Ostotilausten toimitustavat ja lähettäminen

Toimitustavat on luotava Toimittajat-ohjelmassa ennen kuin ne ovat valittavissa ostotilaukseen. Kussakin ostotilauksessa ovat valittavissa vain ne vaihtoehdot, jotka on sallittu kyseiselle toimipisteelle ja tilaukseen valitulle toimittajalle.

Toimitustavan merkitseminen ostotilaukselle

1. Etsi Ostotilaukset-taulukosta käsiteltävä tilaus ja klikkaa sen tilausnumeroa.
2. Siirry avoimessa ostotilauksessa Toimitustapa-välilehdelle.
3. Valitse toimitustapa tarjotuista vaihtoehdoista.
4. Mikäli toimitustavalle on merkitty toimituskulu kulutuotteena, se lisätään automaattisesti tilaukseen. Toimituskulun voi myös lisätä erikseen Tilausrivit-välilehdellä. Jälkimmäinen tapa sopii esim. silloin, kun toimituskulu vaihtelee tilauksen painon mukaan.
5. Toimituksen rahdinkuljettaja näkyy valitun toimitustavan mukaisena.
• Rahdin maksajaksi on oletuksena valittu toimitustavassa määritelty maksaja, mutta sitä voi tarvittaessa muuttaa.
• Rahdin maksajaksi valitun osapuolen sopimusnumero rahdinkuljettajan kanssa näkyy Sopimusnumero-kentässä ja on muokattavissa.
6. Toimitusosoite voidaan täyttää automaattisesti toimitustavan valinnan perusteella (jos toimitustapa sisältää osoitteen). Voit tarvittaessa vaihtaa toimitusosoitteen tai luoda kokonaan uuden.
7. Tallenna.
8. Muuta tilauksen perustiedoissa tilaksi Voimassa. Valmiin tilauksen voi tulostaa lähetettäväksi toimittajalle tai lähettää tilauksen sähköpostitse Lähetä-painikkeesta

Ostotilausten lähettäminen sähköpostilla

1. Kun klikkaat tilauksen alalaidan Lähetä-painiketta, aukeaa uusi ikkuna.
2. Avautuvan ikkunan vastaanottajakenttään on oletuksena täytetty se sähköpostiosoite, joka on toimittajan tiedoissa merkitty ostotilausten vastaanottajaksi. Osoitteen voi vaihtaa tai niitä voi lisätä useita.
3. Ostotilauksen voi lähettää myös piilokopioina yhdelle tai useammalle vastaanottajalle.
4.  + -painikkeella voit näppärästi lisätä joko vastaanottaja- tai piilokopiokenttään myös oman sähköpostiosoitteesi: 
   
   Sähköpostin lähettäjän osoite on järjestelmän generoima, mutta jos sähköpostin vastaanottaja vastaa viestiin, vastaus tulee perillle tilauksen tekevän toimipisteen oletussähköpostiosoitteeseen.
5. Sähköpostin viestipohjaa voi muokata (Yritysasetukset → Viestien hallinta)
6. Kun vastaanottajatiedot ovat kunnossa, Lähetä ostotilaus.

Kun tilauksen tilana on Voimassa, tilaus on mahdollista vastaanottaa ja sen jälkeen hyllyttää.

Ostotilausraportti on hyödyllinen, kun haluat viedä Tehdenin ostotilausten tietoja ulos Tehdenistä esim. excelmuodossa. Lue lisää: Ostotilausraportti