Asiakasviestit

Asiakkaat-ohjelman alavalikossa löytyy osio Asiakasviestit. Täällä voi luoda viestin, joka lähetetään asiakkaille joko sähköpostilla tai tekstiviestillä. Tekstiviestivaihtoehto on tarjolla mikäli yritys on ottanut käyttöön maksullisen tekstiviestipalvelun (Yritysasetukset / Viestien hallinta). 

Viesti voi olla tyypiltään joko markkinointiviesti tai uutiskirje. Nämä vastaavat asiakkaan tiedoissa olevia markkinointilupia. Ohjelma tarkistaa, onko asiakkaan tiedoissa rastitettuna oikea lupa ennen viestin lähettämistä. Kannattaa siis kysellä asiakkailta millaista viestintää he haluavat vastaanottaa ja merkitä rasteja asiakkaiden tietoihin sitä mukaa. Avoinna24-asiakkaat voivat itse hallita markkinointilupiaan Avoinna24-palvelun Omat sivut -osiossa.

Oletuksena uusi asiakasviesti on luonnos, jonka voi tallentaa.

• Kun valitset lähestysajaksi "heti", viestiä ei voi muokata enää tallennuksen jälkeen vaan se siirtyy välittömästi sähköpostipalvelimelle. Viestin perille menemiseen voi kuitenkin mennä muutama minuutti palvelimen jonoista riippuen.
• Jos valitset ajastetun viestin, viestiä voi muokata lähettämishetkeen asti.

Voit luoda uuden viestin jonkin aiemmin lähetetyn viestin pohjalta avaamalla ensin vanhan viestin ja valitsemalla sitten Luo uusi -painikkeen nuolen alta vaihtoehto Luo uusi käyttäen tätä pohjana.

Sähköpostiviestit

Sähköpostille voi asettaa haluamansa vastausosoitteen, johon asiakkaan mahdollinen vastausviesti tulee. Oletuksena vastausosoitteena on Viestien hallinnassa asetettu vastaussähköposti tai päätoimipisteen sähköpostiosoite.

Sähköpostina lähetettävässä viestissä voi käyttää tekstin muotoilua kuten lihavointia, sisennystä ja listaa. Kun luot uutta sähköpostiviestiä, saat muotoilut käyttöön rastimalla viestikentän alapuolelta kohdan Käytä tekstin muotoilua ja lisätoiminnot löytyvät kolmea pistettä klikkaamalla:


Kun haluat lisätä tekstiin kuvia, napsauta kuvakuvaketta. Voit lisätä kuvan joko suoraan koneeltasi tai Tehdenin Tiedostot-osiosta, kun napsautat vielä tiedotekuvaketta:


Voit myös lisätä viestiin minkä tahansa jo internetistä löytyvän kuvan sen url-osoitteen perusteella ja skaalata kuvan kokoa.

Viestin loppuun lisätään automaattisesti ohjeteksti, jonka perusteella asiakas tietää kenelle ilmoittaa, ellei halua vastaanottaa sähköpostimarkkinointia tai uutiskirjeitä.

Voit tarkistaa, miltä luomasi viesti näyttää, lähettämällä painikkeella testiviestin itsellesi ennen viestin tallennusta.

Jos vaihdat lähetystavaksi sähköpostin sijasta tekstiviestin, muotoilut ja kuvat poistetaan viestistä.

Onko viesti lähtenyt asiakkaalle?

Joskus voi tulla vastaan tilanne, jolloin asiakkaasi ei ole saanut lähettämääsi viestiä, vaikka se on onnistuneesti lähtenyt Tehdenistä. Yleensä tällöin syynä on asiakkaan oman sähköpostipalveluntarjoajan roskapostisuodatin tai se, että asiakkaan postilaatikko on täynnä. Me Tehdenillä emme voi vaikuttaa näihin. Näet asiakkaan asiakaskortin Viestit-välilehdeltä, mitä viestejä tälle on Tehdenistä lähetetty.

Kun asiakkaan markkinointiluvat ovat kunnossa, näet esimerkiksi uuden asiakasviestin luomisen yhteydessä, lähetetäänkö viesti Tehdenistä asiakkaalle. Jos asiakkaan jäljessä näkyy kirjekuorikuvake, viesti lähetetään:

Jos taas asiakkaan nimen jäljessä on ympyräkuvake, asiakkaan markkinointiluvat eivät ole kunnossa tai sähköpostiosoite puuttuu:

Tekstiviestit

Tekstiviestin merkkien määrä ja monenako osana viesti lähtisi näkyvät tekstilaatikon vieressä vasemmalla.

Viestin loppuun lisätään automaattisesti ohjeteksti, jonka perusteella asiakas tietää kenelle ilmoittaa ellei halua vastaanottaa tekstiviestimarkkinointia tai uutiskirjeitä. Tämän peruutusohjeen tekstiä voi muokata yritysasetusten Viestien hallinnassa.

Viestin vastaanottajat

Viestin vastaanottajaksi voi valita asiakasryhmän, tietyn toimipisteen asiakkaat tai lisätä yksittäisiä asiakkaita. Asiakkaita, joilta puuttuu yhteystieto tai lupa markkinointiin/uutiskirjeisiin, ei voi valita asiakashakukentässä lähetyslistalle. Myös jos asiakkaan sähköpostipalvelin on aiemmin estänyt viestin perillemenon (ns. bounce), Tehden estää viestin lähetyksen asiakkaalle (asiakkaan nimen alla Ei yhteystietoja / Viestin lähetys kielletty -teksti). Valitusta asiakasryhmästä viesti lähetetään vain niille asiakkaille, joilta vaaditut tiedot löytyvät. Näiden asiakkaiden lukumäärä näkyy suluissa asiakasryhmän nimen perässä.

Jos haluat valita kaikki asiakkaasi yhtenä ryhmänä, valitse vastaanottajaksi kohta Kaikki asiakkaat joko asiakasryhmän valintakentässä tai yksittäisten asiakkaiden valintakentässä. Mikäli kyseessä on ajastettu viesti, se lähetetään niille asiakkaille, jotka olivat asiakasrekisterissä viestin tallennushetkellä. Jos asiakkaita on luotu, passivoitu tai poistettu tai heidän markkinointi- tai uutiskirjelupiaan on muutettu viestin tallennuksen jälkeen, voit halutessasi muokata viestiä ennen lähettämistä ja päivittää vastaanottajalistan muokkaushetken tilanteeseen poistamalla Kaikki asiakkaat -rivin ja lisäämällä sen uudestaan.

Kun lähetät sähköposti- tai tekstiviestin kaikille tai useilla asiakkaille, asiakkaat eivät koskaan näe muita viestin vastaanottajia.

Lähetetyt asiakasviestit kertyvät taulukkoon ja vanhoja viestejä voi avata luettavaksi klikkaamalla viestin otsikkoa. Jos haluat nähdä kenelle viesti on lähetetty, tarkista Lähetetyt viestit -kohta Viestien hallinnasta yritysasetuksissa.

Käyttöoikeudet

Asiakasviestejä voi tarkastella millä tahansa käyttöoikeuksilla mutta viestien lähettämiseen vaaditaan asiakashallintaoikeudet tai pääkäyttäjän oikeudet. Pääkäyttäjä voi lisätä Asiakashallinta-käyttöoikeuden haluamilleen henkilöille Tehden-asetusten Käyttäjähallinnassa.

Vinkki: viestien pikalähetys

Jos haluat lähettää nopeasti muotoilemattoman viestin yksittäiselle asiakkaalle, sinun ei tarvitse käyttää Asiakasviestit-osiota vaan voit lähettää sähköpostin tai tekstiviestin suoraan asiakkaan tietokortilta. Puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen oikealla puolella on kirjekuoripainike, josta klikkaamalla avautuu viestinkirjoitusikkuna.

Sama viestiominaisuus on käytettävissä myös asiakastaulukossa, joko yhdelle tai useammalle asiakkaalle kerrallaan. Asiakkaat valitaan riveinä taulukosta. Klikkaa tämän jälkeen Lisätoiminnot-valikkoa ja avaa viestinkirjoitusikkuna valitsemalla joko Lähetä tekstiviesti tai Lähetä sähköposti. Kirjoittamasi viesti lähetetään vain taulukosta valituille asiakkaille.

Mikäli haluat liittää sähköpostiviestiin kuvia tai muotoiltua tekstiä tai jos haluat ajastaa viestien lähetyksen, käytä Asiakasviestit-osiota.