Kaupan alan Tehden-tilaukseen kuuluvassa Osto-ohjelmassa luot ja käsittelet ostotilauksia. Ostotilausten tekeminen Tehdenin kautta sekä helpottaa reklamaatiotilanteita ja varastonhallintaa että vähentää mahdollisia tilausvirheitä.
Ostotilaus luodaan Osto-ohjelmalla tai se voidaan vastaanottaa rajapinnan kautta ulkopuolisesta järjestelmästä. Ostotilausta pystyy rakentamaan ohjelmassa vaiheittain. Ostotilauksesta voidaan tehdä yksi tai useampi hyllytysyksikkö, jolla tilauksen tuotteet vastaanotetaan ja hyllytetään (joko varastoon tai suoraan odottavaan myyntitilaukseen) tai ostopalautuksessa kerätään ja lähetetään. Ostotilauksesta voidaan tehdä yksi tai useampi osto, lähetys ja ostolasku (esim. osatoimitus ja jälkitoimitus).
Ennen kuin voit tehdä ostotilauksen, sinun täytyy luoda Toimittajat-ohjelmassa toimittajat ja lisätä toimittajien tuotteet, jotka vastaavat oman yrityksesi myytäviä tuotteita.
Kun ostotilauksia on tehty, löydät Tuotteet-ohjelmasta yksittäisen tuotteen takaa kyseisen tuotteen ostotilaushistorian.
Huom! Osto-ohjelmaa voi käyttää myös kevytversiona, jolloin toimittajien tuotteita ei tarvita, vaan toimittajalle voi tehdä tilauksen pelkillä myyntituotteen tiedoilla. Tämä vaihtoehto sopii hyvin niille Tehdeniä käyttäville yrityksille, jotka tilaavat myymänsä tuotteet esim. toimittajan verkkokaupasta, mutta haluavat silti seurata ostotapahtumia ja varaston saldoa Tehdenissä. Tarkemmat tiedot, kts. Osto-ohjelman kevytversio
Ostotilauksen vaiheet
- Luo uusi ostotilaus ja merkitse sille perustiedot.
- Lisää ostotilaukseen tilausrivit.
- Valitse toimitustapa.
- Lähetä ostotilaus suoraan Tehdenistä tai tulosta tilaus.
- Kun tilaus saapuu, kirjaa vastaanottoerä. Tämä tarkoittaa, että kirjaat toimittajan lähetteen järjestelmään. Mikäli ennen varsinaista lähetystä saapuu tilausvahvistus ja/tai toimitusvahvistus, voit kirjata nekin Tehden-järjestelmään. (Kts. Vastaanoton tarkempi kuvaus)
- Hyllytä vastaanotetut tavarat paikoilleen.
- Sulje vastaanottoerä. Vertaa hyllytettyjä määriä toimittajan lähetteessä ilmoittamiin määriin ja tee tarvittaessa reklamaatio.
Hyllytysyksiköt-osiosta löytyvät kaikki hyllytettyjen ostotilausten hyllytysyksiköt.
Vastaanotto-osiossa voi vastaanottaa lähetyksen, sulkea vastaanottoerän tai lähettää palautuksen.
Lähetteet-osioon tallentuvat kaikki järjestelmään kirjatut lähetteet, jotka voivat liittyä toimitukseen, palautukseen, toisen lähetteen korjaukseen, reklamaatioon tai virheeseen. Lähetteen saa avattua klikkaamalla sen luontiaikaa taulukon ensimmäisessä sarakkeessa. Huom! Muista myös käydä Yritysasetusten Oston asetukset -välilehdellä valitsemassa, mitä ostolähetepohjaa eri toimipisteissäsi käytetään.
Lähetykset-osioon tallentuvat kaikki vastaanotossa järjestelmään kirjatut rahtikirjat eli tiedot vastaanotetuista lähetyksistä.
Ostolaskut-osiossa voit verrata saapuneita ostolaskuja lähetteisiin ja reklamaatioihin.
Ennakkomaksu ja kirjanpito
Jos ostotilaus maksetaan ennakkoon, siitä tehdään heti osto, joka vastaanotetaan toimipisteeseen myöhemmin. Verottajan ohjeistuksen mukaisesti ennakkomaksetusta ostosta tehdään vähennys verosta maksukuukaudelta. Jos ennakkomaksettua ostotilausta ei saada vastaanotettua täysimääräisesti, siitä tehdään ostopalautus toimituspuutteiden osalta, jonka toimittaja myöhemmin hyvittää. Muilta osin ennakkomaksettu ostotilaus vastaanotetaan ja hyllytetään kuten muutkin tilaukset.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.