Palveluiden varaamisen rajoittaminen asiakasryhmittäin

Palvelut ja ryhmävarauspalvelut näkyvät nettiajanvarauksessa, jos ne on merkitty Avoinna24-tuotteiksi ja yrityksesi on ottanut käyttöön Avoinna24-palvelun. Voit halutessasi rajoittaa osan tai kaikki yrityksesi palvelut näkymään vain sellaisille asiakkaille, jotka kuuluvat tiettyyn asiakasryhmään. Asiakasryhmärajoitukset sopivat esim. liikuntakeskuksille varmistamaan, että jäsenille tarkoitettuja palveluita eivät varaa muut kuin jäsenet. 

Huom! Voit myös vaatia asiakkaita ilmoittamaan syntymäaikansa varauksen teon yhteydessä. Tämä ei rajoita palvelun varaamista, mutta saat tietoa osallistujien iästä. Syntymäajan ilmoittamisesta tehdään pakollista palvelun tai ryhmävarauspalvelun tuotekortilla. Jos syntymäajan ilmoittaminen on pakollista, sitä kysytään myös silloin, kun varausta luodaan Tehdenin ajanvarauskalenteriin, mutta tällöin tietoa ei ole pakko syöttää.

Luo ensin asiakasryhmät, jos niitä ei ole vielä olemassa. Ohjeita löydät artikkelista Asiakasryhmät sekä artikkelista Dynaamisen asiakasryhmän luonti

Asiakasryhmärajoituksen luominen

1. Avaa Tuotteet-ohjelma ja etsi palvelu, jonka varaamista haluat rajoittaa.
2. Valitse tietokortin vasemman reunan pystyvalikosta Asiakasryhmärajoitukset ja klikkaa Muokkaa.
3. Rasti asiakasryhmä tai ryhmät, joista johonkin asiakkaan täytyy kuulua, jotta hän voisi varata palvelua:
   
• Tavallisia asiakasryhmiä käytettäessä lisäät itse asiakkaat ryhmään tai hyväksyt heidän asiakasryhmähakemuksensa.
• Dynaaminen asiakasryhmä tarkistaa automaattisesti mitkä asiakkaat täyttävät ryhmän ehdot, käytännössä esim. onko asiakkaalla voimassa oleva kuukausijäsenyys tai sarjakortti. Dynaamisen asiakasryhmän tunnistat sinisestä kuvakkeesta.
4. Tarkista sitten palvelun Avoinna24-asetukset:
   
   Jos haluat, että palvelu ei näy Avoinna24-ajanvarauksessa ollenkaan sellaisille asiakkaille, jotka eivät kuulu valittuun asiakasryhmään eivätkä siis voi varata palvelua, lisää rasti ruutuun Piilota palveluvalikosta, jos asiakas ei kuulu ryhmään.
5. Jos haluat, että palvelu näkyy kaikille ja asiakas voi itse hakea ryhmään, rasti kohta Salli asiakasryhmähakemukset.
• Tätä kohtaa ei saa valita, jos palvelu on rajoitettu jollekin dynaamiselle asiakasryhmälle. 
6. Tallenna asiakasryhmärajoituksen tiedot ja tee tarvittaessa rajoituksia muille palveluille.
7. Jos ryhmään kuulumaton asiakas yrittää varata aikaa, tälle näytetään oletuksena teksti "Tämän palvelun varaaminen on sallittu vain tietyille asiakasryhmille." Jos haluat muokata tekstiä, voi tehdä sen Avoinna24-asetuksissa (Yritysasetukset -> Avoinna24 -> Internet-ajanvaraus). 
   

Huom! Jos asiakas ei pysty varaamaan aikaa, vaikka hän omasta mielestään kuuluu oikeaan asiakasryhmään, kyse voi olla siitä, että samalla asiakkaalla on Avoinna24:ssä monta asiakastietoa. Tarkista täältä, miten asiakastietojen yhdistäminen tapahtuu.

Asiakasryhmähakemuksen käsittely

Jos asiakasryhmähakemukset on sallittu, palvelu näkyy Avoinna24-ajanvarauksessa siten, että kun asiakas valitsee palvelun, hänelle tarjotaan mahdollisuus lähettää hakemus ajanvarausoikeuden saamiseksi:

Kun asiakas lähettää hakemuksen, toimi seuraavasti:

1. Asiakkaiden tekemistä hakemuksista tulee ilmoitus Tehdenin etusivun Ilmoitukset-laatikkoon ja ne voi hyväksyä Asiakkaat-ohjelman Asiakasryhmähakemukset-osiossa:
   
2. Ennen hakemusten hyväksymistä kannattaa etsiä kyseinen asiakas Tehdenin asiakasrekisteristä ja selvittää, että on yrityksesi toiminnan mukaista lisätä asiakas kyseiseen asiakasryhmään.
3. Kun valitset asiakkaan ja klikkaat Hyväksy-painiketta, pääset lisäämään asiakkaan oikeaan asiakasryhmään. Palvelulle tarvittavat asiakasryhmät on korostettu vihreällä, ja näet myös, mihin muihin asiakasryhmiin kyseinen asiakas kuuluu:
   
4. Valitse oikea ryhmä ja klikkaa Lisää-painiketta.
5. Avautuvassa ikkunassa voit valita, lähetetäänkö asiakkaalle hyväksynnästä sähköposti- vai tekstiviesti-ilmoitus. Voit myös muokata viestin sisältöä:
   
6. Klikkaa Lähetä-painiketta.