Avoinna24-verkkokaupan tilauksien käsittely

Avoinna24-verkkokaupassa tehdyt tilaukset löydät Tehdenistä Myynti-ohjelmasta. Käsittelemättömistä tilauksista tulee tieto Tehdenin etusivun Ilmoitukset-laatikkoon ja voit ottaa käyttöön myös sähköposti-ilmoitukset haluamiesi tuoteryhmien verkkokauppatilauksista. Tämä koskee myös toimenpiteitä vaativia Liity jäseneksi -tilauksia. 

• Kaikki toimittamista vaativat fyysiset tuotteet keräillään ja käsitellään Verkkokauppamyynnin käsittely -kohdan mukaisesti.
• Jos myyt tuotteita, joita ei tarvitse kerätä eikä toimittaa (esim. jäsenyystuotteet, lahjakortit, kurssit), valitse näillä tuotteilla Tuote ei vaadi toimitusta -asetus. Tällöin tilauksia ei tarvitse käsitellä manuaalisesti. Katso esim. ohje Kurssipaikkojen myynti Avoinna24-verkkokaupassa
• Esimerkiksi kurssipaikat ja videovalmennukset ovat usein tuotteita, joista asiakkaalle halutaan lähettää tilausvahvistus ja siinä lisätietoja (esim. linkki videovalmennukseen). Näissä tuotteissa ei siis saa valita Tuote ei vaadi toimitusta -kohtaa, ja niiden tilaukset voidaan käsitellä kuten ohjeistettu kohdassa Myynnin käsittely, kun tuotetta ei tarvitse keräillä. 

Huom! Jos myyt verkkokaupassa jatkuvia jäsenyyksiä esim. liikuntakeskukseen, asiakas maksaa verkkokaupassa ensimmäisen kuukauden. Kun asiakkaan tilaus saapuu Tehdeniin, asiakkaalle täytyy luoda toistuva laskutusprofiili ja lähettää jatkossa esim. kuukausittain lasku Toistuva laskutus -osiossa. Liity jäseneksi -ominaisuudella toistuva laskutusprofiili muodostuu automaattisesti eikä vaadi manuaalista käsittelyä.

Avoinna24-verkkokaupasta Tehdeniin tulleiden tilausten tilat

Avoinna24-verkkokaupasta Tehdeniin tulleen myyntitilaus on pääsääntöisesti jossain seuraavista tiloista:

• Odottaa maksua: Asiakas on maksanut tilauksensa, mutta järjestelmä tarkastaa vielä, onko maksu suoritettu. Jos tilauksen tilaksi jää pysyvästi Odottaa maksua, siirry kohtaan Odottaa maksua -tilaan jääneen myynnin käsittely.
• Voimassa: Asiakkaan tilaus vaatii manuaalisia toimia Tehdenissä. Voimassa-tilaan jäävät kaikki sellaiset verkkokauppatilaukset, joissa on mukana tuotteita, joissa ei ole valittu Tuote ei vaadi toimitusta -kohtaa.
• Toimitettu: Asiakkaan tilaus on käsitelty ja toimitettu eikä vaadi käyttäjältä toimia Tehdenissä.
• Peruttu: Jos asiakkaan maksu on epäonnistunut (esim. asiakas palaa edelliselle sivulle kesken maksun, tilillä ei katetta tms.), tilaus perutaan automaattisesti ja asetetaan Peruttu-tilaan. Jos Peruttu-tilassa olevasta myynnistä on kuitenkin tullut onnistunut maksu Paytrailiin, voi tilauksen aktivoida Aktivoi-painikkeella ja merkitä tilauksen maksetuksi Maksu-painikkeen kautta Paytrail (Tehden-verkkokauppa) -maksutavalle.

Odottaa maksua -tilaan jääneen myynnin käsittely

Myynti voi jäädä Odottaa maksua -tilaan, jos asiakas maksun tehtyään sulkee selaimen ennen verkkokauppasivulle palautumista. Näet nämä tilaukset Tehdenin etusivun ilmoituksissa, ja voit tilata myös sähköposti-ilmoitukset tilauksen tilan mukaan. Käsittelet tällaiset tilaukset seuraavasti:

1. Käy ensin Paytrailin kauppiaspaneelista tarkistamassa, onko maksu tehty onnistuneesti.
2. Jos maksua ei näy, myynti on syystä tai toisesta epäonnistunut, ja voit peruuttaa tilauksen myyntitilauksen alalaidan Peruuta tilaus -painikkeesta:
   
3. Jos maksu taas näkyy Paytrailissa, paina myyntitilauksen alalaidan Tarkasta maksu -painiketta, jolloin järjestelmä tarkastaa maksun tilanteen.
4. Jos tilaus ei Tarkasta maksu -painikkeesta painamalla siirry tilaan Voimassa, johtuu se yleensä siitä, että tilauksen teosta oli yli 4 päivää. Muuta tällöin tilauksen tilaksi manuaalisesti Voimassa.
5. Klikkaa sitten Maksa-painiketta.
6. Siirryt kassalle, jossa valitset maksutavaksi Paytrail (Tehden verkkokauppa). Huomaa kuitenkin, että maksu ei kirjaudu Tehdeniin alkuperäiselle maksupäivälle, vaan nykyiselle päivämäärälle. Ilmoita asiasta tarvittaessa kirjanpitäjällesi.

Jos maksutapahtuman yhteydessä maksu epäonnistuu, Tehden peruu järjestelmään syntyneen myyntitilauksen automaattisesti.

Myynnin käsittely, kun tuotteita ei tarvitse keräillä

Jos ostettu tuote on aineeton (esim. videovalmennus, kurssipaikka) eikä vaadi keräilyä, tilauksen voi myös pikakäsitellä.

1. Avaa käsittelyä vaativa tilaus (Voimassa-tilassa).
2. Varmista, että asiakas on onnistuneesti maksanut tilauksen ennakkoon. Jos haluat lähettää asiakkaalle tilausvahvistuksen, tee se tässä vaiheessa Lähetä tilausvahvistus -painikkeesta. Lisätietoja löydät ohjeesta Videovalmennusten myynti verkkokaupassa.
3. Klikkaa Maksa-painiketta.
4. Klikkaa avautuvassa ikkunassa Myynti valmis -painiketta:
   
5. Tilaus on nyt Toimitettu-tilassa eli onnistuneesti käsitelty ja lahjakortti, kausikortti tai muu tuote aktivoituu asiakkaan asiakastilille.

Verkkokauppamyynnin käsittely

1. Siirry Myynti-ohjelmaan ja avaa tilaus klikkaamalla tilausnumeroa.
2. Jos tilaus on maksettu Paytrail-palvelun kautta, tilaus on aina ensin tilassa Odottaa maksua. Järjestelmä tarkastaa, onko maksu suoritettu ja vaihtaa tilauksen tilaksi Voimassa. Paytrailin tilillä tehdyistä asetuksista riippuen jotkin maksutavat (esim. kulutusluotto) vaativat aina onnistuakseen henkilökunnan aktivoinnin.
   • • Huomaathan, että sama Odottaa maksua -tila näkyy ensin myös asiakkaalle tämän Avoinna24-ostoskorissa:
       
       Myös asiakkaan ostoskorissa myynnin tilaksi muuttuu Voimassa, kun järjestelmä on tarkistanut maksun onnistumisen.
     • Myynti voi jäädä Odottaa maksua -tilaan, jos asiakas maksun tehtyään sulkee selaimen ennen verkkokauppasivulle palautumista. Katso tällaiseen tilanteeseen tarkemmat ohjeet kohdasta Odottaa maksua -tilaan jääneen myynnin käsittely.
3. Mikäli tilausta ei ole maksettu ennakkoon ja maksutapana on esim. lasku, tarkista että tilaus on kunnossa ja muuta tilauksen tilaksi Voimassa.
   • HUOM! Kassalla tai lähettämössä ei voi antaa tuotteille enää rivialennuksia, vaan ne pitää antaa myyntitilausriveille ennen keräystä.
4. Klikkaa Ota keräykseen.
5. Aloita keräys.
6. Kerää kaikki tuotteet.
7. Kerää ja merkitse valmiiksi.
8. Jos tilauksen toimitustapana on nouto, klikkaa Vie kassaan.
   • Asiakas maksaa valitsemallaan maksutavalla.
   • Tapahtuman voi myös keräillä valmiiksi ja jättää odottamaan kassaan vientiä, kunnes asiakas noutaa lähetyksen. Tällöin se löytyy Myynti-ohjelman Keräysyksiköt-osiosta. Klikkaa keräysyksikön numeroa ja vie keräysyksikkö kassaan.
9. Jos kyseessä on kirjeenä tai pakettina toimitettava tilaus, klikkaa Vie lähettämöön.
10. Klikkaa Lähetä-painiketta.
    • Jos tilausta ei ole maksettu, siitä muodostetaan lasku.
    • Jos tulee ilmoitus, että asiakas ei ole laskutusasiakas, käy asiakaskortilla merkitsemässä asiakkaalle oletuslaskutustapa.
    • Tarkista että laskun toimitustapa ja maksuehto ovat oikein ja klikkaa Seuraava.
    • Jos tilaus on maksettu ennakkoon Paytrail-palvelussa, lähettämö ei enää muodosta laskua vaan siirtyy suoraan lähetyksen tietoihin.
11. Tarkista rahtikirjan tiedot ja toimitusosoite ja lisää tarvittaessa puuttuvat tiedot. Jos lähetykseen sisältyy useita paketteja, lisää kolleihin rivejä + -painikkeella. Klikkaa Seuraava.
12. Tarkista yhteenvedon tiedot. Jos tilaus on kokonaan toimitettu, Tila-valikossa pitää lukea Toimitettu. Jos lähetys on vain osatoimitus, tilaksi jätetään Osittain toimitettu. Jos haluat lähettää asiakkaan sähköpostiin toimitusvahvistuksen, lisää rasti valintaruutuun. Toimitusvahvistuksessa näkyy lähetyksen seurantakoodi, mikäli yrityksellä on käytössä Postin tai Matkahuollon sähköiset kuljetuspalvelut. Klikkaa lopuksi Valmis.
13. Jos maksutapana on lasku ja laskun toimitustapana tulostus, ohjelma tarjoaa laskua tulostettavaksi. Laskun voi lisätä lähetyksen mukaan. Muussa tapauksessa tulosta lähete lähetyksen mukaan laitettavaksi.
14. Jos käytössä on Tehdeniin integroitu kuljetuspalvelu, tulosta siihen liittyvä lähetystarra.

Verkkokaupan tuotepalautukset

Jos asiakas haluaakin myöhemmin palauttaa tilaamansa tuotteen, rahat palautetaan Paytrailin palvelun kautta, mutta palautus täytyy myös käsitellä Tehdenissä. Verkkokaupan palautukset käsitellään tuotepalautusten ohjeita noudattamalla.