Oman käytön kirjaaminen

Jotta varastotuotteiden saldot pysyisivät ajan tasalla, tuotteiden ottaminen esim. korjaamon tai hoitolan omaan käyttöön on merkittävä Tehdeniin. Tämä onnistuu Tuotteet-ohjelmassa joko kyseisen tuotteen tuotekortilla tai Varasto-osiossa. Alla on neuvottu oma käyttö Varasto-osion kautta.

Oma käyttö -painiketta on mahdollista laajentaa Muut kirjaukset -painikkeeksi, jolloin se sisältää Oma käyttö -toiminnon lisäksi yrityksen itse lisäämiä toimintoja esimerkiksi hävikin käsittelyyn. Lue lisää: Varastokirjauksen luominen (esimerkiksi hävikin kirjaaminen).

Huom! Kun yrityksen Tehden-käyttäjä kirjaa omaan käyttöön ottamiaan tuotteita ns. yleisen oman käytön kautta, käyttäjä valitsee itse kirjanpitotilit, joille varastonmuutos kohdistetaan. Tässä saattaa joskus tapahtua virheitä, joten jos yritys haluaa, yleisen oman käytön voi myös estää. Tämä tapahtuu Yritysasetuksissa, Kirjanpito-välilehdellä, jossa kannattaa samalla yhdessä kirjanpitäjän kanssa luoda omaa käyttöä varten uusi varastokirjausvaihtoehto, jossa kirjanpitotilit on ennalta määritelty. Myös tähän löydät ohjeet Varastokirjauksen luominen (esimerkiksi hävikin kirjaaminen) -ohjeesta.

Tuotteen kirjaaminen omaan käyttöön varastossa

1. Avaa Tuotteet-ohjelma ja siirry alavalikossa kohtaan Varasto.
2. Klikkaa sen varaston nimeä, josta otat tuotteita omaan käyttöön.
3. Siirry pystyvalikon kohtaan Tuotteet. Täällä näkyvät kaikki sellaiset varastotuotteet, joita on joskus otettu vastaan tai inventoitu tähän varastoon.
4. Klikkaa Oma käyttö -painiketta, jolloin avautuu tuotetaulukon päällä kelluva ikkuna.
   • Jos yrityksellä on omia kirjaustoimintoja, klikkaa Muut kirjaukset -painiketta ja valitse alavalikosta Oma käyttö.
5. Lue tuotehakukenttään tuotteen viivakoodi tai kirjoita tuotteen nimeä tai tuotekoodia. Vaihtoehtoisesti voit valita rivin ikkunan alla olevasta tuotetaulukosta.
6. Valitse mistä varastosta tuotetta otetaan käyttöön kohtaan Varastotieto
7. Ota kantaa miltä Ostotililtä oman käytön kirjaus otetaan ja mille Kulutilille halutaan kirjata kirjanpidossa
8. Syötä Määrä-kenttään omaan käyttöön otettujen tuotteiden lukumäärä.
9. Klikkaa Tallenna ja sulje -painiketta.

Virheellisen oma käyttö -kirjauksen kumoaminen

Jos omaan käyttöön kirjaamisessa tapahtuu virhe (esim. otetaan vastaan väärä määrä tuotetta tai väärälle varastopaikalle), voidaan tämä korjata yksinkertaisesti tekemä uusi vastakkaismerkkinen kirjaus. Jos omaan käyttöön kirjattiin 10 kpl tuotetta, kun oli tarkoitus ottaa 5 kpl, voidaan tämä korjata tekemällä muuten samoilla tiedoilla uusi kirjaus, jossa määränä on -5. Nollamääräinen kirjaus ei ole sallittu.

Oma käyttö -tyyppinen myyntitilaus

Jos yrityksesi Tehden-tilaukseen sisältyy Myynti-ohjelma, voit tehdä omaan käyttöön otettavien tuotteiden kirjaukset myös Oma käyttö -tyyppisellä myyntitilauksella. Jos varastosta otetaan omaan käyttöön useita tuotteita kerralla (ja kaikille halutaan sama varastokirjaus), saat myyntitilauksen avulla muutettua kerralla kaikkien tuotteiden varastokirjaukset.

Oma käyttö -tyyppistä myyntitilausta voidaan käyttää myös esim. hävikin ja lahjoitusten kirjaamiseen, kun näille on ensin luotu omat varastokirjausvaihtoehdot. Oman oma käyttö -tyyppisiä varastokirjausvaihtoehtoja kannattaa luoda kaikille erityyppisille, säännöllisesti toistuville tapauksille, jotta voit seurata esimerkiksi lahjoitettujen tuotteiden määrää esim. varastotapahtumaraportilla.

Oma käyttö -tyyppisen myyntitilauksen luominen onnistuu näin:

1. Luo uusi myyntitilaus ja valitse tilaustyypiksi Oma käyttö.
2. Valitse oikea varastokirjausvaihtohto:
   
3. Ostotili ja varastokulutili perustuvat varastokirjaukselle Yritysasetusten Kirjanpito-välilehdellä tehdyille valinnoille, eikä niitä voi vaihtaa myyntitilauksella.
4. Lisää Tilausrivit-välilehdelle tuotteet, jotka halutat kirjata varastosta omaan käyttöön.
5. Ota myyntitilaus keräykseen. Kun klikkaat Keräys on valmis -painiketta, oma käyttö -tyyppisiin myyntitilauksiin on aina syötettävä huomio eli selitys siitä, mihin käyttöön tuotteet on varastosta otettu.
6. Oma käyttö -myyntitilauksesta muodostuu tulostettava tosite, jossa näkyvät kirjauksen huomio sekä kirjaukseen liittyvät kirjanpitokirjaukset. Tositteelle otetaan tuotteiden vastaanottajan kuittaus:
   
7. Jos yrityksessäsi on toistuvasti tarvetta samantyyppisiin oman käytön kirjauksiin, voit aina avata aiemman oma käyttö -tyyppisen myyntitilauksen ja luoda uuden tilauksen sen pohjalta:
   

Oma käyttö -kirjauksen käyttö palautuksissa

Joskus esim. asiakastilaukseen tarvittavia varaosia kirjataan myyntitilauksella pois varastosta, ja kaikkia varaosia ei käytetäkään asiakaskohteessa. Jos varaosat palautetaan yrityksen varastoon, ne kannattaa luonnollisesti palauttaa saldoille myös Tehdenissä. Jos Tehdenin myyntitilaukset ovat yrityksessäsi käytössä, varastosaldoon palauttaminen onnistuu miinusmerkkisellä Oma käyttö -kirjauksella:

1. Luo Oma käyttö -tyyppinen myyntitilaus kuten yllä ohjeistettu. Luo tarvittaessa tällaisia kirjauksia varten oma varastokirjausvaihtoehtonsa.
2. Lisää Tilausrivit-välilehdelle varaosat, jotka haluat palauttaa varastoon. Muuta niiden määrä miinusmerkkiseksi:
   
3. Keräile myyntitilaus kuten ohjeistettu yllä. Palautetut varaosat on nyt lisätty varastosaldoon.