Toistuva laskutus

Toistuva laskutus -osiossa voit luoda asiakkaalle laskuprofiilin haluamallasi laskutusjaksolla. Tämä helpottaa säännöllisesti toistuvien maksujen, esim. vuokrien, laskuttamista. Toistuva laskutus on kehitetty erityisesti liikunta-alan tarpeisiin, mutta sitä voi tietysti käyttää myös muissa tilanteissa, joissa asiakkaalle lähetetään laskuja säännöllisesti.

Tulevista laskuista tehdään asiakkaalle toistuva laskuprofiili. 

VINKKI: Luottorajan asettaminen auttaa asiakkaan maksamattomien laskujen hallitsemisessa.

Toistuvan laskuprofiilin luominen

1. Avaa Laskutus-ohjelman alavalikosta Toistuva laskutus ja klikkaa Uusi profiili -painiketta.
   
2. Hae asiakas kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta hänen nimestään Asiakas-kenttään. Jos asiakas kuuluu johonkin hinnastoon, profiiliin lisättävät tuotteet noudattavat hinnaston hintaa.
3. Jos lasku tulee lähettää eri henkilölle tai esim. yritykselle, hae tämä Laskutettava asiakas -kenttään.
4. Voit lisätä halutessasi laskuprofiilille selitteen, joka näkyy laskuprofiili-listauksessa, alennusprosentin, maksuehdon ja toimipisteen.
5. Aseta Aloituspäivä.
   • Jos yrityksessäsi hoidetaan toistuvien laskujen luonti ja lähetys kerran kuukaudessa tiettynä päivänä, kannattaa kaikille laskuprofiileille valita sama aloituspäivä. Usein aloituspäiväksi valitaan kuukauden ensimmäinen päivä.
   • Jos et aseta päättymispäivää, laskutusprofiili on voimassa toistaiseksi.
6. Aseta Laskutusjakso. Esim. jos laskutat kuukauden vuokran kerralla, on jakso 1 kk.
7. Määritä Laskutetaan-kenttään, koska lasku lähetetään. Esim. jos maksuehto on 14 vrk ja haluat laskun eräpäivän olevan laskutusjakson ensimmäinen päivä, pitää lasku lähettää 14 vrk ennen jakson alkua. 
   
8. Tallenna laskuprofiili, siirry profiilin Tuotteet-välilehdelle ja klikkaa Lisää rivi -painiketta.
   
9. Hae Tuote-kenttään laskutettava tuote kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta tuotteen nimestä.
10. Jos haluat, että laskulla on aina mukana jokin lisätieto/viite, voit lisätä sen Viesti-kenttään. 
11. Voit lisätä laskuriville alennusprosentin ja rivikohtaisen viestin. Jos et halua, että kunkin laskun muodostushetkenä voimassa olevat kampanjat vaikuttavat tuotteen hintaan, rasti kohta Ei kampanja-alennusta.
12. Älä salli tilimyyntihyvitystä on liikunta-alalle suunniteltu ominaisuus: tilimyynti on useimmiten ennakkoon maksettua saldoa, eli käytännössä asiakas on maksanut esim. jäsenyyttään liikuntaseteleillä jo ennakkoon. Jos tämä ei koske sinua, älä valitse kohtaa.
13. Klikkaa Lisää-painiketta.
14. Jos asiakas on maksanut ensimmäisen jakson esim. kassalla ja laskutusprofiilin aloituspäivä ei vastaa tämän jakson viimeistä päivää, siirry laskutusprofiilin luomisen jälkeen muokkaamaan asiakkaan laskuprofiilin ensimmäistä laskua siten, että siitä tulee ns. tasauslasku. Ohjeet tähän löydät täältä.

Jos haluat myöhemmin muuttaa yrityksen laskutuskautta (esimerkiksi siirtyä kuukauden laskutuskaudesta neljän viikon laskutuskauteen), se onnistuu näillä ohjeilla.

Laskujen luominen ja alennuksen antaminen toistuvasta laskutusprofiilista

Kun olet tehnyt toistuvat laskutusprofiilit, pitää laskut käydä luomassa määriteltyjen laskutuspäivien mukaisesti. Jos esim. laskutusprofiilien aloituspäivä on aina kuukauden ensimmäinen päivä ja ne laskutetaan 14 vrk ennen jakson alkua, pitää kaikki laskut luoda aina kuukauden 17. tai 18. päivä.

Toistuvat laskut voidaan luoda yrityksen toimintatavan mukaisesti, esim. aina kuun lopussa. Tämä tapahtuu siten, että Toistuva laskutus -osiossa klikataan Luo myynnit -painiketta. Ohjelma muodostaa yhden kuukauden laskut kaikista niistä profiileista, joiden tietojen mukaan laskutus on silloin ajankohtainen. Luodut laskut siirtyvät Laskuttamattomat-välilehdelle. Kun laskut halutaan lähettää, ne valitaan taulukosta tai painetaan Valitse kaikki ja klikataan Laskuta-painiketta.

Kunkin asiakkaan oletuslaskutustavasta riippuen lasku joko tulostetaan tai lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä. Asiakkaan oletuslaskutustapaa voi muuttaa Asiakkaat-ohjelmassa asiakkaan tiedoissa.

Laskujen luomisesta muistutetaan etusivun Ilmoitukset-laatikossa esim. tekstillä: "Sinulla on 20 laskutusta odottavaa profiilia". Kun ilmoitustekstiä klikkaa, pääsee suoraan Toistuva laskutus -osioon.

Huom! Jos toistuvassa laskutusprofiilissa syystä tai toisesta on laskuttamatta esim. kahden kuukauden laskut, täytyy lasku(t) luoda kahteen kertaan. Luo myynnit -painike luo siis kerrallaan aina vain yhden laskun (aikajärjestyksessä vanhemmasta uudempaan).

Jo haluat laittaa asiakkaan toistuvan laskutuksen tauolle tai antaa alennusta toistuvasta laskutuksesta, tutustu näihin ohjeisiin. Huomioi, että jos laskutusprofiilin jaksoa tai laskutuspäivää muutetaan yksittäisten laskujen muokkaamisen jälkeen, profiiliin tehdyt muutokset tulevat voimaan myös aiemmin muokatuilla laskuilla, eli yksittäisille laskuille tehdyt muutokset perutaan. Katso tarkemmin seuraava kohta Toistuvan laskuprofiilin muokkaaminen.

Tuotteen hintamuutokset ja toistuva laskutus

Jos laskutettavan tuotteen hintaa muutetaan, toistuvaan laskuprofiiliin liitetyn tuotteen hinta ei muutu automaattisesti, vaan se tulee käydä manuaalisesti muuttamassa jokaisessa laskutusprofiilissa, johon kyseinen tuote on liitetty. Tarkemmat ohjeet löydät täältä: Tilituotteen hintamuutokset ja toistuva laskutus.

Poistuvat tuotteet ja toistuva laskutus

Joskus yrityksen tuotevalikoimaa voidaan muuttaa siten, että tuotetta ei haluta enää myydä uusille asiakkaille, mutta se halutaan silti pitää mukana vanhojen asiakkaiden toistuvassa laskutuksessa. Tällaisessa tilanteessa poistuvan tuotteen tilaksi kannattaa päivittää esim. Ei myynnissä, jolloin henkilökunta ei voi myydä tuotetta uusille asiakkaille kassalla tai lisätä uuteen toistuvaan laskuprofiiliin. Toistuvassa laskutuksessa mukana olevaa tuotetta ei siis tällaisessa tilanteessa kannata passivoida.

Toistuvan laskuprofiilin muokkaamisen vaikutus tulevien laskujen alennuksiin

Jos teet muutoksia toistuvan laskuprofiilin laskutusjakson pituuteen tai laskutuspäivään, laskutusprofiiliin tallennettavat muutokset kohdistuvat kaikkiin tuleviin laskuihin. Jos yksittäisille tuleville laskuille on esim. asetettu vapaita jaksoja, laskutusprofiilin muokkaaminen yliajaa nämä muutokset. Tehden varoittaa tästä laskutusprofiilia muokattaessa:

Jos haluat joka tapauksessa tehdä muutoksia laskutusprofiiliin, kannattaa tässä kohdassa käydä katsomassa, millaisia muutoksia asiakkaan tuleville laskuille on tehty, ja laittaa tiedot muistiin. Kun sitten tallennat laskutusprofiilin muutokset, pääset siirtymään suoraan tulevien laskujen muokkaamiseen ja voit palauttaa halutuille laskuille mahdolliset vapaat jaksot, alennukset jne.:

Toistuvan laskuprofiilin laskutuksen päättäminen

Kun asiakkaan tilaus päättyy, toistuva laskuprofiili on helppo käydä päättämässä:

1. Mene Laskutus-ohjelman Toistuvaan laskutukseen ja klikkaa asiakkaan laskuprofiili auki.
2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja valitse Ajastus-osion Päättymispäivä-kalenterista haluamasi päivämäärä:
   

Jos asiakkaan viimeinen lasku halutaan vajaalta kuukaudelta, tutustu näihin ohjeisiin.

Huom! Toistuvaa laskutusprofiilia ei kannata poistaa, kun laskutus halutaan lopettaa, vaan aina lisätä profiilille päättymispäivä. Jos profiili poistetaan, Tehdeniin ei jää tietoa sen päättymispäivästä esim. raporteilla tai Toistuva laskutus -ohjelman profiililistaukseen.