Ostolaskut

Kun lisäät toimittajalta saamasi ostolaskun tiedot Tehdeniin, pystyt samalla vertaamaan ostolaskun tietoja vastaanotetuista ostotilauksista luotuihin lähetteisiin ja mahdollisiin reklamaatioihin. 

Ostolaskut-osiossa näkyvät kaikki järjestelmään tallennetut ostolaskut. Voit valita taulukkoon näytettäväksi vain tietyn laskuttajan laskut, tietyn toimipisteen laskut, haluamasi aikavälin laskut tai laskut, joilla ei vielä ole hyväksyntää tai maksulupaa.

Taulukon yläpuolella olevilla painikkeilla voit lisätä uuden laskun järjestelmään tai tehdä jo luodusta laskusta hyvityslaskun, joka poistaa alkuperäisen laskun sidokset lähetteisiin ja luo negatiivisen kirjanpitoviennin vastaavalla summalla. Jos yrityksessäsi on käytössä ostoreskontraintegraatio Procountoriin tai Netvisoriin, integraatio kopioi taloushallinnon järjestelmään vastaanotetut laskut automaattisesti Tehdeniin. Lue lisää: Procountor-ostoreskontraintegraatio / Netvisor-ostoreskontraintegraatio

Ostolaskun käsittely

Ostolaskun luonti

1. Avaa Osto-ohjelma ja siirry alavalikossa Ostolaskut-osioon.
2. Klikkaa Uusi ostolasku -painiketta.
3. Hae laskuttaja kirjoittamalla toimittajan nimeä hakukenttään.
4. Kirjoita laskun tiedot järjestelmään sellaisina kuin ne on laskulle merkitty.
• Maksuviite tarkoittaa ostolaskun viitenumeroa.
• Jos laskussa ei ole viitenumeroa, kirjoita Viesti-kenttään tarkempaa tietoa maksusta.
• Valitse toimipiste.
• Jos haluat, voit syöttää toimittajan ostolaskun url-linkin tähän.
• Voit valita ostolaskun valuutan. Huomaa, että ostolaskun ja ostolaskulle valittavan ostolähetteen valuutan on oltava sama.
• Summa syötetään sellaisena kuin se on laskulla (veroineen). Tätä verrataan lähetteisiin myöhemmässä vaiheessa.
• Laskupäivä tarkoittaa ostolaskun päivämäärää.
• Arvopäivä on laskun kirjanpidollinen arvopäivä.
• Maksuehdoksi on esivalittu toimittajan tiedoista löytyvä oletusmaksuehto. Mikäli kyseisessä laskussa on käytetty eri maksuehtoa, valitse se maksuehtojen luettelosta.
• Eräpäivä merkitään laskuttajan ilmoituksen mukaisena. Suunniteltu maksupäivä voi erota tästä.
• Kassapäivä ja Kassa-alennus näkyvät maksuehdon mukaisina.
5. Siirry Seuraava-painikkeella laskun tarkastukseen.

Ostolaskun tarkastus

Ostolasku tarkastetaan vertaamalla sitä Vastaanotto-osiossa luotuihin lähetteisiin. Jos lähetteet eivät ole vielä valmiit (hyllytys on kesken), ostolasku voidaan jättää odottamaan myöhempää tarkastusta. Yhdellä lähetteellä olevat tuotteet voi halutessaan jakaa useammalle ostolaskulle, ja samalle ostolaskulle voi lisätä rivejä useammalta saman toimittajan lähetteeltä.

1. Valitse -painikkeesta Lähetteet-välilehti ja sieltä laskuun liittyvät lähetteet. Luettelossa näkyvät kaikki laskun toimittajan avoimet lähetteet. Voit valita kaikki listatut lähetteet sekä rajata näkymää ajankohdan mukaan tai valita mukaan vain laskuttamattomat. Voit myös järjestää listauksen esim. lähetteen tilan mukaan kyseisen sarakkeen otsikkoa napsauttamalla.
   
   
2. Ohjelma vertaa laskun vastaavuutta lähetteisiin. Saat laskun verottoman summan näkyviin valitsemalla laskun arvonlisäveroprosentin. Tämä helpottaa laskun summan ja lähetteiden verottoman summan vertaamista. Jos laskulla on eri arvonlisäveroluokkiin kuuluvia tuotteita, valitse Muu ja kirjoita kenttään laskulta löytyvä veroton summa.
3. Tilaus-sarakkeen ostotilauksen numeroa klikkaamalla pääsee tarkastelemaan lähetettä vastaavaa ostotilausta.
4. Valitun lähetteen sisältämiä ostorivejä pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan Läheterivit-välilehdellä (). Oletuksena kaikki lähetteen/lähetteiden rivit on valittu, mutta jos lähetteellä on sellaisia rivejä, joita et halua lisätä laskulle, voit poistaa valinnan näiden rivien kohdalta:
   
5. Jos ostolaskussa on veloitettu esim. panttirivejä, joita ei löydy ostolähetteistä, näitä ei tasata kuluiksi, vaan lisätään laskulle muuna verottomana kuluna. Samoin kannattaa toimia esimerkiksi poikkeuksellisten suurten rahtikulujen kanssa, jotta ne eivät sotke tuotteen katetta. Syötä siis esimerkiksi panttirivien yhteenlaskettu summa Laskun tarkastus -välilehden yläosassa olevaan Muu veroton kulu -kenttään:
   
6. Läheterivit kannattaa tarkistaa, niiden hinnat korjata ja kulut tasata. Kun läheterivillä klikkaa Tilaus-, Tuotekoodi- tai Toimittajan tuotekoodi -sarakkeen numerosarjaa, aukeaa ostotilaus, myyntituote tai toimittajan tuote uuteen ikkunaan. 
7. Ostotilauksella voit Näytä rivit -suodattimella valita näkyviin vain ne rivit, jotka on toimitettu lähetteellä poikkeavasti ja lähteä etsimään laskun ja tilauksen välisten erojen mahdollista syytä:
   
8. Läheteriveillä voit korjata hintaa klikkaamalla rivin verottoman summan jälkeen näkyvää muokkauskuvaketta.
• Hintakorjaus vaikuttaa varaston arvoon sitten kun lasku hyväksytään. Myytävän tuotteen varastotapahtumissa näkyy silloin ostohinnan korjaus omana rivinään. Ostohinnan korjaus ei muuta takautuvasti ostotilauksen saapumisen ja ostolaskun hyväksymisen välillä tehtyjen myyntien katteita, vaan se korjaa nykyisen keskiostohinnan. Jos keskiostohintaa on tässä välissä muutettu käsin inventoinnin avulla, ostohinnan korjaus ostolaskulla jätetään huomiotta varastotapahtumissa.
• Valittujen läheterivien summa ja lukumäärä näkyy omalla rivillään.
9. Jos käsittelemäsi ostolaskun valuutta on muu kuin euro, ja valuuttakurssi on ostolähetteen luomisen ja ostolaskun tarkastamisen välillä muuttunut, ostolähetteen valuuttakurssi näytetään punaisella. Voit korjata varaston arvon klikkaamalla punaisella korostettua valuuttakurssia. Lue tarkemmin: Ostot ulkomaan valuutalla.
10. Jos ostolaskun ja lähetteen välinen erotus johtuu esim. ostolaskulle lisätystä rahtikulusta, voit lisätä erotuksen automaattisesti haluamillesi ostoriveille valitsemalla Lähetteiden sisältämät ostorivit -osiosta halutun rivin/rivit ja klikkaamalla Tasaa kulu -painiketta. Tarkemmat ohjeet ostokulujen lisäämiseen, kts. Ostokulujen lisääminen ostolaskulle.
11. Läheterivien yläpuolella on oletuksena valittu Ryhmittele tilausriveittäin. Kun tämä valinta on käytössä, läheterivin mahdolliset korjauslähetteet (tyyppiä Korjaus ja Jaettu) yhdistetään alkuperäiseen tilausriviin. Tämä yksinkertaistaa näkymää ja helpottaa laskun tarkastusta. Reklamaatio-lähetteet näytetään edelleen omilla riveillään.
12. Siirry Seuraava-painikkeella laskun hyväksyntään.

Ostolaskun tarkastus, kun useita saman toimittajan ostolaskuja

Joskus samalta toimittajalta saadaan useita ostolaskuja, ja osa laskuihin liittyvistä ostotilauksista saattaa olla vielä vastaanottamatta. Tällaisessa tapauksessa kannattaa miettiä, mikä olisi omassa yrityksessä kätevin tapa tunnistaa ostolaskujen joukosta ne, joihin liittyviä lähetteitä on jo vastaanotettu ja voidaan siten tarkastaa. Alla pari vaihtoehtoista toimintamallia:

Vastaanotettujen ostotilausten haarukointi Lähetteet-näkymässä

Jos Tehdenissä olevalta ostolaskulta löytyy ostotilauksen numero, voit avata Ostolaskut-listauksen yhdelle välilehdelle ja Lähetteet-listauksen toiselle. Avaa ostotilaus, kopioi ostotilauksen numero, siirry Lähetteet-välilehdelle ja suodata listausta ostotilauksen numeron mukaan. Jos ostotilauksen numerolla löytyy lähetteitä, on tilaus ainakin osittain vastaanotettu, ja voit palata ostolaskun tietoihin ja aloittaa sen tarkastuksen:

Vastaanotettujen ostotilausten haarukointi Ostotilaukset-näkymässä

Jos Tehdenissä olevalta ostolaskulta löytyy ostotilauksen numero, voit avata Ostolaskut-listauksen yhdelle välilehdelle ja Ostotilaukset-listauksen toiselle. Avaa ostotilaus, kopioi ostotilauksen numero, siirry Ostotilaukset-välilehdelle ja suodata listausta ostotilauksen numeron mukaan:

Klikkaa sitten ostotilaus auki. Näet heti, onko ostotilauksen Hyllytysyksiköt- ja Lähetteet-välilehdellä liitteitä. Jos on, voit palata ostolaskun tietoihin ja aloittaa sen tarkastuksen.

Ostolaskun hyväksyntä

Käyttäjän on annettava ostolaskulle maksatuslupa ennen kuin se siirretään ulkopuoliseen ostoreskontraan. Maksatuslupa annetaan yleensä sen jälkeen, kun ostolasku on hyväksytty lähetteitä vastaan.

1. Tarkista laskun tiedot yhteenvetonäkymässä. Lasku on oletuksena tilassa Hyväksytty: 
2. Laskulle on oletuksena myönnetty maksulupa: 
3. Merkitse maksupäivä.
4. Jos yritykselläsi on tiliöintiasetus päällä, tarkista tiliöintitiedot ja muuta kirjanpitotiliä tarvittaessa.
5. Laskun kohdennus -osiossa näytetään ostolaskun, lähetteen ja tasattujen kulujen summat ja mahdollinen jäljelle jäänyt erotus.
6. Tallenna.

Ostolaskun liikaveloituksen korjaaminen

Joskus voi käydä niin, että ostolasku on ehditty maksaa ja sen liikaveloitus huomataan vasta ostotilausta tarkistettaessa. Tällaisissa tilanteissa sovitaan yleensä toimittajan kanssa, että liikaveloitus hyvitetään toimittajan seuraavalla laskulla. Jotta keskiostohinnat pysyvät Tehdenissä mahdollisimman lähellä todellisuutta, väärin veloitettu ostolasku kannattaa korjata Tehdeniin.

1. Ostolaskun Laskun tarkastus -välilehden yläosassa on Muu veroton kulu -kenttä. Syötä tähän summa, jonka verran liikaa ostolaskulla on maksettu (esim. 10 e).
2. Siirry sitten väärin veloitetulle läheteriville, klikkaa verottoman summan vieressä olevaa kynäkuvaketta ja korjaa rivin hinta oikeaksi:
   
3. Liikaveloitus kohdistuu nyt läheterivin kuluksi ja keskiostohinta pysyy oikeana.

Huom!

Jos kyseessä on ennakkolasku, tilaaja kirjoittaa laskun perusteella lähetteen tyyppiä “ennakkomaksu” odottamaan järjestelmään. Lasku hyväksytään tätä vastaan. Kun ennakkomaksettu lähetys vastaanotetaan, Tehden luo mahdollisista toimitusvirheistä automaattisesti reklamaation jo laskutettua lähetettä vastaan. Ohjelmasta on saatavilla raportti lähetteistä, jotka on maksettu mutta eivät ole saapuneet.

Kaikki tilauksesta tehdyt lähetteet ovat ostolaskujen tarkastuksessa saatavilla. Vastaanotossa kirjoitetaan lähete toimitusvahvistuksen tai lähetysluettelon perusteella. Jos hyllytyksessä ilmenee toimitusvirheitä, kirjoitetaan näistä tilaukseen liittyvä reklamaatiolähete. Jos alkuperäinen lähete on kirjattu väärin, sitä voidaan korjata jälkeenpäin korjauslähetteellä tai se voidaan kumota kokonaan virhelähetteellä.

Ostolaskun tiliöinti

Ostolaskun hyväksynnän yhteydessä lasku voidaan tiliöidä ostotileihin, jotka on luotu Tehdenin tilikarttaan. Muistathan, että jotta ennen tätä tiliöinti on otettava käyttöön (Laskutusasetukset -> Ostoreskontra):

Esimerkiksi, jos ostolasku sisältää 100 eurolla varaosia ja 10 eurolla kirjoja, niin se tiliöidään

• -110 euroa ostoreskontratili
• +100 euroa ostot yleinen veroluokka
• +10 euroa ostot alennettu veroluokka 2

Tiliöinti viedään koontikuitilla pääkirjanpitoon.

Kun lasku maksetaan ulkopuolisella ostoreskontraohjelmalla (esim. Procountor), pääkirjanpitoon syntyy ulkopuolisen ohjelman toimesta tiliöinti:

• +110 euroa ostoreskontratili
• -110 euroa pankkitili

Tiliöinti on myös mahdollista tehdä ulkopuolisella ostoreskontraohjelmalla, jolloin Tehdenissä tiliöidään laskut aina tilitapahtumat kumoten:

• -110 euroa ostoreskontratili
• +110 euroa ostoreskontratili