Laskuttamattomat (koontilaskutus)

Koontilasku tarkoittaa useasta toimituksesta luotua yhteenvetolaskua. Kunkin asiakkaan tiedoissa on mahdollisuus valita, hyväksytäänkö koontilaskutus kyseiselle asiakkaalle. Oletuksena koontilaskutus on käytössä kaikilla asiakkailla.

Laskuttamattomat-osioon kertyvät kaikki laskut, jotka on kassalla myyty koontilaskulle. Lisäksi tähän osioon kertyvät toistuvan laskutuksen profiileista muodostetut laskut tarkistettavaksi ennen lopullista lähetystä. Myös myyntitilauksista muodostuvat laskut kertyvät Laskuttamattomat-osioon, mikäli lähetyksen maksuehdoissa valitaan koontilaskutus. Laskuttamattomia laskuja voi tarkastella myös Laskuttamattomat laskut -raportilla, jossa laskut voi ryhmitellä asiakaskohtaisesti.

Laskuttamattomat-osiossa muodostat koontiin lisätyistä myynneistä lopulliset laskut. Laskuta-painiketta klikkaamalla aukeaa uusi ikkuna, jossa voit valita lähetätkö saman asiakkaan kaikki myynnit yhdellä laskulla, jokaisen myynnin erikseen omana laskunaan vai yhdistätkö samalla eräpäivällä olevat saman asiakkaan myynnit yhteen laskuun.

Laskun summa -kentän avulla voit valita laskutettavaksi vain ne asiakkaat, joiden koonnissa olevien myyntien arvonlisäverollinen summa on vähintään kenttään merkitty luku. Esim. jos laskun summaksi merkitään 20 €, taulukosta jäävät pois sellaiset asiakkaat, joiden laskuttamattomista myynneistä kertyy yhteensä alle 20 €.

Laskuttamattomat-osiossa voi suodattaa myyntejä myös arvo- ja toimituspäivän mukaan. Jos yritys käyttää myyntitilauksia, myyntejä voi lisäksi valita laskutettavaksi tilaustyypin mukaan.

Koontilaskutus tapahtuu taustaprosessina, jonka päätyttyä ajon käynnistänyt käyttäjä saa halutessaan sähköpostiinsa laskutusajoraportin. Sähköpostiosoitetta kysytään, kun laskutusajo käynnistetään. Haluan koontilaskutuksesta sähköpostiraportin -kohta on oletuksena valittu, mutta valinnan voi myös poistaa. Tehden muistaa valinnan jatkossa. Kentässä on oletuksena laskutusajon käynnistäneen Tehden-käyttäjän sähköpostiosoite, mutta siihen voi vaihtaa myös muun yrityksen työntekijän osoitteen:

Laskutusajoraportista selviää,

• kuinka monta lähetettä käsiteltiin,
• kuinka monta laskua muodostui,
• kuinka monta laskua toimitettiin milläkin toimitustavalla (vaihtoehtoja Tulostus, Sähköinen laskutus, Ulkoinen laskutus, Tulostuspalvelu ja Sähköposti) ja
• miten monen laskun luominen epäonnistui.

Jos joidenkin laskujen toimitustavaksi on valittu ”Tulostus”, järjestelmä luo tulostettavista laskuista yhden pdf-tiedoston. Pdf-muotoisten laskujen latauslinkki löytyy sähköpostista, ja se tallentuu myös Tehdeniin Tiedostot-osioon (oikean yläkulman -kuvake) nimellä Tulostettavat laskut dd.nn.yyyy. Jos sähköpostiraportin lähetys ei ole käytössä, laskut löytyvät Tehdenin Tiedostot-osiosta. Huom! Jos yhdenkin laskun luominen epäonnistuu, sähköpostiraportin otsikko on "Koontilaskutuksen luominen epäonnistui". Suurin osa laskuista on silti voinut lähteä onnistuneesti, ja niiden tiedot löytyvät sähköpostista. Jos jonkin laskun luominen epäonnistuu, lähete palaa Laskuttamattomat-näkymään. Läheterivillä olevaa huutomerkkiä klikkaamalla näkee, miksi laskun luominen epäonnistui.

Laskutusajoraportilta näkee nopeasti, kuinka suuri osa yrityksen laskuista lähetetään esim. sähköpostitse, ja jos yrityksessä halutaan kannustaa asiakkaita jonkin tietyn laskumuodon käyttöön, raportilta näkee heti, miten hyvin tässä on onnistuttu.

Käsiteltävinä olevien laskuttamattomien laskujen tilaa voi käsittelyn aikana tarkastella Laskuttamattomat-sivun Käsittelyssä olevat lähetteet -painiketta klikkaamalla:

Painikkeesta klikkaamalla aukeaa uusi ikkuna, jossa näytetään kaikki käsiteltäväksi merkityt lähetteet. Tämä on sähköpostiraporttia reaaliaikaisempi vaihtoehto laskutusprosessin seuraamiseen, ja tätä kautta voi myös havaita mahdolliset jumiutuneet lähetykset. Kun laskut on lähetetty, ne löytyvät Laskutetut-otsikon alta.