi olla suuri määrä samaa tuotetta, jolloin ostokulut jakautuvat tasaisesti tuotteiden kesken. Jos ostolaskulla olevat ostokulut jakautuvat tasaisesti kaikille ostolaskulla oleville tuotteille, voidaan toimia seuraavasti:
   1. Klikkaa Valitse kaikki ja Tasaa kulu. Aukeaa näkymä, jossa voidaan joko luoda uusi kulutyyppi tai käyttää olemassa olevaa. Jos laskulla on useaa eri tyyppiä ostokuluja, +-painikkeesta voi lisätä rivejä. Lähetteen ja ostolaskun välinen erotus näkyy automaattisesti Veroton summa -kentässä.
   2. Esimerkki: Jos laskulla olevat ostokulut ovat yhteensä 18 euroa, joista 10 euroa rahtikuluja ja 8 euroa tullauskuluja, luodaan ensimmäiselle riville kulutyyppi Rahtikulut ja lisätään myös rivi Tullauskulut, ja syötetään näille oikeat summat. Tallenna-painiketta klikkaamalla tai enterillä Tehden tasaa ostokulut valituille läheteriveille suhteessa niiden verottomiin summiin.
5. Jos ostolaskulla olevat ostokulut kohdistuvat vain yhteen tai muutamaan läheteriviin ja niillekin epätasaisesti, myös ostokulujen tarkka riveille kohdistus on mahdollista:
   1. Valitse haluttu läheterivi ja klikkaa Tasaa kulu -painiketta. Syötä riville kohdistuva kulu ja tallenna. 
   2. Valitse seuraava läheterivi ja klikkaa Tasaa kulu -painiketta. Veroton summa -kentässä näkyy nyt se osuus ostokuluista, jota ei ole vielä kohdistettu läheteriveille.
   3. Jatka kunnes koko ostokulusumma on kohdistettu halutuille läheteriveille.
6. Jos rivit on lähetteellä ryhmitelty tilausriveittäin, kulu tasataan myös ryhmittelyn aliriveihin.
7. Jos hyväksytystä ostolaskusta luodaan myöhemmin hyvityslasku, lähetteelle luodut kulukirjaukset poistetaan, eli varaston sisäänostohinta korjautuu oikeaksi.
8. Jos lähetteen ja ostolaskun erotus johtuu ostohinnan muutoksesta, ohjeet hinnan korjaamiseen löytyvät Ostolaskut-ohjeesta.

Kulutyypit

Kulutyyppejä voi luoda ja muokata Tasaa kulu -ikkunassa, -kuvaketta klikkaamalla avautuvassa ikkunassa.

Luotujen kulutyyppien nimiä voi muokata -kuvaketta klikkaamalla, kulutyyppejä voi poistaa tai passivoida -kuvakkeesta ja niiden järjestystä vaihtaa -kuvakkeesta vetämällä.