Toistuvan laskutuksen maksaminen liikuntaedulla (Tilimyynti)

Tehdenin tilimyyntiominaisuuden ansiosta asiakas voi maksaa kerralla suuremman summan erilaisilla liikuntaeduilla. Tällä summalla sitten kuitataan asiakkaan tulevia harjoittelumaksuja. Huomioithan, että koska liikuntaedut ovat henkilökohtaisia, tilimyyntisaldoa voi käyttää vain omiin harjoittelumaksuihin.

Kun asiakas haluaa kuitata liikuntaedulla useamman kuukauden laskut kerralla esim. Smartum-kortilla, pääkäyttäjän tulee ensin luoda tätä tarkoitusta varten oma tilimyynti-tuotetyyppiä oleva tuote alla olevilla ohjeilla.

Jos taas asiakas on jo saanut laskun jäsenyydestään ja haluaa maksaa sen liikuntaedulla, voit siirtää laskun kassaan maksettavaksi. Ohje: Laskun maksaminen kassalla

Huom! Jos kyse on tilanteesta, jossa asiakas on esimerkiksi maksanut saman laskun kahdesti pankkitilille ja sen sijaan, että summa palautettaisiin asiakkaalle, tämä haluaa käyttää sen tuleviin laskuihinsa, siirry ohjeeseen Liikasuorituksen huomioiminen ennakkomaksuna tulevalle laskulle.

Tilimyyntituotteen luonti

Nimeksi tilimyyntituotteelle voi antaa esimerkiksi Harjoittelumaksusaldo. Huom! Suosittelemme tekemään tuotteelle oman tuoteryhmän, sillä kirjanpitäjät toivovat usein, että saatuja ennakoita seurataan kirjanpidossa erillisellä kirjanpitotilillä. Kun tuote on lisätty omaan tuoteryhmäänsä,  tuoteryhmän voi sitoa tilimyynnin seuraamista varten luotuun kirjanpitotiliin.

Tilimyyntituotetta luodessa on olennaista valita oikea alv-luokka ja asettaa tilimyyntituotteelle voimassaoloaika.

• Alv-prosentti on joko 0 % tai 10 %, riippuen kirjanpitäjänne ohjeista.
• Tehden ehdottaa voimassaoloajaksi yhtä vuotta. Tämä tarkoittaa sitä, että jos asiakas tuo 100 € edestä liikuntaseteleitä ja hänelle myydään tilimyyntituote, on hänellä vuosi aikaa käyttää saldo ennen kuin saldo vanhenee. Suosittelemme, että tilimyyntituotteen voimassaoloaika asetetaan hieman pidemmäksi kuin mitä asiakkaalle kerrotaan. 

Lahjakorttiraportista voi seurata, paljonko tilimyyntituotteita on myyty, käytetty ja vanhentunut valitulla ajanjaksolla. Mikäli tilimyyntituote vanhenee käyttämättömänä, pitää se erikseen poistaa kirjanpidosta samalla tavalla kuin lahjakortit.

Tilimyyntituotteen myynti kassalla

Jos asiakas haluaa maksaa liikuntaseteleillä useamman kuukauden laskun, toimi seuraavasti:

1. Mene Kassa-ohjelmaan.
2. Hae asiakas kassaan.
3. Etsi "Harjoittelumaksusaldo"-myyntituote Hae tuote -kentästä.
4. Syötä harjoittelumaksun hinnaksi asiakkaan tuomien liikuntaseteleiden/liikuntaedun arvo.
5. Klikkaa Maksa-painiketta ja valitse Arvoseteli-valikosta oikea setelityyppi.

Tämän jälkeen asiakkaan maksamaa harjoittelumaksusaldoa käytetään toistuvan laskutuksen maksamiseen alla kuvatusti.

Tilimyynti toistuvassa laskutuksessa

Jos asiakas esimerkiksi haluaa käyttää liikuntaetua 200 € edestä ja hänen kuukausittainen jäsenmaksulaskunsa on 80 €, hyvitetään kaksi jaksoa kokonaan ja kolmannelta jaksolta 40 €. Tällöin asiakkaalle lähtee kahdesta jaksosta 0-hintainen lasku ja kolmannen jakson laskun loppusumma on 40 €. Niin kauan kuin asiakkaan tiedoissa on saldoa jäljellä, toistuva laskutus ottaa tilimyyntihyvityksen huomioon automaattisesti.

Tilimyyntihyvityksen estäminen

Toistuvan laskutuksen tuotteiden tilimyyntihyvityksen voi myös erikseen estää. Toistuvassa laskutuksessa tuotetta lisättäessä, muokattaessa ja tulevien laskutusjaksojen tuoterivejä muokattaessa on näkyvissä Älä salli tilimyyntihyvitystä -valinta. Kun tämä rastitaan, voidaan estää mahdollinen hyvitys sellaisille tuotteille, joihin liikuntaetua ei saa käyttää. Tilimyyntihyvitys on oletuksena sallittu kaikille toistuville laskutusprofiileille ja niiden tuoteriveille.

Erityistilanteet: lapsen harjoittelun maksaminen ja työnantajan osittain maksama harjoittelu

Kun Tehden muodostaa laskutusaineiston, tilimyyntisaldoa käytetään automaattisesti niihin laskuihin, joiden asiakkaalla on tilillään saldoa, ja hyvitys kohdistetaan niihin laskuriveihin, joilla tilimyyntihyvitys on sallittu.

Mikäli laskun maksaja on eri kuin asiakas, saldoa etsitään laskun asiakkaalta, ei laskun vastaanottajalta. Jos esimerkiksi vanhempi maksaa lapsensa harjoittelumaksut, ei vanhemman (laskutettavan asiakkaan) tilille lisättyä saldoa voida käyttää lapsen harjoittelumaksuihin. Tämä johtuu siitä, että tilimyyntiominaisuus on luotu liikuntaetuja varten, ja liikuntaedut ovat henkilökohtaisia. Lapsen tilimyyntitilille voi tietysti maksaa saldoa käteisellä.

Jos asiakkaalla on kaksi toistuvaa laskuprofiilia, joista toisella laskutetaan asiakkaan työnantajan osuus ja toisella asiakkaan oma osuus, pitää työnantajan nimellä olevasta profiilista käydä estämässä tilimyyntihyvitys kaikilta myyntiriveiltä. Jos näin ei tehdä, myös työnantajalta laskutettavaan osuuteen käytetään asiakkaan tilimyyntisaldoa.

Jos asiakkaalla on useita tilimyyntisaldoja tilillään, ohjelma osaa yhdistellä niitä ja käyttää useita samalla kertaa. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse käyttää kerralla, vaan vain tarvittu summa vähennetään ja jäljelle jäänyt saldo jää odottamaan seuraavia laskuja.

Toistuvan laskutuksen laskutuslisä 

Jos yrityksesi lisää toistuvaan laskutukseen laskutuslisän, muistathan, että liikuntaetua ei saa käyttää laskutuslisään. Mikäli laskutuslisät jättää paikoilleen ja estää tilimyyntihyvitykset näille riveille, asiakas saa laskun pelkästä laskutuslisästä kun muu osuus on hyvitetty nollaksi. Tilimyyntihyvitykset ja laskutuslisä eivät siis toimi yhteen, joten jos tilimyyntiä käyttää, ei voi käyttää erillistä laskutuslisää omana tuotteenaan toistuvassa profiilissa.

Tilimyynti on yhteensopiva vanhojen, monella asiakkaallamme käytössä olleen, harjoittelumaksu- ja harjoittelumaksuhyvitys -tuotteiden kanssa. Jos asiakkaalla on vanhoja hyvityksiä tulevissa laskuissa merkattuna harjoittelumaksuhyvityksellä, tilimyynti osaa huomioda nämä hyvitykset.

Tilimyyntisaldon käyttö kassalla

Tilimyyntisaldoa voidaan käyttää myös kassalla. Jos asiakas on valittuna ja painetaan Maksa-painiketta, näkyy asiakkaan tilimyyntisaldo käytettävänä optiona samassa paikassa kuin lahjakortitkin. Tällöin on kassahenkilön vastuulla, että tilimyyntisaldoa käytetään vain sellaiseen myyntiin, johon liikuntaetua saa käyttää.

Vanhentuneen tilimyyntisaldon käyttö

Joskus voi käydä niin, että asiakkaan tilimyyntisaldo pääsee vanhenemaan, ennen kuin sitä ehditään käyttää kokonaisuudessaan. Tilimyyntituotteen voimassaoloaikaa ei pysty suoraan pidentämään, mutta jos vanhentunut saldo halutaan antaa asiakkaan käyttöön, voidaan toimia seuraavasti:

Luo ensin hyvitystuote:

1. Luo Tuotteet-ohjelmassa luo tuote, jonka tuotetyyppinä on Vapaa hyvitys tai Vapaahintainen hyvitystuote ja nimenä esim. Vanhentunut ennakkomaksu. Tämä tarvitsee tehdä vain kerran: jatkossa vanhentunut ennakkomaksu -hyvitystuote on käytettävissä kassalla aina tarvittaessa. 

Huom! Jos olet luonut tilimyyntituotteelle oman tuoteryhmänsä (esim. Saadut ennakot), lisää tämä hyvitystuote samaan tuoteryhmään. 

Käsittele sitten asiakkaan maksu kassalla:

1. Hae kassalle oikea asiakas.
2. Hae kassalle yrityksesi tilimyyntituote. Anna à-hinta-kenttään vanhentuneelle tilituotteelle käyttämättä jäänyt saldo (ja lisää tarvittaessa jokin viesti).
3. Hae samalle myyntikuitille aiemmin luomasi hyvitystuote. Anna à-hinta-kenttään vanhentuneelle tilituotteelle käyttämättä jäänyt saldo (ja lisää tarvittaessa jokin viesti).
4. Huom. Asiakaspalvelija-kenttään tulee oletuksena sisäänkirjautunut käyttäjä (kassahenkilö). Jos yritykselläsi on käytössä käyttäjän myyntimääristä riippuva palkanmaksu- tai provisiojärjestelmä, valitse tähän Ei asiakaspalvelijaa. Muutoin hyvitetty summa näkyy negatiivisena myyjän myyntiraporteilla.
5. Myyntikuitilla näkyy 2 riviä ja maksettavana summana 0 €. Klikkaa Maksa-painiketta ja valitse Myynti valmis. Ennakkomaksu asettuu asiakkaan asiakaskortille ennakkomaksusaldoksi, joka on taas voimassa yrityksen asetusten mukaisen ajan eteenpäin.

Tilimyynti ja laskutusraportti

Raportointi-ohjelmasta löytyvää laskutusraporttia voidaan hyödyntää tulevan laskutuksen ennakoimiseen. Raportti näyttää valitulta aikajaksolta myös ne laskut, joita ei ole vielä luotu tai maksettu, mutta jotka Tehden tulee toistuvan laskutuksen kautta luomaan. Raportti osaa myös laskea asiakkaiden tilimyyntituotteiden perusteella, millaisilla summilla tulevaa laskutusta tullaan hyvittämään tilimyyntihyvityksellä.