Laskulle myynti

Jotta voit luoda laskun, yritykselläsi täytyy olla käytössä Laskutus-lisäosa, jonka laskutusasetukset on hoidettu kuntoon. Laskutuksen täytyy myös olla lisätty maksutavaksi yritysasetuksissa. Jos laskulle myynti ei onnistu, tarkista aluksi täältä, onko kaikki taustavalinnat tehty.

Laskun voi muodostaa joko henkilöasiakkaalle tai yritykselle. Käytettävä laskupohja muodostuu sen mukaisesti, onko laskutettava asiakastyyppi Yritys, Henkilö, Valtio tai Yhteisö.  

Henkilöasiakkaalle muodostuvassa laskussa tuoterivit sisältävät arvonlisäveron. Yritysasiakkaalle muodostuvassa laskussa tuoterivit ovat verottomia. 

Jos olet ottanut laskutusasetuksissa uudet laskupohjat käyttöön, voit valita, mitä laskupohjaa käytetään. Laskutusasetusten Laskupohja (uusi) -välilehdellä voidaan määritellä asiakasryhmä- ja toimipistekohtaisesti käytettävät oletuslaskupohjat. Laskuikkunassa on oletuksena valittu joko yrityksen tai asiakkaan oletuslaskupohja, mutta voit valita myös muun valmiin laskupohjan. Lue lisää: Laskupohjat (uusi)

Myyminen laskulle

1. Avaa Kassa-ohjelma. Valitse asiakas, hae tuotteet ja palvelut työkuitille ja anna mahdolliset alennukset. Jos kyseessä on varaus, voit tuoda palvelun kalenterista kassaan normaaliin tapaan.
2. Klikkaa Maksa-painiketta.
3. Aukeavan Maksutavan valinta -ikkunan ylälaidassa voit tehdä kuittiin liittyviä valintoja, lisätä tilausviitteen yms. jo ennen kuin valitset maksutavan ikkunan alalaidasta. Huom! Jos laskutat julkishallinnon asiakasta (yleensä kunta tai valtio), laskulle on lisättävä soveltuvin osin seuraavat tiedot: tilausnumero, sopimusnumero, tiliöintiviite, työmaanumero ja kustannuspaikka. Pääset syöttämään nämä tiedot Muut lisätiedot -painikkeesta: 
   
   
   • Jos muut lisätiedot eivät näy laskulla, käy Laskutusasetusten Laskupohjat (Uusi) -välilehdellä varmistamassa, että vastaavat laskurivit on lisätty käyttämällesi laskupohjalle.
4. Valitse maksutavaksi Lasku, jolloin avautuu ikkuna laskun tietojen tallentamiseen.
5. Huom! Jos olet asettanut asiakkaalle luottorajan ja se ylittyy, Tehden varoittaa siitä, ja jos luottorajan ylitys ei ole sallittu, laskulle ei voida myydä:
   
   Lisätietoja löydät ohjeesta Laskutusasetukset
6. Vastaanottaja on oletuksena sama asiakas, joka valittiin kassalla. Vastaanottajan voi tarvittaessa vaihtaa, esimerkiksi jos yritys maksaa henkilökuntansa jäsenen varaaman palvelun. Vastaanottajan täytyy kuitenkin olla tallennettu asiakasrekisteriin.
   • Vastaanottajan osoitetiedot ovat pakolliset, kun maksutapana on lasku. Ohjelma varoittaa, jos osoitetiedot ovat puutteelliset. Voit muokata niitä klikkaamalla kynäkuvaketta ja sitten Osoitetiedot-painiketta.
7. Jos rastit Koontilasku-ruudun, lasku siirtyy Laskuttamattomat-osioon odottamaan laskutusta. Maksuehtoa, toimitustapaa ja laskutuslisää ei vielä merkitä. Saman asiakkaan odottavat laskut voi lähettää yhtenä koontilaskuna esimerkiksi kerran kuukaudessa. Huom! Jos laskutettava asiakas on kunta tai valtio (eli julkishallinnon asiakas), koontilaskut on oletuksena kielletty, mutta voidaan käydä asiakaskortilla sallimassa lähetteittäin eli siten, että jokaisesta lähetteestä muodostetaan koonnissa oma laskunsa.
8. Täytä tarvittaessa asiakkaan tilausnumero ja viitenumero. Huom! Tehden muodostaa laskuille automaattisesti viitenumero käytössä olevan laskun numerosarjan perusteella, eli Viite-kenttää ei tarvitse käyttää, ellei välttämättä halua laskulle tiettyä viitettä. Muista, että viitenumeron on oltava vähintään 4 numeroa pitkä, muuten asiakkaasi eivät voi maksaa laskua viitteellä.
9. Valitse laskutusaihe. Tällä on merkitystä vain, jos yritykselläsi on käytössä sähköinen laskutus. Asiakas hyväksyy e-laskusopimuksen tietyllä laskutusaiheella ja vain kyseisellä aiheella luodut laskut menevät asiakkaalle verkkolaskuina. Ohjelmassa on valmiina laskutusaihe "Lasku" ja pääkäyttäjä voi tarvittessa luoda muita laskutusaiheita.
10. Toimituspäivä on oletuksena nykyinen päivä, mutta sitä voi tarvittaessa muuttaa. Toimituspäivä vaikuttaa arvopäivän kautta eräpäivään.
    • Mikäli toimituspäivä on nyt tai menneisyydessä, laskun arvopäiväksi tulee nykyinen päivä.
    • Jos toimituspäivä on tulevaisuudessa, arvopäivä on sama kuin toimituspäivä. Varastotuotteiden toimituspäivää ei voi kuitenkaan siirtää tulevaisuuteen, koska tämä sotkisi varastosaldojen seurannan.
11. Valitse maksuehto. Ohjelmassa on valmiina maksuehto "14 pv netto". Pääkäyttäjä voi luoda lisää muita maksuehtoja Laskutusasetuksissa.
12. Eräpäivä muodostuu maksuehdon mukaan arvopäivästä (kts. toimituspäivä).
13. Laskutuslisä on oletuksena asiakkaan tietoihin merkitty laskutuslisä. Voit joko tyhjentää valinnan, jolloin ei muodostuvaan laskuun tule ollenkaan laskutuslisää, tai vaihtoehtoisesti voit valita tähän jonkin muun laskutuslisänä käytettävän myyntituotteen. Mikäli vaihdat laskutuslisä-kohdan valintaa, pätee valinta vain nyt luotavaan laskuun. Tämän muuttaminen ei muuta asiakkaan tiedoissa olevaa erillistä laskutuslisävalinta, eli seuraavaan laskuun ehdotetaan edelleen oletuksena asiakkaalle merkittyä laskutuslisää.
14. Valitse toimitustapa.
    • Tulostus avaa laskun pdf-tiedostona tulostettavaksi.
    • Sähköposti lähettää pdf-laskun sähköpostin liitteenä. Laskun tiedot näkyvät myös viestin tekstissä.
    • Sähköinen lasku on käytettävissä, mikäli yrityksesi on ottanut käyttöön verkkolaskutuksen ja tehnyt sopimuksen Maventan kanssa. Sähköinen lasku lähtee henkilöasiakkaalle e-laskuna ja yritysasiakkaalle Finvoice-laskuna. Järjestelmä lähettää laskun Maventaan, joka toimittaa sen perille.
    • Tulostuspalvelu-valinnalla laskun tiedot siirtyvät Maventalle, joka lähettää laskun asiakkaalle postitse.
    • Jos käytössäsi on jokin integroitu laskutuspalvelu, toimitustapavaihtoehdot on nimetty tämän palvelun mukaan.
15. Laskulle oletuksena valittu lähetepohja ja laskupohja määräytyvät toimipiste- ja asiakaskohtaisten lähete- ja laskupohja-asetusten perusteella, mutta voit aina tässä kohdassa vaihtaa tarvittaessa valintaa.

16. Huomio henkilökunnalle -kenttään voit kirjoittaa sisäisen laskuun liittyvän huomion. Huomio ei näy asiakkaalle, mutta jos yritykselläsi on käytössä jokin taloushallinnon integraatio, tämä tieto siirtyy sisäisenä huomiona myös integroituun palveluun. Huomioita voi tarkastella ja muokata myös Laskutetut-näkymässä:
    

17. Klikkaa OK-painiketta.

Henkilöasiakkaalle sähköinen lasku lähtee e-laskuna, mutta tämä toimitustapa toimii vain, jos asiakas on tilannut yrityksesi laskut e-laskuina verkkopankkiinsa. Asiakkaan ensimmäisen laskun toimitustavaksi on siis valittava joko tulostus tai sähköposti, minkä jälkeen asiakas voi laskun viitenumeron avulla tilata yritykseltäsi e-laskun omassa verkkopankissaan. Kun asiakas on onnistuneesti tehnyt e-laskusopimuksen, Tehden-ohjelma vaihtaa automaattisesti asiakkaan oletuslaskutustavaksi Sähköisen laskun. Tieto hyväksytyistä e-laskusopimuksista näkyy myös Laskutus-ohjelman osiossa E-laskusopimukset. Jos asiakas lopettaa e-laskutilauksen, ohjelma vaihtaa asiakkaan oletuslaskutustavaksi tulostuksen.

Jotta yritysasiakkaalle voisi lähettää sähköisen laskun (Finvoice-laskun), ohjelma vaatii, että yrityksen y-tunnus ja posti- tai laskutusosoite on merkitty asiakastietoihin. Yritys-tyyppisen asiakkaan tietokortilla on lisäksi Laskutus-kohdassa kentät verkkolaskuosoitteelle (joskus nimellä OVT-tunnus) ja operaattoritunnukselle. Kun nämä tiedot on tallennettu ja asiakkaan oletuslaskutustavaksi valittu Sähköinen lasku, voit tehdä yritykselle laskun joko kassalla tai koontilaskutuksessa (Laskuttamattomat-osiossa).

Jos haluat perua laskun, tee siitä hyvityslasku Laskutus-näkymässä.