Myyntitilauksen ennakkomaksu

Myyntitilaus voi saapua Tehdeniin ennakkomaksettuna verkkokaupasta, mutta voit myös itse luoda tilauksen Myynti-ohjelmassa ja veloittaa sen asiakkaalta heti haluamallasi maksutavalla. Toimituksen voi jättää odottamaan tavaran saapumista tai tilauksen maksua, mikäli maksutapana oli lasku.

Ennakkomaksu toimii myyntitilauksessa maksuehdon avulla. Jos yritykseltäsi puuttuu Ennakkomaksu-tyyppinen maksuehto, ohjeet siihen löytyvät Maksuehto ennakkomaksulle -otsikon alta.

Ennakkoon maksettavan myyntitilauksen luonti

1. Siirry Myynti-ohjelmaan ja klikkaa Uusi tilaus -painiketta.
2. Valitse valikosta toimipiste, joka toimittaa tilauksen.
3. Valitse tilaustyypiksi Tilaus.
4. Merkitse oletettu toimituspäivä.
5. Lisää asiakkaan tiedot.
6. Valitse maksuehto, joka on tyypiltään ennakkomaksu.
• Huom! Jos lisäät maksuehdon valinnan jälkeen asiakkaan, jonka tietoihin on tallennettu jokin muu maksuehto, maksuehdoksi vaihtuu asiakkaan oletus. Tarkista maksuehto asiakkaan lisäämisen tai vaihtamisen jälkeen.
7. Klikkaa Tallenna-painiketta ja siirry sitten Tilausrivit-välilehdelle.
8. Lisää tuotteet.
9. Siirry Toimitustapa-välilehdelle ja valitse millä toimitustavalla ja mihin osoitteeseen tavarat tullaan toimittamaan.
10. Kun tilaus on valmis, siirry takaisin Tilauksen tiedot -välilehdelle ja vaihda tilauksen tilaksi Voimassa.
11. Klikkaa Maksa-painiketta.
12. Ohjelma huomauttaa, että kyseessä on ennakkomaksu. Klikkaa Jatka.
13. Veloita tilauksen loppusumma asiakkaalta heti esim. korttimaksuna tai päätä myynti laskulle. Laskua käytettäessä voit valita laskulle maksuehdon Lasku-painikkeen klikkaamisen jälkeen avautuvassa laskuikkunassa.
14. Kun maksutapahtuma on valmis, tilauksen tilaksi tallentuu Voimassa, eikä tilaa voi enää muuttaa käsin. Ota keräykseen -painike jää kuitenkin aktiiviseksi, jotta tilauksen voi myöhemmin kerätä. Poistu tilauksesta.
15. Kun haluat toimittaa tilaukseen, etsi se listalta ja ota keräykseen.
16. Kun keräys on valmis, vie keräysyksikkö Lähettämöön, missä se näkyy ennakkomaksettuna.
17. Klikkaa Lähetä ja vie toimitus loppuun normaaliin tapaan. Voit rastia viimeiseltä sivulta kohdan Lähetä toimitusvahvistus sähköpostissa.

Huomaathan, että mikäli tilauksen maksuehto ei ole tyypiltään ennakkomaksu, Maksa-painikkeella veloitettu myynti merkitään samalla toimitetuksi eikä sitä voi myöhemmin kerätä.

Maksuehto ennakkomaksulle

Jotta voit luoda ennakkoon maksettavan tilauksen, yrityksellä täytyy olla siihen soveltuva Ennakkomaksu-tyyppinen maksuehto. Maksuehdot luodaan kohdassa Asetukset / Laskutusasetukset / Maksuehdot. Anna maksuehdolle nimi, josta selviää, että kyse on ennakkomaksusta. Lisää rasti kohtaan Ennakkomaksu. Muita tietoja ei tarvita.

Osittainen ennakkomaksu

Joskus yrityksellä voi olla tarve osittaiseen ennakkomaksuun, jolloin esimerkiksi tietty prosenttiosuus myyntitilauksesta maksetaan ennakkoon ja tuote toimitetaan ja laskutetaan vasta tämän jälkeen. Osittaisen ennakkomaksun voi toteuttaa Tehdenissä esimerkiksi seuraavalla tavalla:

1. Jos et ole vielä luonut Tehdeniin omaa kirjanpitotiliä saaduille ennakoille, luo se näiden ohjeiden avulla. Luo sitten samaa ohjetta noudattaen tuoteryhmä ennakkomaksuille ja liitä se kirjanpitotiliin.
2. Luo Tuotteet-ohjelmassa Ennakkomaksu-niminen vapaahintainen myyntituote sekä Ennakkomaksun hyvitys -niminen vapaahintainen hyvitystuote.
3. Asiakas ostaa tuotteen, josta halutaan 10 %:n ennakkomaksu. Lisätään tuote myyntitilaukselle. Tämän lisäksi myyntitilaukselle lisätään myös Ennakkomaksu-myyntituote, jolle annetaan hinnaksi 10 % tuotteen hinnasta, ja Ennakomaksun hyvitys -tuote, joka on sama 10 % hinnasta, mutta miinusmerkkisenä:
   
4. Kerää nyt vain Ennakkomaksu-rivi, vie se kassalle ja lähetä siitä asiakkaalle lasku.
5. Kun asiakas on maksanut laskun, voidaan tuote toimittaa asiakkaalle ja lähettää tälle lasku lopusta myyntitilauksesta. Ennakkomaksun hyvitys -tuote siis vähentää jo maksetun ennakon tuotteen kokonaishinnasta:
   

Ennakomaksulla maksetun tilauksen peruminen

Joskus esimerkiksi verkkokaupan kautta tullut tilaus tai muuten ennakkomaksettu tilaus täytyykin peruuttaa. Tämä toteutetaan Tehdenissä virhekuitin kautta.

1. Etsi Lähetteet-ohjelmasta verkkokauppatilaus tai muu ennakkomaksettu tilaus, joka halutaan peruuttaa. 
2. Tee tilauksesta virhekuitti:
   
3. Tehden pyytä antamaan virhekuitille syyn. Syötä syy ja klikkaa OK.
4. Klikkaa sitten Palautus-painiketta. Tehden ilmoittaa, joka sinun tulee palauttaa asiakkaalle esim. verkkokaupan kautta. Klikkaa vielä OK-painiketta (tai valitse käteispalautus, jos haluat palauttaa summan asiakkaalle käteisenä):
   
5. Valitse vielä, mitä kuittiin liittyvälle myyntitilaukselle tehdään (esim. perutetaanko se).
6. Klikkaa Valmis-painiketta.
7. Tilauksen peruutus on nyt käsitelty Tehdenissä ja voit palauttaa asiakkaalle tämän maksaman summan esim. verkkokaupan kautta tai tilisiirtona.