Asiakaspalvelijoiden ajanvarausraportti

Asiakaspalvelijoiden ajanvarausraportti löytyy Muut raportit -valikosta. Sen avulla voit tarkastella kunkin asiakaspalvelijan valitulla ajanjaksolla suorittamien palveluiden määrää ja niistä saatuja tuloja. Raportin avulla voi myös selvittää, onko jollain asiakaspalvelijalla varauksia, joita ei ole vielä muistettu rahastaa, tai kuinka paljon listahinnoista on valitulla ajanjaksolla annettu alennuksia. Raporttia voi siis käyttää esimerkiksi provisiopohjaisen palkan laskennan tukena/tarkastuksiin.

Ajanvarausten määrässä ryhmävaraus lasketaan asiakaspalvelijalle yhdeksi ajanvaraukseksi. Klikkaamalla lukumäärää Ajanvaraukset-sarakkeessa saat auki tarkemman näkymän kyseisen asiakaspalvelijan varauksista.

Listahinta-arvo näyttää henkilökohtaisen palvelun normaalihinnan. Ryhmävarauksen kohdalla ohjelma kertoo palvelun normaalihinnan tunnille ilmoittautuneiden asiakkaiden määrällä.

Maksettu-sarakkeessa näkyy, kuinka monta palvelua kyseisen asiakaspalvelijan varauksista on maksettu. Ryhmävaraus lasketaan yhdeksi varaukseksi. Jos vain puolet ryhmävarauksen osallistujista on maksanut, maksettuna näkyy siis 0,5 ryhmävarausta.

Maksettu(%) -sarakkeessa näkyy kuinka suuri osa varauksista on maksettu. Tämä lasketaan varausten lukumäärän eikä arvon mukaan.

Maksettu arvo kertoo, paljonko palveluista on oikeasti veloitettu. Tähän lasketaan mukaan kassan kautta tehdyt myynnit. Jos asiakas maksaa ryhmävarauspalvelun asiakastililtä esim. sarjakortilla, palvelu näkyy maksettuna mutta summa ei näy maksetussa arvossa. Jos ryhmävaraus maksetaan kassaan varausmerkinnän Vie kassaan -painikkeella, kassalle maksettu summa lasketaan mukaan maksettuun arvoon.

Jos varaus merkitään maksetuksi varausmerkinnän Merkitse maksetuksi -painikkeella, se näkyy maksettuna kappalemäärässä mutta ei lisää maksettua arvoa.

Asiakkaiden ajanvarausraportti

Asiakkaiden ajanvarausraportti kertoo, keillä asiakkailla on valitulla jaksolla ollut varauksia, kuinka monta, ja mitkä niiden maksutilat ovat. Raportti erottelee toisistaan yksittäiset ajanvaraukset ja ryhmäajanvaraukset. Myös tällä raportilla voi etsiä varauksia, jotka on joko unohdettu rahastaa tai merkitä rahastetuksi. Raportilta näkee myös, kuinka moneen varaukseen tietty asiakas on jättänyt saapumatta. (Katso myös ohje Varattuun ryhmäajanvaraukseen saapumatta tai maksamatta jättäneiden asiakkaiden seuranta)

Napsauta ensin asiakkaan rivillä joko Ajanvaraukset- tai Ryhmäajanvaraukset-sarakkeessa olevaa numeroa, jolloin näet avautuvassa ikkunassa kaikki asiakkaan valitulla aikavälillä tekemät varaukset. Varauksen alkamisaikaa klikkaamalla pääset ajanvarauskalenteriin yksittäisen varauksen tietoihin, josta voit veloittaa käynnin esimerkiksi asiakkaan voimassa olevalta sarjakortilta. (Huomioi, että tässä yhteydessä asiakas merkitään järjestelmän tietoihin saapuneeksi. Seurattavuuden varmistamiseksi kannattaa tässä kohdassa vielä poistaa valinta asiakkaan kohdalla Saapunut-sarakkeesta.)

Jos epäillään, että tietyltä asiakkaalta puuttuu kulunvalvontaleimauksia, myös niitä voi lähteä selvittämään asiakkaiden ajanvarausraportin avulla. Voit valita, että raportti näyttää vain ne varaukset, joita ei ole maksettu tai leimattu. Raportille voi ottaa mukaan myös perutut (palveluntarjoajan perumat) varaukset. 

Palveluraportti

Palveluraportilla voidaan seurata palveluiden tarjoamista ja käyttöä usein eri tavoin. Valittu raporttityyppi (palveluntarjoajan, asiakkaan tai palvelumäärän seuranta) vaikuttaa hieman raportin sarakkeisiin ja siihen, miten palvelumäärät lasketaan:

• Palveluntarjoajan seurantaraportilla nähdään palveluntarjoajan tuottamien palveluiden määrä ja kesto lepoaika mukaan lukien. Jos ryhmäajanvarauksella on monta palveluntarjoajaa, jokaisen työmäärä lasketaan erikseen.
• Asiakkaan seurantaraportilla ryhmäajanvaraukset lasketaan yhdeksi kerraksi kullekin asiakkaalle. Jos siis asiakkaan seurantaraportti ryhmitellään asiakkaan mukaan, palvelukertojen määrä on todennäköisesti moninkertainen verrattuna muuten vastaavilla ehdoilla luotuun palveluntarjoajan seurantaraporttiin.
• Palvelumäärän seurantaraportilla yksi tapahtuma kalenterissa vastaa yhtä tapahtumaa raportilla riippumatta asiakkaiden tai palveluntarjoajien lukumäärästä.

Palveluraporteilla voi selvittää esimerkiksi seuraavia asioita:

• montako kertaa tietty palveluntarjoaja on tiettyä palvelua tuottanut
• kuinka monta kertaa palveluntarjoaja on tuottanut palvelua missäkin toimipisteessä
• kuka palveluntarjoajista on tuottanut tiettyä palvelua kestollisesti eniten
• montako kertaa tietty asiakas on käynyt tietyssä palvelussa tai yhteensä eri palveluissa
• onko asiakas käynyt kurssilla joka kerralla
• kuinka monta PT-ohjausta kuukauden aikana on annettu

Huomioi, että raportilla voi tarkastella vai palveluntarjoajien tarjoamia palveluita, ei resursseihin liitettyjä palveluita (eli ei esim. tietyn Tila-tyyppisen resurssin palveluvarauksia).