Koontilaskutuksen käyttö

Jos yritykselläsi on käytössä Laskutus-lisäosa, voit kerätä asiakkaan myyntejä koontiin ja laskuttaa ne kerralla esim. kuukauden lopussa. Yleistä tietoa koontilaskutuksesta löydät tästä ohjeesta.

Voit määritellä asiakkaan tiedoissa, saako asiakkaan kohdalla käyttää koontilaskutusta ja millä ehdoilla. Laskutusasetuksissa voidaan myös määritellä, toteutetaanko koontilaskutus aina asiakkaalle määriteltyjen tietojen mukaan, luodaanko jokaisesta koonnissa olevasta laskusta oma laskunsa, vai kysytäänkö tätä aina koontilaskuja luotaessa. Voit tarvittaessa myös ajastaa koontilaskutuksen: Koontilaskutuksen ajastaminen

Koontilaskutuksen käyttö kassalla

1. Mene Kassa-ohjelmaan.
2. Valitse asiakas, hae tuotteet ja palvelut työkuitille ja anna mahdolliset alennukset.
3. Klikkaa Maksa-painiketta.
4. Valitse maksutavaksi Lasku.
5. Vaihda tarvittaessa laskun vastaanottajaa. Vastaanottaja on oletuksena sama asiakas, joka valittiin kassalla.
   • Vastaanottajalla täytyy olla osoite tallennettuna, jotta lasku voidaan muodostaa.
   • Vastaanottajan tiedoissa täytyy olla koontilaskutus sallittuna. Tämä asetus on oletuksena päällä. Jos asiakas on julkishallinnon asiakas, koontilaskutus on oletuksena kielletty, mutta voidaan käydä asiakaskortin Laskutus-osiossa sallimassa lähetteittäin (eli jokaisesta lähetteestä syntyy oma laskunsa). 
6. Lisää rasti Koontilasku-ruutuun. Huom! Jos asiakkaan tiedoissa on valittu esim. Aina, kohtaa ei tarvitse erikseen valita.
7. Merkitse toimituspäivä ja laskutusaihe. Huom! Jos haluat laskun arvopäivän menneisyyteen (esimerkiksi alkuvuonna laskua tehdessä päättyneen vuoden puolelle), valitse jo tässä kohtaa myös toimituspäiväksi menneessä oleva päivä. Toimituspäivää ei voi enää koonnissa olevia lähetteitä laskutettaessa muuttaa.
8. Vie maksutapahtuma loppuun ja pyydä asiakkaalta allekirjoitus tulostuvaan lähetteeseen.

Myynti tallentuu laskutusohjelman Laskuttamattomat-osioon ja se näkyy myös kassaohjelman Kuitit-taulukossa. Huomioi, että Tehdenissä lähetteestä syntyy myyntisaatava heti, kun siirretään koontiin, eli jo ennen varsinaisen laskun luomista ja lähettämistä.

Huomioi, että jos yrityksesi käyttää myyntitilauksia, ja kassalla koontiin siirrettävälle myyntitilaukselle on valittu asiakkaan oletuksesta poikkeava maksuehto, tätä ei huomioida koontilaskutuksessa, vaan käytetään asiakkaan oletusmaksuehtoa. Jos asiakkaalle ei ole asetettu oletusmaksuehtoa, laskulla käytetään yrityksen oletusmaksuehtoa.

Kassamyyntien lisäksi Laskuttamattomat-osioon voi kertyä rivejä toistuvan laskutuksen profiilien tai myyntitilausten kautta.

Koontilaskun lähetys

1. Mene Laskutus-ohjelman Laskuttamattomat-osioon.
2. Voit tarkistaa, että summat näyttävät oikeilta ja avata tarvittaessa yksittäisen lähetteen klikkaamalla sen numeroa. Virheellisen myynnin saa poistettua valitsemalla kyseisen rivin ja klikkaamalla sitten Hyvitä-painiketta. Tämän jälkeen myynnin voi tehdä kassalla uudestaan oikeilla tiedoilla.
3. Valitse myynnit, jotka haluat laskuttaa.
   • Jos haluat laskuttaa kaikki myynnit, klikkaa Valitse kaikki -painiketta. Huom! Jos laskuttamattomia lähetteitä on yli 1 000 kappaletta, saat valittua loput lähetteet napsauttamalla huomiolaatikon linkkiä.
   • Jos haluat laskuttaa vain tietyn asiakkaan myynnit, kirjoita vastaanottajan nimeä hakukenttään ja valitse oikeat rivit. Voit myös suodattaa myyntejä asiakasryhmän ja tilaustyypin mukaan.
   • Voit suodattaa taulukossa näkyviä rivejä arvo- tai toimituspäivän mukaan ja valita sitten haluamasi rivit.
   • Laskun summa -kentän avulla voit valita laskutettaviksi vain ne asiakkaat, joille on kertynyt laskutettavaa yli halutun summan.
4. Klikkaa Laskuta, jolloin avautuu seuraava ikkuna:
   
5. Tee ikkunassa seuraavat valinnat:
   
   • Valitse toimituspäivän avulla, kuinka vanhat myynnit otetaan mukaan koontiin. Voit esimerkiksi laskuttaa kaikki edellisen kuun lähetteet valitsemalla viimeiseksi toimituspäiväksi edellisen kuun viimeisen päivän. Huomaa, että laskutettavan lähetteen toimituspäivää ei pysty jälkikäteen muuttamaan ja koontilaskussa toimituspäivä-valinnalla vain rajataan, mitkä lähetteistä laskutetaan. Koontilaskun toimituspäivä on siis aina myöhempi tai sama kuin tuoreimman laskutettavan lähetteen toimituspäivä.
   • Valitse kootaanko kaikki saman asiakkaan lähetteet samaan laskuun vai tehdäänkö jokaisesta lähetteestä erillinen lasku. Jos olet ottanut laskutusasetuksissa käyttöön vaihtoehdon Asiakastietojen mukaan tai Jokainen omaan laskuun, tässä ei tarvitse enää tehdä valintaa.
   • Laskun päivämäärä on oletuksena kuluva päivä. Huom! Laskun päivämäärä voi olla aikaisintaan uusimman laskutettavan lähetteen toimituspäivä. Laskua ei siis voi päivätä lähetteen toimituspäivää kauemmas menneisyyteen. Jos näin tehdään, Tehden tiputtaa luotavalta laskulta pois ne lähetteet, joissa toimituspäivä olisi laskun päivämäärää myöhemmin, ja saat myös sähköpostiisi tästä ilmoituksen. Muiden lähetteiden osalta lasku luodaan normaalisti, ja laskuttamatta jääneet lähetteet palautuvat Laskuttamattomat-listalle. Syy lähetteen käsittelyn epäonnistumisesta löytyy, kun viet kursorin infopainikkeen päälle:
     
   • Kirjanpidollinen arvopäivä on oletuksena sama kuin koontilaskulle valittu toimituspäivä. Valitse, lasketaanko laskun eräpäivä laskun päivämäärästä vai arvopäivästä.
   • Valitse maksuehto, jota käytetään mikäli lähetteellä ei ole maksuehtoa merkittynä eikä asiakkaan tiedoista löydy maksuehtoa. Jos asiakkaan lähetteitä kootaan samaan laskuun, käytetään laskussa pisintä lähetteiltä löytyvää maksuehtoa.
   • Voit pakottaa rastimalla valitsemasi maksuehdon kaikkiin laskuihin, vaikka lähetteissä tai asiakkaalla olisi merkittynä jokin muu maksuehto.
   • Laskutuslisä on oletuksena valittu tulemaan asiakastietojen laskutuslisävalinnan perusteella. Voit myös valita alemman vaihtoehdon, jolloin asiakastietoihin merkityistä laskutuslisätiedoista ei välitetä vaan kaikkiin muodostettaviin laskuihin lisätään tässä valitsemasi laskutuslisä. Oletuksena koontilaskuihin ei tule laskutuslisää lainkaan, mutta voit myös hakea valintalistaan jonkin tuotteen, joka lisätään laskutuslisäksi kaikkiin muodostuviin laskuihin.
   • Jos olet ottanut uuden laskupohjan käyttöön, näet Laskupohja-kohdan, jossa voit valita, käytetäänkö asiakastietojen mukaista laskupohjaa vai valitaanko kaikille nyt lähetettäville laskuille jokin muu laskupohja.
   • Jos koonnissa on vain yhden asiakkaan tai yhden hankkeen laskuja, voit tarvittaessa antaa asiakkaan tilausnumeron, viitteen ja mahdolliset lisätiedot. Voit myös lisätä Muut lisätiedot -painikkeen kautta laskulle sopimusnumeron, tiliöintiviitteen, työmaanumeron ja/tai kustannuspaikan. Nämä tulostuvat laskun oikeaan yläkulmaan. Jos koonnin yksittäisille myynneille on annettu vastaavia tietoja, ne tulostuvat laskulle myyntirivin tietoihin.
     
   • Huomio henkilökunnalle ei tulostu laskulle, vaan on tarkoitettu henkilökunnalle, ja näkyy Laskutetut-listauksessa, kun hiiren vie korostetun Huomio-kuvakkeen päälle:
     
6. Klikkaa OK. Koontilaskut lähetetään kunkin asiakkaan tietoihin merkityn oletuslaskutustavan mukaisesti. Valmiit laskut löytyvät Laskutetut-osiosta.

Koonnissa olevan laskun asiakkaan vaihtaminen tai muut muutokset laskuun

Joskus saattaa käydä niin, että koonnissa olevan laskun asiakasta täytyy vaihtaa tai esimerkiksi muuttaa lähetteen rivejä. Tällöin voit toimia seuraavasti:

1. Mene Laskuttamattomat-ohjelmaan ja valitse lähete, jonka tietoja haluat muuttaa.
2. Klikkaa ylälaidan Hyvitä-painiketta. Valitse kohta Palauta tuotteet varastosaldoon. Jos lähete liittyy myyntitilaukseen valitse myös kohdat Avaa tilaus virhekuitin käsittelyn jälkeen ja Kumoa tilauksen keräysyksiköt ja klikkaa Kyllä:
   
3. Kyllä-painikkeen painamisen jälkeen pääset suoraan myyntitilaukselle. Tilauksen Myynnit-välilehdellä löytyy tieto lähetteen hyvittämisestä. Asiakkaalle ei muodostu hyvityslaskua.
4. Tee nyt tarvittavat muutokset tilausriveihin, asiakkaaseen jne. Siirry sitten joko keräilemään tilausta (tai jos yrityksessäsi käytetään pikamaksua, valitse se).
5. Kun valitset taas maksutavaksi Laskun ja rastit Lasku-ikkunassa Koontilasku-kohdan, myynti siirtyy koontiin ja varastosaldot ovat oikein.

HUOM! Jos asiakas on oikein, mutta esim. asiakkaan verkkolaskuosoite väärin, riittää, että käyt korjaamassa tiedot asiakkaan asiakaskortilla ennen kuin laskuttamaton tosite siirretään laskutettavaksi.