Kun lähetys on kirjattu saapuneeksi ja hyllytetty, se pitää viedä uudestaan vastaanottoon, jotta voidaan tarkistaa hyllytetyn määrän ja lähetteiden vastaavuus ja tehdä tarvittaessa reklamaatio toimittajalle. Tämän jälkeen vastaanottoerän voi sulkea.
Vastaanottoerän tarkistus ja sulkeminen
- Avaa Osto-ohjelma ja siirry alavalikossa Vastaanotto-osioon. Vaihtoehtoisesti voit avata ostotilauksen Ostotilaukset-taulukosta ja klikata Vie vastaanottoon -painiketta, jolloin oikea tilaus avautuu heti Vastaanotto-osiossa.
- Vaihda vastaanottoikkunan ylälaidassa valintapainike kohtaan Sulje vastaanottoerä.
- Valitse vastaanottoerän ostolähete avointen ostolähetteiden listalta. Jos avoimia lähetteitä on paljon, etsi oikea lähete kirjoittamalla hakukenttään toimittajan tai tilauksen tehneen työntekijän nimeä.
- Mikäli hyllytetty määrä eroaa lähetteelle merkitystä määrästä, käsittelyä vaativat rivit on korostettu punaisella, eikä vastaanottoerää pysty sulkemaan ennen kuin rivit on käsitelty:
Voit korjata tilanteen klikkaamalla riviä ja tarkistamalla ohjelman ehdottama reklamaatio. - Esim. jos lähetteellä tuotetta on merkitty toimitettavaksi 10 kpl, mutta hyllytyksessä todetaan vain 7 kpl, ohjelma ehdottaa rivinmuokkausikkunassa reklamaatioksi -3 kpl:
- Voit vielä korjata lähetteen määrää, mikäli lähetteen kirjaamisessa on tullut virhe, jolloin reklamaatio lasketaan automaattisesti uudestaan.
- Klikkaa Valmis -painiketta rivinmuokkausikkunassa, jolloin muodostuu reklamaatiorivi.
- Kun koko vastaanottoerä on tarkistettu, klikkaa Sulje vastaanottoerä -painiketta.
- Tarkista avautuvan ikkunan tiedot. Jos lähetyksessä oli reklamoitavaa, voi ikkunan alempaan osioon täyttää reklamaatiota koskevaa tietoa, selitteen sekä mahdollisen viitteen (toimittajan lähetteen viite). Voit myös valita, haluatko tulostaa lähetteen ja/tai lähettää sen sähköpostin pdf-liitteenä toimittajalle. Oletuksena kenttään on täytetty se sähköpostiosoite, joka on toimittajan tiedoissa merkitty reklamaatioiden vastaanotto-osoitteeksi. Kenttään voi syöttää myös useita sähköpostiosoitteita, ja tällöin sähköpostin vastaanottajat näkevät, kenelle muille viesti on lähetetty. Viestipohjaa voi muokata (Yritysasetukset → Viestin hallinta). Viestipohjan oletusteksti:
- Tallenna. Mahdollisista reklamaatioista muodostuu uusi lähete.
Suljetut vastaanottoerät voidaan käsitellä Ostolaskut-osiossa. Jos toimituksessa oli virheitä, ilmoita niistä toimittajalle. Kun toimittajalta saapuu ostolasku, jossa virheet on huomioitu, voit kohdistaa saapuneeseen laskuun kaikki sitä koskevat lähetteet (myös reklamaatiolähetteet).
Hyllytyspoikkeamiin pääset käsiksi myös ostotilauksen Tilausrivit-välilehdellä, kun suodatat Näytä rivit -toiminnolla listaukseen mukaan rivit, jotka on hyllytetty poikkeavasti:
Osittain toimitetun vastaanottoerän sulkeminen
Joskus ostotilauksen toimituksesta puuttuu tuotteita, ja vastaanottoerä kirjataan osittain toimitetuksi:
Jos myöhemmin käy ilmi, että puuttuvia tuotteita ei olla toimittamassa, vastaanottoerä halutaan sulkea puuttuvista tuotteista huolimatta. Vastaanottoerää ei kuitenkaan voi sulkea Vastaanotto-ohjelmassa ennen kuin alkuperäinen ostotilaus on suljettu:
Toimi siis seuraavasti:
- Mene alkuperäiselle, Osittain toimitettu -tilassa olevalle ostotilaukselle ja valitse Sulje tilaus:
- Vastaanottoerä on suljettu.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.