Toistuva laskutus

Toistuva laskutus -osiossa voit luoda asiakkaalle laskuprofiilin haluamallasi laskutusjaksolla. Tämä helpottaa säännöllisesti toistuvien maksujen, esim. jäsenmaksujen, laskuttamista.

Tulevista laskuista tehdään asiakkaalle toistuva laskuprofiili. Jotta laskuttaminen olisi yritykselle mahdollisimman helppoa, kannattaa kassalla laskuttaa asiakasta vain kuluvan kuukauden loppuun ja laittaa toistuvan laskuprofiilin aloituspäiväksi aina kuukauden ensimmäinen päivä. 

Otahan huomioon, että asiakkaan Asiakastilille kerääntyy sarja- tai kausikortin voimassaoloaikaa (laskutettavan tuotteen kestoajan verran) aina silloin, kun lasku luodaan profiilin kautta ja laskutetaan. Kortti on siis voimassa, vaikka asiakas ei ole vielä maksanut laskua. VINKKI: Luottorajan asettaminen auttaa asiakkaan maksamattomien laskujen hallitsemisessa.

Toistuvan laskuprofiilin luominen

1. Avaa Laskutus-ohjelman alavalikosta Toistuva laskutus ja klikkaa Uusi profiili -painiketta.
   
2. Hae asiakas kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta hänen nimestään Asiakas-kenttään. Jos asiakas kuuluu johonkin hinnastoon, profiiliin lisättävät tuotteet noudattavat hinnaston hintaa.
3. Jos lasku tulee lähettää eri henkilölle tai esim. yritykselle, hae tämä Laskutettava asiakas -kenttään.
4. Voit lisätä halutessasi laskuprofiilille selitteen, joka näkyy laskuprofiili-listauksessa, alennusprosentin, maksuehdon ja toimipisteen.
5. Aseta Aloituspäivä. Suosittelemme aloituspäiväksi aina kuukauden ensimmäistä. Jos et aseta päättymispäivää, laskutusprofiili on voimassa toistaiseksi.
6. Aseta Laskutusjakso. Esim. jos laskutat kuukauden kuntosalimaksun kerralla, on jakso 1 kk. Laskutusjakson on siis vastattava myytävän tilituotteen kestoa.
   • Esimerkiksi jos laskutusjakson pituudeksi valitaan 3 kuukautta, voidaan laskulla laskuttaa joko 1 kpl 3 kk:n tilituotetta tai 3 kpl 1 kk:n tilituotetta.
7. Määritä Laskutetaan-kenttään, koska lasku lähetetään. Esim. jos maksuehto on 14 vrk ja haluat laskun eräpäivän olevan laskutusjakson ensimmäinen päivä, pitää lasku lähettää 14 vrk ennen jakson alkua. HUOM! Sarja- tai kausikortin voimassaoloaika kerääntyy asiakkaan asiakastilille laskutuspäivänä, joten tilituotteet tulee laskuttaa aina ennen jakson alkua, jotta kulunvalvonta ja asiakkaan leimaaminen tunneille toimisivat oikein.
   
8. Tallenna laskuprofiili, siirry profiilin Tuotteet-välilehdelle ja klikkaa Lisää rivi -painiketta.
   
9. Hae Tuote-kenttään laskutettava tilituote kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta tuotteen nimestä.
10. Voit lisätä laskuriville alennusprosentin ja rivikohtaisen viestin. Jos et halua, että kunkin laskun muodostushetkenä voimassa olevat kampanjat vaikuttavat tuotteen hintaan, rasti kohta Ei kampanja-alennusta.
11. Voit myös estää laskurivin tilimyyntihyvitykset. Tilimyynti on useimmiten ennakkoon maksettua saldoa, eli käytännössä asiakas on maksanut esim. jäsenyyttään liikuntaseteleillä jo ennakkoon. Tiettyihin palveluihin ei saa käyttää liikuntaseteleitä, joten jos asiakkaalla on toistuvassa laskutuksessa palveluita tai tuotteita, joihin ei saa hyödyntää Smartum Liikunta/Tyky-tyyppisiä arvoseteleitä, on turvallisempaa estää tilimyyntihyvitys näille tuoteriveille.
12. Klikkaa Lisää-painiketta.

Jos haluat myöhemmin muuttaa yrityksen laskutuskautta (esimerkiksi siirtyä kuukauden laskutuskaudesta neljän viikon laskutuskauteen), se onnistuu näillä ohjeilla.

Laskujen luominen toistuvasta laskutusprofiilista

Kun olet tehnyt toistuvat laskutusprofiilit, pitää laskut käydä luomassa määriteltyjen laskutuspäivien mukaisesti. Jos esim. laskutusprofiilien aloituspäivä on aina kuukauden ensimmäinen päivä ja ne laskutetaan 14 vrk ennen jakson alkua, pitää kaikki laskut luoda aina kuukauden 17. tai 18. päivä.

Toistuvat laskut voidaan luoda yrityksen toimintatavan mukaisesti, esim. aina kuun lopussa. Tämä tapahtuu siten, että Toistuva laskutus -osiossa klikataan Luo laskut -painiketta. Ohjelma muodostaa yhden kuukauden laskut kaikista niistä profiileista, joiden tietojen mukaan laskutus on silloin ajankohtainen. Luodut laskut siirtyvät Laskuttamattomat-välilehdelle. Kun laskut halutaan lähettää, ne valitaan taulukosta tai painetaan Valitse kaikki ja klikataan Laskuta-painiketta.

Kunkin asiakkaan oletuslaskutustavasta riippuen lasku joko tulostetaan tai lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä. Asiakkaan oletuslaskutustapaa voi muuttaa Asiakkaat-ohjelmassa asiakkaan tiedoissa.

Laskujen luomisesta muistutetaan etusivun Ilmoitukset-laatikossa esim. tekstillä: "Sinulla on 20 laskutusta odottavaa profiilia". Kun ilmoitustekstiä klikkaa, pääsee suoraan Toistuva laskutus -osioon.

Huom! Jos toistuvassa laskutusprofiilissa syystä tai toisesta on laskuttamatta esim. kahden kuukauden laskut, täytyy lasku(t) luoda kahteen kertaan. Luo laskut -painike luo siis kerrallaan aina vain yhden laskun (aikajärjestyksessä vanhemmasta uudempaan).

Lisätietoa toistuvan laskutuksen käytöstä jäsenyyksien laskuttamisessa löydät Liikunta-alan ohjeista. Jos haluat esimerkiksi antaa asiakkaillesi alennusta kesäajalta tai tauottaa jäsenyyden asiakkaan sairasloman ajaksi, tutustu näihin ohjeisiin.

Laskutuslisän käyttö toistuvassa laskutuksessa

Mikäli haluat lisätä laskutuslisän toistuvaan laskutusprofiiiin ja käytössäsi on tilimyynti-tuote ennakkomaksuja varten, laskutuslisää ei kannata lisätä omaksi tuoterivikseen laskutusprofiiliin.

Jos laskutuslisä on omana rivinään laskutusprofiilissa, voi ennakkomaksutilanteessa käydä niin, että asiakkaalle muodostetaan lasku, jossa on pelkkä laskutuslisä. Tältä vältyt tallentamalla laskutuslisän suoraan asiakkaan laskutustietoihin (kts. ohje Asiakkaan-tiedot).

Katso myös ohje tilimyyntituotteen käytöstä: Toistuvan laskutuksen maksaminen liikuntaseteleillä

Tilituotteen hintamuutokset ja toistuva laskutus

Jos tilituotteen hintaa muutetaan, toistuvaan laskuprofiiliin liitetyn tilituotteen hinta ei muutu automaattisesti, vaan se tulee käydä manuaalisesti muuttamassa jokaisessa laskutusprofiilissa, johon kyseinen tuote on liitetty. Näin estetään se, että 12 kk:n jäsenyyden esim. 70 euron kuukausihinnalla hankkinutta ryhdyttäisiin yhtäkkiä kauden puolivälissä tehdyn hintojenkorotuksen myötä laskuttamaan 80 euroa kuukaudessa. 

Toistuvan laskuprofiilin laskutuksen päättäminen

Kun asiakkaan jäsenyys tai tilaus päättyy, toistuva laskuprofiili on helppo käydä päättämässä:

1. Mene Laskutus-ohjelman Toistuvaan laskutukseen ja klikkaa asiakkaan laskuprofiili auki.
2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja valitse Ajastus-osion Päättymispäivä-kalenterista haluamasi päivämäärä:
   

Toistuvan laskuprofiilin päättäminen, kun viimeinen lasku halutaan vajaalta kuukaudelta

Jos toistuva laskutus halutaan päättää kesken kuukautta, saat viimeiseltä kuukaudelta lähetettyä asiakkaalle oikean suuruisen laskun näillä ohjeilla:

1. Etsi irtisanovan asiakkaan toistuva laskutusprofiili Toistuva laskutus -osiosta.
2. Siirry laskutusprofiilin Tulevat laskut -välilehdelle. 
3. Valitse seuraava lasku, klikkaa Muokkaa-painiketta ja muuta laskun päättymispäivää tarpeen mukaan, Jos asiakas esimerkiksi irtisanoo 10.2. ja irtisanomisaika on 1 kk, merkitse päättymispäiväksi 10.3. Tehden laskee automaattisesti laskulle uuden hinnan laskutuskauden pituuden mukaan:
   
4. Tallenna ja palaa Profiilin tiedot -välilehdelle. 
5. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja muuta nyt jäsenyyden päättymispäivä:
   
6. Tallenna. Asiakas saa viimeisen laskunsa toistuvan laskutuksen kautta.