Laskuttamattomat (koontilaskutus)

Yleistä koontilaskutuksesta

Koontilasku tarkoittaa useasta myynnistä luotua yhteenvetolaskua. Lähetteestä syntyy myyntisaatava heti kun se siirretään koontiin laskutusta odottamaan, eli siis jo ennen varsinaisen laskun luomista.

Kunkin asiakkaan tiedoissa on mahdollisuus valita, hyväksytäänkö koontilaskutus kyseiselle asiakkaalle (katso myös Uuden asiakkaan luonti). Oletuksena koontilaskutus on käytössä kaikilla asiakkailla. Jos asiakas on julkishallinnon asiakas, koontilaskutus on oletuksena estetty, mutta voidaan asiakaskortilla sallia lähetteittäin (eli kustakin lähetteestä luodaan erillinen lasku). Koontilaskutuksen asiakaskortilla valittavia vaihtoehtoja ovat:

• Sallittu: Kun koontilaskutus on sallittua, voit laskulle myydessä valita Koontilaskutus-kohdan, jolloin lähete siirtyy koontiin.
• Ei sallittu: Myyntiä ei voi siirtää koontiin, vaan lasku luodaan heti.
• Aina: Myynti siirretään Lasku-maksutavalla aina koontiin.
• Aina, hyvitys erikseen: Mahdolliset hyvityslaskut siirretään myös koontiin, mutta kun laskuja luodaan, niistä luodaan erillinen lasku.
• Aina, asiakkaat erikseen: Jos laskutettavalle asiakkaalle luotavissa koontilaskuissa on useiden eri asiakkaiden lähetteitä, niitä ei koota kaikkia samalle laskulle vaan luodaan koontilasku kustakin asiakkaasta. Tämä on kätevää, kun laskutettavana asiakkaana on esim. vakuutusyhtiö.
• Aina, asiakkaat ja hyvitys erikseen: Kuten edellä, ja hyvityslaskuista luodaan aina erillinen lasku.
• Aina, lähetteittäin: Tätä kannattaa käyttää, kun laskutetaan julkishallinnon asiakkaita. Näin myynnit voi siirtää koontiin ja käsitellä esim. kerran kuussa, mutta jokaisesta lähetteestä (myynnistä) luodaan oma laskunsa.
  

Laskuttamattomat-osio: koontiin siirretyt myynnit ja toistuvan laskutuksen laskut

Laskuttamattomat-osioon kertyvät kaikki laskut, jotka on kassalla myyty koontilaskulle. Lisäksi tähän osioon kertyvät toistuvan laskutuksen profiileista muodostetut laskut tarkistettavaksi ennen lopullista lähetystä. Myös myyntitilauksista muodostuvat laskut kertyvät Laskuttamattomat-osioon, mikäli lähetyksen maksuehdoissa valitaan koontilaskutus.

Laskuttamattomat-osiossa muodostat koontiin lisätyistä myynneistä lopulliset laskut. Laskuta-painiketta klikkaamalla aukeaa uusi ikkuna, jossa voit valita lähetätkö saman asiakkaan kaikki myynnit yhdellä laskulla, jokaisen myynnin erikseen omana laskunaan vai yhdistätkö samalla eräpäivällä olevat saman asiakkaan myynnit yhteen laskuun. Ks. ohjeet Koontilaskutuksen käyttö.

Laskun summa -kentän avulla voit valita laskutettavaksi vain ne asiakkaat, joiden koonnissa olevien myyntien arvonlisäverollinen summa on vähintään kenttään merkitty luku. Esim. jos laskun summaksi merkitään 20 €, taulukosta jäävät pois sellaiset asiakkaat, joiden laskuttamattomista myynneistä kertyy yhteensä alle 20 €.

Laskuttamattomat-osiossa voi suodattaa myyntejä myös arvo- ja toimituspäivän mukaan. Jos yritys käyttää myyntitilauksia, myyntejä voi lisäksi valita laskutettavaksi tilaustyypin mukaan.

Laskuttamattomat laskut -raportti

Laskuttamattomia laskuja voi tarkastella myös Laskuttamattomat laskut -raportilla, jossa laskut voi ryhmitellä asiakaskohtaisesti:

Sähköpostiraportti koontilaskutuksesta

Koontilaskutus tapahtuu taustaprosessina, jonka päätyttyä ajon käynnistänyt käyttäjä saa halutessaan sähköpostiinsa laskutusajoraportin. Sähköpostiosoitetta kysytään, kun laskutusajo käynnistetään. Haluan koontilaskutuksesta sähköpostiraportin -kohta on oletuksena valittu, mutta valinnan voi myös poistaa. Tehden muistaa valinnan jatkossa. Kentässä on oletuksena laskutusajon käynnistäneen Tehden-käyttäjän sähköpostiosoite, mutta siihen voi vaihtaa myös muun yrityksen työntekijän osoitteen:

Laskutusajoraportista selviää,

• kuinka monta lähetettä käsiteltiin,
• kuinka monta laskua muodostui,
• kuinka monta laskua toimitettiin milläkin toimitustavalla (vaihtoehtoja Tulostus, Sähköinen laskutus, Ulkoinen laskutus, Tulostuspalvelu ja Sähköposti),
• mikä oli muodostuneiden laskujen summa yhteensä,
• montako 0-arvoista laskua luotiin ja
• miten monen laskun luominen epäonnistui.

Huom! Jos yhdenkin laskun luominen epäonnistuu, sähköpostiraportin otsikko on "Koontilaskutuksen luominen epäonnistui". Suurin osa laskuista on silti voinut lähteä onnistuneesti, ja niiden tiedot löytyvät sähköpostista. Jos jonkin laskun luominen epäonnistuu, lähete palaa Laskuttamattomat-näkymään. Läheterivillä olevaa huutomerkkiä klikkaamalla näkee, miksi laskun luominen epäonnistui.

Laskutusajoraportilta näkee nopeasti, kuinka suuri osa yrityksen laskuista lähetetään esim. sähköpostitse, ja jos yrityksessä halutaan kannustaa asiakkaita jonkin tietyn laskumuodon käyttöön, raportilta näkee heti, miten hyvin tässä on onnistuttu.

Käsiteltävänä olevien laskuttamattomien laskujen tila

Käsiteltävinä olevien laskuttamattomien laskujen tilaa voi käsittelyn aikana tarkastella Laskuttamattomat-sivun Käsittelyssä olevat lähetteet -painiketta klikkaamalla:

Painikkeesta klikkaamalla aukeaa uusi ikkuna, jossa näytetään kaikki käsiteltäväksi merkityt lähetteet. Tämä on sähköpostiraporttia reaaliaikaisempi vaihtoehto laskutusprosessin seuraamiseen, ja tätä kautta voi myös havaita mahdolliset jumiutuneet lähetykset. Kun laskut on lähetetty, ne löytyvät Laskutetut-otsikon alta.

Laskun toimitustapana tulostus

Jos joidenkin laskujen toimitustavaksi on valittu ”Tulostus”, järjestelmä luo tulostettavista laskuista yhden pdf-tiedoston. Pdf-muotoisten laskujen latauslinkki löytyy sähköpostiin lähetetystä laskutusajoraportista, ja se tallentuu myös Tehdeniin Tiedostot-osioon (oikean yläkulman -kuvake) nimellä Tulostettavat laskut dd.nn.yyyy.

Jos sähköpostiraportin lähetys ei ole käytössä, laskut löytyvät Tehdenin Tiedostot-osiosta.