Kun lähetys saapuu, sen rahtikirja ja toimitukseen sisältyvien ostotilausten lähetteet kirjataan Tehden-järjestelmään. Jo ennen lähetyksen saapumista voidaan kirjata tilausvahvistus tai toimitusvahvistus. Ostotilaukset-näkymässä voit suodattaa tilauksia sen mukaan, missä tilassa ne ovat ja millaisia vahvistuksia niistä on saapunut. Lue lisää: Ostotilaukset
Vastaanottoerän kirjaus
- Avaa Osto-ohjelma ja siirry alavalikossa Vastaanotto-osioon. Vaihtoehtoisesti voit avata ostotilauksen Ostotilaukset-taulukosta ja klikata Vie vastaanottoon -painiketta, jolloin oikea tilaus avautuu heti Vastaanotto-osiossa.
- Jos oikea tilaus ei ole avoinna, valitse tilaus avointen ostotilausten listalta. Jos avoimia tilauksia on paljon, etsi oikea tilaus kirjoittamalla hakukenttään toimittajan tai tilauksen tehneen työntekijän nimeä.
- Ota halutessasi samaan kirjaukseen muita saman toimittajan ostotilauksia, jotka saapuivat samassa lähetyksessä.
- Mikäli toimittajan lähetteessä ilmoittamat toimitusmäärät eroavat ostotilauksen määristä, klikkaa riviä ja muuta määrä vastaamaan toimittajan lähetettä. Esim. jos tuotetta on tilattu 12 kpl, mutta toimittaja ilmoittaa pystyvänsä toimittamaan vain 10 kpl, kirjoita Lähetteellä-kenttään määräksi 10.
- Jos vastaanotettavassa erässä on tuotteita, joita odotetaan avoimilla myyntitilauksilla, näet myyntitilauksen tiedot sekä asiakkaan nimen:
- Klikkaa Kirjaa vastaanottoerä -painiketta.
- Valitse tilauksen tila.
- Jos kyseessä on tilausvahvistus tai toimitusvahvistus eikä lähetys ole vielä saapunut, valitse kyseinen tila.
- Jos tilana on Saapunut, liitä tilaus olemassa olevaan rahtikirjaan tai luo uusi rahtikirja. Merkitse saapumispäivä ja lähetteen päivä.
- Tallenna. Jos hyllytät tuotteet heti, klikkaa Tallenna ja aloita hyllytys.
Saapuneeksi kirjatusta vastaanottoerästä muodostuu ostolähete, joka löytyy Lähetteet-osiosta. Myös tilaus- ja toimitusvahvistukset saa näkyviin Lähetteet-osiossa, jos rastii kohdan Näytä vahvistukset. Jos haluat tulostaa ostolähetteen, voit valita joko kuittitulosteen tai A4-kokoisen tulosteen.
Poikkeamat alkuperäisestä ostotilauksesta
Jos kirjaat vastaanotossa tilaus- ja tai toimitusvahvistuksia, joissa on tilausriveillä poikkeamia alkuperäiseen tilaukseen verrattuna, pystyt seuraamaan näitä poikkeamia vaivattomasti ohjelmassa. Ostotilaukset-näkymässä voit suodattaa listaukseen vain sellaiset tilaukset, joissa on poikkeamia:
Tarkemmalle tasolle pääset, kun klikkaat kyseisen ostotilauksen auki ja siirryt sen Tilausrivit-välilehdelle. Näytä rivit -suodattimella voit suodattaa näkymään vain ne rivit, jotka on vahvistettu poikkeavasti, joiden lähetteessä on ollut eroja tilaukseen verrattuna tai joiden hyllytys on eronnut vastaanotetusta määrästä:
Näin löydät epäselvissä tilanteissa helposti oikeat ostotilaukset ja tilausrivit.
Seuraavaksi voit siirtyä vaiheeseen Ostotilauksen hyllytys
Ostotilauksen vastaanotto, kun suuri osa tilauksen tuotteista jää jälkitoimitukseen
Joskus yritys voi tehdä toimittajalle suuria, useiden satojen tuoterivien tilauksia, joista kuitenkin ensimmäisessä toimituksessa toimitetaan vain muutamia tuotteita. Tällaisessa tapauksessa on työlästä käydä jokainen tilausrivi vastaanotossa läpi ja verrata tehtyä tilausta ja toimittajan lähetettä toisiinsa, kun tiedetään, että suurimmalla osalla riveistä lähetteen määrä tulisi korjata nollaksi. Tällaisessa tapauksessa vastaanotossa voi "oikaista" seuraavasti:
- Vie ostotilaus vastaanottoon.
- Jos tilauksen toimitettujen tuotteiden hinnoissa voi olla muutoksia alkuperäiseen ostotilaukseen verrattuna, kannattaa toimitettujen tuotteiden rivit käydä vastaanotossa läpi ja korjata hinnat läheteriveille. Näin keskiostohinnat pysyvät oikeina. Jos tiedetään, että tilauksen ja lähetteen hinnat vastaavat toisiaan, tämän voi ohittaa.
- Kirjaa vastaanottoerä ja valitse sitten Tallenna ja aloita hyllytys.
- Hyllytä toimitetut tuotteet. Helpoiten tämä käy, kun käyttää viivakooditilaa ja skannaa ja hyllyttää saapuneet tuotteet, näin muita rivejä ei tarvitse käydä läpi.
- Kun kaikki saapuneet tuotteet on hyllytetty, valitse Hyllytys on valmis ja siirry takaisin vastaanottoon Vie vastaanottoon -painikkeesta.
- Hyllyttämättömät rivit näkyvät nyt vastaanotossa punaisina, sillä niiden Lähetteellä- ja Hyllytetty-rivit eroavat toisistaan:
- Jos korjattavien rivien joukossa on sellaisia, joilla on hyllytetty tuotteita, mutta hyllytetty määrä ei vastaa lähetteellä ollutta määrää ja näistä riveistä halutaan reklamoida, käsittele ensin nämä rivit. Klikkaa auki rivi ja klikkaa sitten Valmis:
- Vaikka näillä riveillä valitsisitkin kohdan Kirjaa vastaavasti kaikki korjattavat rivit, sama kirjaus ei kopioidu muille riveille, sillä toimintoa voi käyttää vain, kun reklamaatio tai korjaus kohdistuu rivin koko määrään (eli Lähetteellä-kenttään korjataan 0).
- Osoite, johon reklamaatio lähetetään, valitaan vasta siinä vaiheessa, kun vastaanottoerä suljetaan:
- Kun olet käsitellyt kaikki reklamaatiorivit, siirry käsittelemään toimittamattomia rivejä. Klikkaa jokin punaisista riveistä auki. Avautuvassa ikkunassa vaihda Lähetteellä-kentän määräksi 0 ja valitse kohta Kirjaa vastaavasti kaikki korjattavat rivit:
-
- Huomioi, että jos Lähetteellä-kentän määrää ei muuteta nollaksi ja klikataan Valmis, rivistä muodostuu reklamaatio (kuten kohdassa 7 ohjeistettu).
-
- Valitse sitten Valmis. Nyt kaikkien toimittamattomien tuotteiden rivit on korjattu nollaksi ja voit sulkea vastaanottoerän.
- Jos kirjasit reklamoitavia rivejä, pääset Sulje vastaanottoerä -painikkeen jälkeen lisäämään reklamaatiolähetteelle selitteen, varmistamaan että reklamaatio lähetetään oikeaan sähköpostiosoitteeseen jne. Klikkaa lopuksi Tallenna.
- Kun toimittajalta saapuu seuraava samaan ostotilaukseen liittyvä toimitus, etsi jälleen ostotilaus ja vie se vastaanottoon. Huom! Avautuvassa Tapahtumat ostotilaukselle -ikkunassa näkyy viimeisin hyllytysyksikkö, ei koko ostotilausta, eikä Vastaanota-painike siksi ole aktiivinen. Valitse vasemman ylälaidan pudotusvalikosta Ostotilaus, jolloin myös Vastaanota-painike aktivoituu:
- Toista kohdat 2-8, eli kirjaa vastaanottoerä, hyllytä saapuneet tuotteet, klikkaa Hyllytys on valmis, siirry taas vastaanottoon ja kirjaa kaikki korjattavat rivit nollaksi.
-
- Vastaanottoerä on tärkeää sulkea aina hyllytyksen jälkeen, sillä muuten siitä muodostunut ostolähete saattaa jäädä virheelliseksi, ja kun sitä verrataan ostolaskun tarkastuksessa pstolaskuun, saatetaan hyväksyä myös virheellinen ostolasku. Näin mahdolliset reklamaatiot, rahalliset korvaukset jne. voivat jäädä saamatta (tai vaihtoehtoisesti toimittajaa reklamoidaan perusteettomasti).
-
- Ostotilaukselle voi luoda uuden vastaanottoerän aina, kun toimittajalta saadaan uusi erä tilattuja tuotteita. Ostotilaus kannattaa sulkea kokonaisuudessaan vasta kun on varmaa, että loppuja tilattuja tuotteita ei enää saada toimittajalta. Ostotilaus suljetaan Sulje vastaanottoerä -painikkeesta aukeavassa ikkunassa, jossa Tila-pudotusvalikossa tilauksen tilaksi vaihdetaan Osittain toimitetun sijaan Toimitettu:
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.