Ajanvarausvahvistukset Avoinna24:n kautta tehdyistä varauksista

Kun asiakas tekee varauksen Avoinna24-palvelun kautta, sekä asiakkaalle että varauksen palveluntarjoajalle lähetetään varausvahvistus.

Varausvahvistuksen teksti

Kummankin varausvahvistuksen tekstiä voi muokata Tehdenissä, Yritysasetusten Viestien hallinta -välilehdellä. Viestin tekstiin voi lisätä yrityksen käytäntöihin liittyviä ohjeita ja muuta asiakkaalle hyödyllistä sisältöä. Muista kuitenkin, että samaa vahvistusviestiä käytetään kaikille varauksille, eli esimerkiksi palvelukohtaista viestipohjaa ei voi luoda. Lue lisää: Viestinpohjien muuttaminen 

Varausvahvistuksen liitetiedostot

Jos haluat, että asiakkaalle lähetetään palveluun liittyen valmistautumisohjeita tms. lisätietoja, voit lisätä tuotteelle liitetiedoston/liitetiedostoja, jotka sitten lähetetään asiakkaalle automaattisesti samalla kuin varausvahvistus. Lue lisää: Tuotteen liitetiedostot

Varausvahvistuksen vastausosoite

Asiakkaalle lähetetyn vahvistusviestin vastausosoite (reply to) on varauksen toimipisteen sähköpostiosoite seuraavin ehdoin:

• Jos tiettyyn toimipisteeseen tehdään ajanvaraus ja tälle toimipisteelle on asetettu oletussähköpostiosoite, ajanvarauksen vahvistusviestin vastausosoitteena käytetään tätä osoitetta.
• Jos tiettyyn toimipisteeseen tehdään ajanvaraus eikä toimipisteelle ole asetettu mitään sähköpostiosoitetta, vastausosoitteena käytetään yrityksen päätoimipisteen sähköpostiosoitetta. Jos päätoimipisteellekään ei ole asetettu sähköpostiosoitetta, käytetään viestiasetuksissa olevaa sähköpostiosoitetta.

Lue lisää toimipisteen sähköpostiosoitteen asettamisesta: Uuden toimipisteen luonti

Asiakkaalla väärä aika varausvahvistuksessa

Varausvahvistuksen liitteenä tulee sekä asiakkaalle että työntekijälle iCal-liite, jonka avulla varauksen voi tallentaa kännykällä tai sähköpostiohjelmalla suoraan omaan kalenteriin. iCal-liite sisältää ajan lisäksi myös aikavyöhykkeen. Jos asiakas kertoo, että varausvahvistuksessa on väärä aika, tarkista ensin tarkoittaako hän iCal-liitteessä mainittua aikaa vai viestin tekstissä mainittua aikaa. Yleensä viestin tekstissä on oikea aika, joka vastaa Tehden-kalenterissa näkyvää aikaa, mutta liitteessä on aika väärin. Liitteen väärä aika johtuu siitä, että asiakkaan laitteen tai kalenterin asetuksissa on väärä aikavyöhyke.

Oikea aikavyöhyke tulee siis tarkistaa kahdesta paikasta:

1. Laitteesta, jolla viestiä luetaan. Oikea aikavyöhyke on UTC+02:00 Helsinki.
2. Kalenterista, johon varaus siirretään iCal-liitteen avulla.

Tarkempaa tietoa aikavyöhykkeen tarkistamiseen löydät käyttämäsi laitteen/sovelluksen ohjeista.

Palveluntarjoajalle ei tule vahvistusviestiä ajanvarauksesta

Avoinna24-palvelun kautta tehtyjen varausten varausvahvistukset lähetetään palveluntarjoajan sähköpostiosoitteeseen, joka on määritetty Tehdenin Omat asetukset -osion etusivun Sähköpostiosoite-osiossa. Oletuksena varausvahvistus lähetetään aina henkilökohtaisista varauksista mutta ei ryhmäajanvarauksista. Näitä asetuksia voi muokata Omien asetusten Viestit-välilehdellä, joten jos palveluntarjoaja ei saa varausvahvistuksia, kannattaa asetukset tarkistaa:

Kun klikkaat Muokkaa-painiketta, pääset täsmentämään asetuksia. Tarvittaessa voit määrittää vahvistusviesteille aikarajan, eli saat sähköpostivahvistuksen vain, jos varaus tehdään lyhyellä varoitusajalla. Todennäköisesti henkilökohtaista varauksista kannattaa kuitenkin lähettää varausvahvistus aina:

Jos palveluntarjoaja on tarkistanut, että sähköpostiosoite Tehdenissä on oikein ja viestiasetukset kunnossa, eivätkä varausvahvistukset silti tule perille, voit olla yhteydessä asiakastukeemme.