Ostotilauksen vastaanotto

Kun lähetys saapuu, sen rahtikirja ja toimitukseen sisältyvien ostotilausten lähetteet kirjataan Tehden-järjestelmään. Jo ennen lähetyksen saapumista voidaan kirjata tilausvahvistus tai toimitusvahvistus. Ostotilaukset-näkymässä voit suodattaa tilauksia sen mukaan, missä tilassa ne ovat ja millaisia vahvistuksia niistä on saapunut. Lue lisää: Ostotilaukset

Vastaanottoerän kirjaus

1. Avaa Osto-ohjelma ja siirry alavalikossa Vastaanotto-osioon. Vaihtoehtoisesti voit avata ostotilauksen Ostotilaukset-taulukosta ja klikata Vie vastaanottoon -painiketta, jolloin oikea tilaus avautuu heti Vastaanotto-osiossa.
2. Jos oikea tilaus ei ole avoinna, valitse tilaus avointen ostotilausten listalta. Jos avoimia tilauksia on paljon, etsi oikea tilaus kirjoittamalla hakukenttään toimittajan tai tilauksen tehneen työntekijän nimeä.
3. Ota halutessasi samaan kirjaukseen muita saman toimittajan ostotilauksia, jotka saapuivat samassa lähetyksessä.
4. Mikäli toimittajan lähetteessä ilmoittamat toimitusmäärät eroavat ostotilauksen määristä, klikkaa riviä ja muuta määrä vastaamaan toimittajan lähetettä. Esim. jos tuotetta on tilattu 12 kpl, mutta toimittaja ilmoittaa pystyvänsä toimittamaan vain 10 kpl, kirjoita Lähetteellä-kenttään määräksi 10.
5. Jos vastaanotettavassa erässä on tuotteita, joita odotetaan avoimilla myyntitilauksilla, näet myyntitilauksen tiedot sekä asiakkaan nimen:
   
6. Klikkaa Kirjaa vastaanottoerä -painiketta.
7. Valitse tilauksen tila.
• Jos kyseessä on tilausvahvistus tai toimitusvahvistus eikä lähetys ole vielä saapunut, valitse kyseinen tila.
• Jos tilana on Saapunut, liitä tilaus olemassa olevaan rahtikirjaan tai luo uusi rahtikirja. Merkitse saapumispäivä ja lähetteen päivä.
8. Tallenna. Jos hyllytät tuotteet heti, klikkaa Tallenna ja aloita hyllytys.

Saapuneeksi kirjatusta vastaanottoerästä muodostuu ostolähete, joka löytyy Lähetteet-osiosta. Myös tilaus- ja toimitusvahvistukset saa näkyviin Lähetteet-osiossa, jos rastii kohdan Näytä vahvistukset. Jos haluat tulostaa ostolähetteen, voit valita joko kuittitulosteen tai A4-kokoisen tulosteen.

Poikkeamat alkuperäisestä ostotilauksesta

Jos kirjaat vastaanotossa tilaus- ja tai toimitusvahvistuksia, joissa on tilausriveillä poikkeamia alkuperäiseen tilaukseen verrattuna, pystyt seuraamaan näitä poikkeamia vaivattomasti ohjelmassa. Ostotilaukset-näkymässä voit suodattaa listaukseen vain sellaiset tilaukset, joissa on poikkeamia:

Tarkemmalle tasolle pääset, kun klikkaat kyseisen ostotilauksen auki ja siirryt sen Tilausrivit-välilehdelle. Näytä rivit -suodattimella voit suodattaa näkymään vain ne rivit, jotka on vahvistettu poikkeavasti, joiden lähetteessä on ollut eroja tilaukseen verrattuna tai joiden hyllytys on eronnut vastaanotetusta määrästä:

Näin löydät epäselvissä tilanteissa helposti oikeat ostotilaukset ja tilausrivit.