Ostotilaukset toimipisteiden välillä - tilauksen tilaava toimipiste

Tavaroita voi siirtää oman yrityksen varastojen välillä tekemällä ostotilauksen, jonka tyyppinä on varastotilaus. Varastotilauksen avulla tuotteet voi kerätä, lähettää ja hyllyttää. Toinen vaihtoehto on Varasto-ohjelmassa tehty siirtokirjaus, jossa tuotteiden varastosaldot muuttuvat, mutta tuotteiden lähettämistä ja hyllyttämistä ei käsitellä erikseen.

Varastotilaus tehdään tilaavasta toimipisteestä ja samalla muodostuu automaattisesti varastopyyntö lähettävään toimipisteeseen. Varastotilauksessa rahdin suuntana on toimitus, kun taas varastopyyntö toimii järjestelmässä kuten ostopalautus.

Ennen kuin varastotilauksia voi tehdä, omat toimipisteet on lisättävä järjestelmään toimittajiksi. Katso ohje Toimipisteestä toimittaja

Lisäksi varastotilaukselle ja varastopyynnölle pitää löytyä sopivat toimitustavat. Katso ohje Toimitustavat toimipisteiden välisissä tilauksissa

Varastotilaus tehdään Osto-ohjelmassa siinä toimipisteessä, jonne tavaraa halutaan siirtää toisesta toimipisteestä.

Varastotilauksen luominen

1. Avaa Osto-ohjelma, jolloin näkyviin tulee Ostotilaukset-osio.
2. Klikkaa Uusi tilaus -painiketta.
3. Valitse toimipiste, jonne tavaraa tilataan.
4. Valitse tilaustyypiksi Varastotilaus. Huom! Jos yrityksellä on tarve lajitella varastotilauksia tarkemmin, +-painikkeesta klikkaamalla pääsee luomaan mukautetun tilaustyypin. Voit esimerkiksi luoda mukautetut tilaustyypit Varastotilaus (pika) ja Varastotilaus (viikko), jolloin tilauksen käsittelijä näkee heti, mitkä tilauksista pitäisi saada heti toimitettua.
5. Toimittaja-valikosta löytyy nyt vain omien toimipisteiden toimittajia. Valitse sen toimipisteen toimittaja, jonka varastosta tavaraa siirretään.
6. Voit tallentaa tilauksen tässä vaiheessa. Kun varastotilaus tallennetaan, muodostuu samalla toinen ostotilaus, jonka tyyppi on varastopyyntö. Varastopyyntö näkyy siinä toimipisteessä, josta tavaraa tilataan. Tuotemäärät näkyvät varastopyynnössä negatiivisina ja tuotteiden hinnaksi tulee sen varaston keskiostohinta, josta tuote kerätään.
7. Tilausrivit-välilehdellä tilaukseen lisätään siirrettävät tuotteet. Hae tuote nimellä tai tuotekoodilla ja anna siirrettävä määrä.
8. Valitse Toimitustapa-välilehdellä sopiva toimitustapa ja toimitusosoite. Jos oikeaa toimitusosoitetta ei ole valittavissa, luo uusi toimitusosoite.
• Koska varastotilaus tehdään ostotilauksena, järjestelmä ei huomioi tuotteille myyntitilauksia varten merkittyjä toimitusryhmiä. Käyttäjän tulee siis varmistaa, että valittu toimitustapa soveltuu siirrettäville tuotteille.
• Toimitustavan voi tarvittaessa muuttaa vielä varastopyynnön käsittelyssä.
9. Keskeneräisen varastotilauksen muutokset tallentuvat myös varastopyyntöön, esim. tuotteen lisäys tai tilauspäivän muutos.
10. Kun varastotilauksessa on kaikki tarvittavat tiedot, muuta sen tilaksi Voimassa. Tällöin tuoterivejä ei voi enää lisätä tilaukseen ja varastopyyntö muuttuu sellaiseen tilaan, jossa se voidaan kerätä.
11. Toimita tieto varastotilauksesta esimerkiksi sähköpostilla toiseen toimipisteeseen, jotta tilaus osataan etsiä sieltä ostotilausten joukosta ja ottaa keräykseen.

Jos varastotilaus perutaan, siihen liittyvä varastopyyntö peruuntuu myös.

Varastopyyntö käsitellään tilauksen toimittavassa toimipisteessä näiden ohjeiden mukaisesti. Lähetyksen yhteydessä muodostuu toimitusvahvistus, joka näkyy varastotilauksen Lähetteet-välilehdellä. Kun toimitus saapuu tilanneeseen toimipisteeseen, käsittele varastotilaus loppuun.

 Varastotilauksen käsittely

1. Avaa Osto-ohjelma ja siirry Vastaanotto-osioon.
2. Valitse Vastaanota lähetys ylälaidan vaihtoehdoista.
3. Hae tavarat lähettänyt toimipiste toimittajaksi tai hae toimitusyksikkö avoimista ostotilauksista varastotilauksen numerolla.
4. Valitse oikea tilaus listalta, jolloin avatuu ikkuna tilaukseen liittyvistä tapahtumista.
5. Klikkaa Vastaanota-painiketta.
6. Kirjaa vastaanottoerä saapuneeksi ja Tallenna.
7. Saapuneen tilauksen voi nyt hyllyttää. Valitse Ostotilaukset-taulukosta oikea tilaus ja klikkaa Hyllytys-painiketta.
8. Klikkaa Aloita hyllytys. Merkitse hyllytetyt määrät hyllytysyksikköön ja merkitse hyllytys valmiiksi.
9. Lopuksi hyllytysyksikkö viedään vastaanottoon suljettavaksi. Mahdolliset erot hyllytyksen ja lähetteiden välillä käsitellään ennen sulkemista.