Kulkukortin rekisteröiminen asiakkaalle

Liikunta-pakettiin sisältyvää kulunvalvontaa käytettäessä asiakkaille rekisteröidään NFC-kulkukortit. Voit rekisteröidä kulkukortin täysin uudelle asiakkaalle tai sellaiselle, joka jo löytyy Asiakkaat-ohjelmasta.

Kulkukortin rekisteröiminen asiakkaalle

1. Mene Asiakkaat-ohjelmaan.
2. Mikäli asiakas ei ole käynyt teillä aiemmin, klikkaa Uusi asiakas, täytä tarvitsemanne tiedot ja siirry kohtaan Jäsenkortti nro.
3. Jos asiakkaan tiedot löytyvät jo asiakaslistauksesta, klikkaa asiakkaan nimeä ja sitten Muokkaa.
4. Klikkaa Lue NFC-kortti -painiketta ja lue kulkukortti NFC-lukijalla Jäsenkortti nro -kenttään. Mikäli käytössäsi on yksinkertaisempi NFC-lukijamalli eikä Lue NFC-kortti -nappia näy, voit rekisteröidä kortin klikkaamalla Jäsenkortti-kenttää ja näyttämällä korttia lukijaan.
5. Klikkaa Tallenna.

Henkilökunnan kulkukortteja varten tee oma Henkilökunta-tilituoteluokka ja -tilituote sekä -asiakasryhmä. Silloin pystyt jättämään henkilökunnan pois raporteilta, asiakasviestien vastaanottajista jne.

Kulkuavaimen poistaminen asiakkaan tiedoista

Jos asiakkaan asiakkuus päättyy, voit poistaa kulkukortin asiakkaan tiedoista samaa reittiä: mene asiakkaan asiakaskortille, klikkaa Muokkaa, poista NFC-kortin numero kentästä ja Tallenna.

Kulkukortin käyttö ja maksamattomat laskut

Joskus kuukausilaskutettavan asiakkaan laskut saattavat jäädä maksamatta. Pelkkä erääntynyt maksu ei vielä poista kulkukorttia käytöstä, sillä asiakkaan Asiakastilille syntyy sarja- tai kausikortin voimassaoloaikaa aina silloin, kun toistuva lasku luodaan ja laskutetaan. Jos haluat, että maksamattomat laskut johtavat kulkukortin toiminnan lakkaamiseen, voit ottaa käyttöön yleisen tai asiakaskohtaisen luottorajan.

1. Ota luottoraja käyttöön laskutusasetusten ohjeita seuraamalla.
2. Laskutusasetuksissa voit määritellä yleisen luottorajan. Kun asiakkaan avoimet ja laskuttamattomat laskut ylittävät määrittelemäsi rajan, ei uutta laskua voi enää luoda. Tällöin myös kulkukortin toiminta päättyy.
3. Jos asiakkaidesi kuukausilaskutusten summat vaihtelevat, kannattaa luottoraja määritellä asiakaskohtaisesti asiakkaan asiakaskortilla. Jos maksuehtosi on 14 pv netto ja laskutat asiakkaita aina 14 päivää ennen jakson alkua, luottoraja saa aikaan kulkukortin käyttöoikeuden lakkaamisen seuraavasti: jos asetat luottorajaksi esim. kahden kuukauden kuukausilaskutuksen summan, kulkukortin käyttöoikeus lakkaa siinä vaiheessa, kun asiakkaalla on kaksi laskua avoimena ja järjestelmä yrittää luoda asiakkaalle kolmatta laskua. Mieti siis millainen luottoraja on oman maksuehtosi, laskutusrytmisi ja hinnoittelusi kannalta järkevin.
4. Voit myös asettaa luottorajan, mutta sallia sen ylittämisen. Tällöin laskuja voidaan edelleen luoda ja kulkukortin käyttöoikeus jatkuu, mutta järjestelmä varoittaa luottorajan ylittämisestä, ja voit ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.