Vastaanotto

Vastaanotossa otetaan vastaan toimittajien lähetykset, jotka perustuvat yleensä ostotilauksiin. Lähetyksen vastaanotossa on seuraavat vaiheet:

1. Kirjataan toimittajalta saadut lähetteet järjestelmään (näitä ovat mahdollinen sähköinen tilausvahvistus ja toimitusvahvistus sekä paperinen lähete, lähetyslista tai lähetysluettelo).
2. Kirjataan lähetyksen rahtikirja järjestelmään ja merkitään ostotilaus saapuneeksi.
3. Puretaan ja hyllytetään lähetys varastoon.
4. Verrataan hyllytettyjä määriä toimittajan lähetteessä ilmoittamiin määriin, ja jos määrät poikkeavat, tehdään reklamaatio toimitusvirheistä.
5. Verrataan saapuneita ostolaskuja lähetteisiin ja reklamaatioihin Ostolaskut-osiossa.

Vastaanotossa kannattaa kirjata saapuneet lähetykset ja niiden sisältämät lähetteet täsmälleen toimittajan ilmoituksen mukaisesti. Näin voidaan saavuttaa seuraavat hyödyt:

• Toimittaja laskuttaa oman lähetteensä perusteella, jolloin lasku on helppo kohdentaa ostolaskujen käsittelyssä.
• Kun lähetys puretaan, hyllytettyjä määriä verrataan lähetteen määriin, ja näiden erotuksesta syntyy automaattisesti reklamaatio. Toimittaja tekee reklamaation perusteella uuden laskun, joka on myös helppo kohdentaa ostolaskujen käsittelyssä.
• Ohjelman raporteissa on saatavilla vastaanottoon saapuneet lähetykset ja niiden lähetteissä ilmoitettu sisältö mille tahansa päivälle. Tilinpäätöksessä ennen tilinpäätöstä saapuneet laskuttamattomat tavarat ovat siirtovelkoja. Ennen tilinpäätöstä saapuneet laskut, joiden tavarat eivät ole saapuneet, ovat puolestaan ennakkomaksuja.

Yleensä vastaanotto perustuu ostotilaukseen, mutta vastaanotossa voidaan kirjata lähete myös ilman ostotilausta.

Suurin hyöty Osto-ohjelmasta saadaan, kun noudatetaan seuraavaa toimintamallia:

• Toimittaja lähettää ostotilauksesta sähköisen toimitusvahvistuksen hintoineen, joka kirjataan sellaisenaan lähetteeksi.
• Vastaanoton työntekijä lukee viivakoodin kollin kyljestä ja järjestelmä tunnistaa toimitusvahvistuksessa saatujen tietojen perusteella lähetteen ja tilauksen, jotka merkitään saapuneiksi. Samalla tallennetaan tieto rahtikirjasta, paitsi jos sekin on jo saatu sähköisessä toimitusvahvistuksessa.
• Lähetys puretaan ja hyllytetään varastoon.
• Hyllytettyjä määriä verrataan lähetteessä ilmoitettuihin määriin ja vastaanotto suljetaan. Jos määrät poikkeavat, erotuksesta luodaan automaattisesti uusi reklamaatiolähete, joka välitetään toimittajalle. Toimittaja luo tämän perusteella hyvityslaskun.
• Ostolaskut-osio kohdentaa ostolaskun automaattisesti sähköisen toimitusvahvistuksen perusteella luotua lähetettä vastaan. Myös mahdollinen hyvityslasku kohdentuu reklamaatiosta syntyneeseen lähetteeseen automaattisesti.

Erikoistapaukset

Ohjelmalla pystyy näppärästi hoitamaan myös kaikki erikoistapaukset tilausten vastaanottamisessa:

• Tilauksen voi vastaanottaa useassa erässä. Tällöin hyväksytään jälkitoimitus tai ison tilauksen toimitus monessa erässä.
• Puutteellisesta toimituksesta voidaan tehdä reklamaatio.
• Toimittaja voi lähettää samassa lähetyksessä useamman eri tilauksen tuotteita. Tässä tapauksessa lähetyksestä kirjataan jokaiselle tilaukselle oma lähetteensä. Ostolasku voidaan kohdentaa yhteen tai useampaan lähetteeseen (toisin sanoen käyttää koontilaskua).

Kirjanpito

Kirjanpidollisesti tuotteen osto tapahtuu viimeistään silloin kuin tavara on vastaanotettu ovesta sisään. Poikkeuksina verottajan ohjeiden mukaan:

• Ennakkomaksut kirjataan ostoiksi maksukuukaudelle.
• EU-ostot kirjataan ostoiksi vastaanottokuukautta seuraavalle kalenterikuukaudelle, paitsi jos lasku on saapunut vastaanottokuukautena.
• Muut ulkomaan ostot kirjataan ostoiksi sille kalenterikuukaudelle, jonka aikana tavara on tullattu.
• Konsernin sisäiset ostot kirjataan ostoiksi samalle päivälle kuin ne kirjataan toimittavalle osapuolelle myynneiksi (eli konsernin varasto ei muutu).