Laskun lähetysten seuranta

Jos lasku on lähetetty sähköpostin liitteenä tai sähköisesti verkkolaskuna, voit tarkistaa laskun tilanteen Laskutus-ohjelman Laskutetut-osiossa.

Jos viestin lähetys on epäonnistunut, Huomio-sarakkeessa näkyy huutomerkki. Kun viet hiiren sen päälle, saat lisätietoa lähetyksen epäonnistumisesta. Jos laskuja on paljon, voit järjestää taulukon Huomio-sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakkeen nimeä. Näin saat kaikki huutomerkillä varustetut rivit ylimmäiseksi taulukossa.

Toimitustapana sähköposti

Jos lähetys epäonnistui virheellisen sähköpostiosoitteen vuoksi, voit käydä muuttamassa asiakkaan sähköpostiosoitteen oikeaksi Asiakkaat-ohjelmassa ja palata sitten Laskutus-ohjelmaan lähettämään laskun uudelleen. Laskun uudelleenlähetys tapahtuu valitsemalla ensin laskurivi taulukossa ja klikkaamalla sitten Lähetä uudelleen -painikkeen valikosta haluttua lähetystapaa. Tarkista, että Lähetä lasku -ikkunassa näkyvä sähköpostiosoite on oikea ja korjaa sähköpostiosoite tarvittaessa myös tässä ikkunassa.

Jos lähetys epäonnistui, koska vastaanottajan sähköposti oli täynnä, ota yhteyttä asiakkaaseen muulla tavoin.

Toimitustapana sähköinen lasku

Jos sähköisen laskun lähetys on epäonnistunut, voit yrittää lähetystä uudelleen. Mikäli lähetys toisella yrittämällä onnistuu, oli kyse Maventan tilapäisestä katkoksesta. Mikäli lähetys Maventaan on onnistunut mutta lähetys ei ole mennyt perillä, sinulla on todennäköisesti tarkempi virheilmoitus sähköpostissa, jos olet määrittänyt välitysvirheille sähköpostiosoitteen sähköisen laskutuksen asetuksissa. Tehden-ohjelma estää laskun uudelleen lähetyksen, mikäli Maventa on vastaanottanut ja hylännyt laskun.

Yleensä sähköisen laskun välitys epäonnistuu seuraavista syistä:

• Laskulta puuttuu osoitetiedot (nämä ovat pakolliset, vaikka lasku olisi e-lasku tai B2B Finvoice)
  • Osoitteen tulee olla joko Postiosoite tai Laskutusosoite
• Sähköinen laskutusosoite on virheellinen (vain, jos kyseessä on yritysasiakkaalle lähetetty B2B Finvoice)
• e-laskutussopimus ei ole voimassa (vain, jos kyseessä on kuluttaja-asiakkaan e-lasku)

Hylätyn sähköisen laskun uudelleen lähetys:

1. Korjaa asiakkaan tiedoista virheelliset/puutteelliset tiedot.
2. Valitse Laskutetut-taulukosta vikatilassa oleva lasku ja klikkaa Vaihda asiakasta -painiketta, mutta valitse laskun alkuperäinen vastaanottaja uudestaan.
3. Ohjelma luo automaattisen hyvityslaskun alkuperäiselle laskulle ja luo uuden laskun samoilla tuotetiedoilla ja lähettää sen.
4. Jos laskuun liittyy myyntitilaus, se täytyy perua asiakkaan vaihtamisen yhteydessä! Tämä johtuu siitä, että kun uusi lasku muodostuu, se ei enää ole yhteydessä alkuperäiseen myyntitilaukseen, vaan alkuperäisen myyntitilauksen tiedoissa näkyy vain hyvityslasku. Jos siis myyntitilausta ei peruta, tilauksella/laskulla olevien tuotteiden saldoa varataan kaksinkertaisesti (sekä laskulla että alkuperäisellä, nyt keräilemättömällä myyntitilauksella). Myyntitilauksen saa peruttua tilauksen alalaidassa olevaa Peruuta tilaus -painiketta klikkaamalla. HUOM! Jos haluat vaihtaa asiakkaan laskutusosoitetta koonnissa olevalla, laskuttamattomalla laskulla, tutustu koontilaskutuksen ohjeeseen.

Laskuun itsessään tallentuvat kaikki laskun välitykseen liittyvät tiedot (asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, laskutusosoite, sähköisen laskutuksen osoite jne). Nämä tiedot ovat kiinteitä kuten kuitissa ja ne eivät saa muuttua. Siksi virheellisillä tiedoilla välitysongelmiin päätynyt lasku on usein tehtävä kokonaan uudelleen.