Laskun lähetysten seuranta

Jos lasku on lähetetty sähköpostin liitteenä tai sähköisesti verkkolaskuna, voit tarkistaa laskun tilanteen Laskutus-ohjelman Laskutetut-osiossa.

Jos viestin lähetys on epäonnistunut, Huomio-sarakkeessa näkyy huutomerkki. Kun viet hiiren sen päälle, saat lisätietoa lähetyksen epäonnistumisesta. Jos laskuja on paljon, voit järjestää taulukon Huomio-sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakkeen nimeä. Näin saat kaikki huutomerkillä varustetut rivit ylimmäiseksi taulukossa.

Toimitustapana sähköposti

Jos lähetys epäonnistui virheellisen sähköpostiosoitteen vuoksi, voit käydä muuttamassa asiakkaan sähköpostiosoitteen oikeaksi Asiakkaat-ohjelmassa ja palata sitten Laskutus-ohjelmaan lähettämään laskun uudelleen. Laskun uudelleenlähetys tapahtuu valitsemalla ensin laskurivi taulukossa ja klikkaamalla sitten Lähetä uudelleen -painikkeen valikosta haluttua lähetystapaa. Tarkista, että Lähetä lasku -ikkunassa näkyvä sähköpostiosoite on oikea ja korjaa sähköpostiosoite tarvittaessa myös tässä ikkunassa.

Jos lähetys epäonnistui, koska vastaanottajan sähköposti oli täynnä, ota yhteyttä asiakkaaseen muulla tavoin.

Toimitustapana sähköinen lasku

Jos sähköisen laskun lähetys on epäonnistunut, voit yrittää lähetystä uudelleen. Mikäli lähetys toisella yrittämällä onnistuu, oli kyse Maventan tilapäisestä katkoksesta. Mikäli lähetys Maventaan on onnistunut mutta lähetys ei ole mennyt perillä, sinulla on todennäköisesti tarkempi virheilmoitus sähköpostissa, jos olet määrittänyt välitysvirheille sähköpostiosoitteen sähköisen laskutuksen asetuksissa. Tehden-ohjelma estää laskun uudelleen lähetyksen, mikäli Maventa on vastaanottanut ja hylännyt laskun. 

Yleensä sähköisen laskun välitys epäonnistuu seuraavista syistä:

• Laskulta puuttuu osoitetiedot (nämä ovat pakolliset, vaikka lasku olisi e-lasku tai B2B Finvoice)
  • Osoitteen tulee olla joko Postiosoite tai Laskutusosoite
• Sähköinen laskutusosoite on virheellinen (vain, jos kyseessä on yritysasiakkaalle lähetetty B2B Finvoice)
• e-laskutussopimus ei ole voimassa (vain, jos kyseessä on kuluttaja-asiakkaan e-lasku). Tämä johtuu usein siitä, että kun asiakkaasi on tilannut e-laskun, tilauksen tunnisteeksi on syötetty väärä numero (pitäisi olla vanhan laskun viitenumero).

Hylätyn sähköisen laskun uudelleen lähetys

Kun lasku on siirtynyt Maventaan ja laskun virhe on esim. osoitetiedoissa tai asiakkaan nimessä, voit aina kirjautua Maventan portaaliin, muuttaa siellä asiakkaan tietoja ja lähettää laskun uudelleen sitä kautta. Tämä on yksinkertaisempi vaihtoehto, jossa Tehdeniin ei synny hyvityslaskua tai uutta laskua (mahdollisesti eri tilikaudelle kuin alkuperäinen lasku). Jos kuitenkin haluat lähettää laskun uudelleen Tehdenistä, voit toimia seuraavasti:

1. Korjaa asiakkaan tiedoista virheelliset/puutteelliset tiedot.
2. Valitse Laskutetut-taulukosta vikatilassa oleva lasku ja klikkaa Vaihda asiakasta -painiketta, mutta valitse laskun alkuperäinen vastaanottaja uudestaan.
3. Ohjelma luo automaattisen hyvityslaskun alkuperäiselle laskulle ja luo uuden laskun samoilla tuotetiedoilla ja lähettää sen. Sekä hyvitysmyynti että uusi lasku linkittyvät alkuperäiselle myyntitilaukselle.
4. HUOM! Jos haluat vaihtaa asiakkaan laskutusosoitetta koonnissa olevalla, laskuttamattomalla laskulla, tutustu koontilaskutuksen ohjeeseen.

Laskuun itsessään tallentuvat kaikki laskun välitykseen liittyvät tiedot (asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, laskutusosoite, sähköisen laskutuksen osoite jne). Nämä tiedot ovat kiinteitä kuten kuitissa ja ne eivät saa muuttua. Siksi virheellisillä tiedoilla välitysongelmiin päätynyt lasku on usein tehtävä kokonaan uudelleen.

Laskun lähetys onnistunut, mutta asiakas ei ole saanut laskua

Jos lasku on lähtenyt onnistuneesti Tehdenistä ja asiakkaan e-laskutussopimus on voimassa, mutta asiakas ei tästä huolimatta ole saanut laskua, voit kirjautua Maventa-tilillesi ja tarkistaa sieltä, miten laskun lähetys asiakkaalle on edennyt. Tapahtumalokista näet kaikki laskun lähetyksen vaiheet (luonti, lähetys, siirto, toimitus jne.). Jos tilin tapahtumalokin mukaan lasku on toimitettu onnistuneesti, suosittelemme olemaan yhteydessä Maventan asiakaspalveluun.