Tietoa raporteista kirjanpitäjälle

Yleistä Tehdenin raportoinnista

Kaikki Tehdenin kirjanpitoraportit löytyvät Raportointi-ohjelman Kirjanpitoraportit-valikosta.

• Myös myyntiraportista voi olla hyötyä kirjanpidon selvittelytyössä, mutta suoraan kirjanpitoon myyntiraportti ei kelpaa (jos samaan tuotteeseen on käytetty useaa maksutapaa, summa näkyy raportilla kahteen kertaan). Lue lisää: Myyntiraportti ja Esimerkkejä myyntiraportin käytöstä
• Katso myös: Yrityksen saatavat raporteilla

Useimmilla raporteilla valitaan päivämääräväli, jolta tietoja tarkastellaan. Taulukoiden alla on yleensä Yhteensä-rivi, josta näkee kunkin sarakkeen summan tai keskiarvon. Luodun raportin voi viedä Excel-painikkeella taulukkolaskentaohjelmaan ja tulostaa sieltä, tai sen voi kokeilla tulostaa suoraan selaimen tulostuksella. 

Jos yritys ostaa tuotteita euroalueen ulkopuolelta, valuuttamääräiset osto- ja hintatiedot muunnetaan raporteille euromääräisiksi joko kiinteän tai päivän valuuttakurssin mukaan.

Koontikuitti ja kassakirjanpitoraportti (Kirjanpitoraportit)

Tehden-ohjelmistossa jokainen yksittäinen myyntitapahtuma tiliöidään järjestelmässä olevan tilikartan perusteella. Kirjanpitomerkintä on pysyvä ja kaikki tapahtumat arkistoidaan aikajärjestyksessä. Kirjanpidon näkökulmasta kyseessä on osakirjanpito, josta kaikki kuukauden tapahtumat voidaan siirtää pääkirjanpitoon yhdellä koontikuitilla. Koontikuitti on tilikooste, johon on summattu kaikki kuukauden tapahtumat tileittäin yhteen.

Koontikuitti on helpoin tapa hoitaa kirjanpito ja se soveltuu parhaiten yrityksille, joilla ei ole sopimusyrittäjiä.

Kassakirjanpitoraportilta löytyvät samat tiedot kuin koontikuitilta, mutta tapahtumia on mahdollista tarkastella päiväkohtaisesti ja tarvittaessa kuittitasolla. Kassakirjanpitoraportin avulla tilintarkastajan on helppo todeta kirjausketjun aukottomuus yksittäisestä tositteesta tilinpäätökseen asti.

Mikäli yrityksellä on käytössä Tehdenin laskutus ja sen lisäosa myyntireskontra, koontikuitti kerää tiedot sekä kassakirjanpitoraportilta että reskontrakirjanpitoraportilta. Jos yrityksellä on käytössä Tehdenin kirjanpitointegraatio joko Procountoriin tai Netvisoriin, kirjanpitoaineisto viedään näihin taloushallintojärjestelmiin Tehdenin koontikuitilla. Jos yrityksesi käyttää Procountorissa toimipistekohtaisia kustannuspaikkoja, koontikuitilla voidaan siirtää Tehdenistä myös tämä tieto. Myös Netvisoriin aineiston voi viedä laskentakohteittain.

Tehden erottelee raporteilla ja kirjanpidossa palveluseteleiden (esim. Smartum) pyöristykset käteispyöristyksistä. Molemmille on olemassa omat kirjanpitotilit Tehdenin oletustilikartalla.

Laskuttamattomat laskut -raportti

Laskuttamattomat laskut -raportilta löytyvät kaikki yrityksen koontiin siirretyt, vielä laskuttamattomat myynnit. Jos yrityksessä käytetään koontilaskutusta, raportti on tärkeä kirjanpidon täsmäytyksessä. Koontilasku tarkoittaa useasta myynnistä luotua yhteenvetolaskua. Huomioi, että Tehdenissä lähetteestä syntyy myyntisaatava heti, kun se siirretään koontiin laskutusta odottamaan, eli siis jo ennen varsinaisen laskun luomista. 

Laskuttamattomat laskut -raportti on tarpeen myös silloin, kun yrityksellä on käytössä Procountor- tai Netvisor-integraatio tai jokin integroitu laskutuspalvelu. Vaikka kirjanpito hoidettaisiinkin pääasiassa ulkoisessa järjestelmässä, voidaan kirjanpitäjälle silti luoda tunnukset Tehdeniin, jolloin kirjanpitäjä voi käydä itse noutamassa Laskuttamattomat laskut -raportin Tehdenistä.

Varaston arvo ja Varaston huolto -raportit (Varastoraportit)

Varaston arvo -raportista löytyvät kaikkien varastotuotteiden positiiviset määrät, verottomat keskiostohinnat ja arvot yrityksen varastoissa. Jos haluat tietää varaston arvon tiettynä päivämääränä, esim. edellisen tilikauden viimeisenä päivänä, valitse kyseinen päivä Arvo päivänä -kenttään. Raportti esittää mikä oli varaston arvo valitun päivän päättyessä. Mikäli päivämäärää ei valita, raportti näyttää varaston tilanteen tällä hetkellä.

Varaston huolto -raportilla näytetään myös ne tuotteet, joiden määrä varastossa on negatiivinen tai nolla tai joiden varaston keskiostohinta on negatiivinen tai nolla. Varaston huolto -raporttia kannattaakin käyttää kirjanpidon valmistelun aputyökaluna, josta voi paikallistaa ja korjata varastossa olevien tuotteiden mahdolliset virheet.

Myyntiraportti (uusi) (Kassaraportit)

Myyntiraportilla voit hakea myynnin halutulta ajanjaksolta tuotekohtaisesti. Mikäli raporttiin ei haluta kaikkea myyntiä, voidaan käyttää suodatusvalikkoja, joista voi valita esim. yrityksen (mikäli samalla lisenssillä toimii useita sopimusyrityksiä), työntekijän ja tuotetyypin.

Myyntiraportin tulosjoukon voi ryhmitellä tuotteen mukaan, jolloin raportti esittää yhden tuotteen myynnit yhdellä rivillä. Jos tuotetta myy negatiivisella määrällä tai tekee myynnistä virhekuitin, myyty määrä -summa pienenee vastaavasti. Jos tekee myynnistä palautuksen (Kassa-ohjelman Tee palautus -toiminnolla), palautuksista muodostuu oma negatiivinen rivinsä myyntiraportille. Valinnalla Ryhmittele palautukset voi ryhmitellä palautukset omalle rivilleen.

Myyntiraporttia voidaan myös ryhmitellä niin, että yhdellä rivillä on vaikkapa kokonaisen tuoteryhmän myynti. Myyntiraporttia voi myös käyttää apuna työntekijöiden tai sopimusyrittäjien provisioiden laskemisessa. Raportissa voidaan esittää vain yhden käyttäjän myynti kerrallaan valitsemalla kyseinen käyttäjä tai kaikkien käyttäjien myynnit omilla riveillään käyttämällä Ryhmittely-rastia Asiakaspalvelija-kentän kohdalla. Raportti voidaan myös kohdistaa vain tiettyyn (sopimus)yritykseen tai vain tiettyyn tuotetyyppiin (esim. jos provisiota maksetaan tuotemyynnistä mutta ei palveluista).

Myyntiraportilla lahjakorttien käyttö voidaan joko näyttää negatiivisena summana omalla rivillään tai vähentää lahjakorttien myynnin summasta valinnalla Ryhmittele lahjakorttien ja tilimyyntien käyttö.

Päiväraportit ja raharaportti (Kassaraportit)

Päiväraportti on jaettu kahteen osaan, joista toinen näyttää päiväkohtaiset myynnit maksutavoittain ja toinen arvonlisäveroluokittain. Maksutavat sisältävällä raportilla näkyvät lisäksi kassanostot/panot sekä tilitykset pankkiin tai pankista.

Raharaportti näyttää kassakohtaisen rahaliikenteen kassan viimeisten täsmäytysten väliseltä ajalta, yleensä yhdeltä päivältä. Toimipisteessä voi olla käytössä yksi yhteiskassa kaikille tai useita erillisiä kassoja, esim. sopimusyrityksillä omat tai myyjillä henkilökohtaiset kassat. Raportilla näytetään toimipiste ja yritys, joihin kassa kuuluu, sekä kassan tunniste. Kassan täsmäytyksen alku ja loppu (eli esimerkiksi edellisen ja tämän päivän päätteeksi tehdyt täsmäytykset) näkyvät omissa sarakkeissaan. Tältä ajalta näytetään myynti kokonaissummana ja eri maksutavoille jaoteltuna. Lisäksi taulukossa esitetään pohjakassan määrä kassaa täsmäytettäessä ja uuteen pohjakassaan siirtyvä summa, kassasta tehdyt nostot ja tilitykset, käteis- ja arvosetelipyöristykset sekä mahdollinen kassavirhe (täsmäytystilitys).

Käteisen rahan määrä (Kirjanpitoraportit)

Kun kirjanpitoon tarvitaan tieto siitä, paljonko käteistä rahaa liikkeessä on, sen tiedon saa Käteisen rahan määrä -raportilta. Raportti kertoo, paljonko käteistä rahaa ja arvoseteleitä on liikkeen kassalippaissa ja kassakaapeissa valittuna päivänä. Raportti näyttää täsmäytyksen jälkeisen todellisen tilanteen esim. vaihtorahavirheiden jälkeen.

Lahjakortit

Tehdenissä on lahjakorttimyyntiä varten oma tuotetyyppi Lahjakortti. Lahjakorteista löydät tarkempaa tietoa myös Lahjakortit- ja Lahjakorttiraportti-ohjeista. Lahjakortin voi myydä joko verottomana tai verollisena. Arvonlisävero huomioidaan lahjakortin käytön yhteydessä. Kun lahjakortti myydään kassalla, kirjautuu myyntiä sen veroluokan myyntitilille, millä lahjakortti on myyty. Myyntiraportilla lahjakortin myyntisumma näkyy Lahjakortti-rivillä. Lahjakorttiraportilla lahjakortin arvo näkyy Myyty-kohdassa.

Kun asiakas käyttää lahjakortin, kassaan lyödään ostettavat tuotteet ja maksutavaksi valitaan lahjakortti. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäverot ovat samat, myynnistä ei synny arvonlisäverovelkaa ja se kirjataan ja vastakirjataan samalle tilille. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäveroluokat eroavat, verotettava myyntisumma siirtyy toisen veroluokan tilille.

Myyntiraportilla myyntisummat näkyvät niiden tuotteiden kohdalla mitä on myyty. Lisäksi myyntiraportilla näkyy rivi Lahjakortti (käyttö), jolla on lahjakortilta käytetty summa negatiivisena.

Esimerkki 1. Myydään 100 €:n lahjakortti, jonka veroluokka on 24 %. Myynnistä syntyy ALV-velkaa 19,35 €. Kun asiakas tulee ja käyttää lahjakortin ostaakseen 100 €:n hoidon (sis. ALV 24 %), alunperin maksettu arvonlisävero hyvitetään ja ostetun hoidon arvonlisävero tulee maksettavaksi. Kuitin veroerittelyssä maksettavan arvonlisäveron määräksi jää 0 €, koska vero on jo maksettu.

Esimerkki 2. Myydään 100 €:n lahjakortti, jonka veroluokka on 0 %. Kun asiakas tulee ja käyttää lahjakortin ostaakseen 100 €:n hoidon (sis. ALV 24 %), arvonlisäveroa tulee maksettavaksi 19,35 €.

Lahjakorttimyynti ei oletuksena kirjaudu erilliselle kirjanpitotilille. Ohjelmaan voi kuitenkin luoda tuoteryhmän Lahjakortit ja uuden kirjanpitotilin (esim. Saadut ennakot). Kirjanpitotili sidotaan tuoteryhmän tiedoissa Lahjakortit-tuoteryhmään, jolloin lahjakorttien myynti ja käyttö kirjautuvat Saadut ennakot -tilille. Ohjelma ei kuitenkaan automaattisesti vähennä vanhentuneen lahjakortin arvoa Saadut ennakot -tililtä, vaan mahdollinen korjaus on tehtävä kirjanpidossa käsin. Vanhentuneet lahjakortit löytyvät Raportointi-ohjelmasta Lahjakorttiraportilta.

Tilimyynti 

Tehdenissä voidaan käyttää tilimyyntiominaisuutta, jolla asiakas voi maksaa kerralla ennakkoon suuremman summan esim. erilaisilla liikuntaeduilla. Tällä summalla sitten kuitataan esim. asiakkaan tulevia harjoittelumaksuja.

Tilimyynti vastaa kirjanpidollisesti lahjakorttia, eli se sidotaan yleensä tuoteryhmän kautta Saadut ennakot -kirjanpitotiliin. Kun halutaan kirjanpitoon tietoa saaduista tilimyyntiennakoista, voidaan siihen käyttää lahjakorttiraporttia. Käyttämätön tilimyyntisaldo löytyy raportilta: aseta raportin päättymispäiväksi tilikauden viimeinen päivä ja valitse haluamasi tyyppi. Loppusaldo-näkymästä voit siirtää tiedot Exceliin:

Laskut

Jos yrityksellä on käytössä Laskutus-lisäosa, mutta ei Myyntireskontraa, laskujen tilannetta seurataan Laskutus-ohjelmassa. Laskutetut-osiossa on valikko, josta voi valita näytetäänkö laskulistalla kaikki laskut vai vain avoimet, maksetut tai erääntyneet laskut.

Jos yrityksellä on käytössä myös Myyntireskontra, Kirjanpitoraportit-valikosta löytyvät laskujen seurantaan tarkoitetut raportit: Reskontrakirjanpitoraportti, Avoimet saatavat ja Erääntyneet laskut. (Lue lisää: Yrityksen saatavat raporteilla) Laskuttamattomat laskut- ja Avoimet saatavat -raportit käyttävät uutta raportointipohjaa, eli raportille voi määritellä aikavälin/päivämäärän ja halutessaan ryhmitellä tulokset asiakkaan mukaan. Raportilla näkyy ryhmittelyvalinnoista riippuen myös laskun luontiaika, eräpäivä ja laskun numero.