Myyntitilauksen ennakkomaksu

Myyntitilaus voi saapua Tehdeniin ennakkomaksettuna verkkokaupasta, mutta voit myös itse luoda tilauksen Myynti-ohjelmassa ja veloittaa sen asiakkaalta heti haluamallasi maksutavalla. Toimituksen voi jättää odottamaan tavaran saapumista tai tilauksen maksua, mikäli maksutapana oli lasku.

Ennakkomaksu toimii myyntitilauksessa maksuehdon avulla. Jos yritykseltäsi puuttuu Ennakkomaksu-tyyppinen maksuehto, ohjeet siihen löytyvät Maksuehto ennakkomaksulle -otsikon alta.

Ennakkoon maksettavan myyntitilauksen luonti

1. Siirry Myynti-ohjelmaan ja klikkaa Uusi tilaus -painiketta.
2. Valitse valikosta toimipiste, joka toimittaa tilauksen.
3. Valitse tilaustyypiksi Tilaus.
4. Merkitse oletettu toimituspäivä.
5. Lisää asiakkaan tiedot.
6. Valitse maksuehto, joka on tyypiltään ennakkomaksu.
• Huom! Jos lisäät maksuehdon valinnan jälkeen asiakkaan, jonka tietoihin on tallennettu jokin muu maksuehto, maksuehdoksi vaihtuu asiakkaan oletus. Tarkista maksuehto asiakkaan lisäämisen tai vaihtamisen jälkeen.
7. Klikkaa Tallenna-painiketta ja siirry sitten Tilausrivit-välilehdelle.
8. Lisää tuotteet.
9. Siirry Toimitustapa-välilehdelle ja valitse millä toimitustavalla ja mihin osoitteeseen tavarat tullaan toimittamaan.
10. Kun tilaus on valmis, siirry takaisin Tilauksen tiedot -välilehdelle ja vaihda tilauksen tilaksi Voimassa.
11. Klikkaa Maksa-painiketta.
12. Ohjelma huomauttaa, että kyseessä on ennakkomaksu. Klikkaa Jatka.
13. Veloita tilauksen loppusumma asiakkaalta heti esim. korttimaksuna tai päätä myynti laskulle. Laskua käytettäessä voit valita laskulle maksuehdon Lasku-painikkeen klikkaamisen jälkeen avautuvassa laskuikkunassa.
14. Kun maksutapahtuma on valmis, tilauksen tilaksi tallentuu Voimassa. Tilauksen tilaksi voi vaihtaa myös Saapunut, Lähetys työn alla ja Odottaa, ja laskun luomisen jälkeen tilaksi voi olla järkevä vaihtaa Odottaa (joka myös varaa saldoa). Kun tilaus on sitten maksettu ja valmis toimitettavaksi, tilaksi voidaan taas vaihtaa Voimassa. Myös Ota keräykseen -painike jää aktiiviseksi, jotta tilauksen voi myöhemmin kerätä. Poistu tilauksesta.
15. Kun haluat toimittaa tilaukseen, etsi se listalta ja ota keräykseen.
16. Kun keräys on valmis, vie keräysyksikkö Lähettämöön, missä se näkyy ennakkomaksettuna.
17. Klikkaa Lähetä ja vie toimitus loppuun normaaliin tapaan. Voit rastia viimeiseltä sivulta kohdan Lähetä toimitusvahvistus sähköpostissa.

Huomaathan, että mikäli tilauksen maksuehto ei ole tyypiltään ennakkomaksu, Maksa-painikkeella veloitettu myynti merkitään samalla toimitetuksi eikä sitä voi myöhemmin kerätä.

Huom! Jos ennakkomaksettua tilausta ei ole tarpeen keräillä tietystä varastosta tai toimittaa lähettämön kautta, voi tilauksen pikakerätä taustalla painamalla Maksa-painiketta ja valitsemalla sen jälkeen Myynti valmis:

Ennakkoon maksettavien myyntitilausten seuraaminen

Jotta ennakkomaksua vaativat myyntitilaukset erottaa myyntitilauslistauksesta eikä niitä epähuomiossa oteta keräykseen ennen tilauksen maksamista, voidaan ennakkomaksettaville myyntitilauksille luoda oma mukautettu tilaustyyppi (katso ohje Myyntitilaustyypit ja tilausten tilat). Näin ennakkomaksua vaativat tilaukset löytää myyntitilauslistauksesta esimerkiksi tilaustyypin perusteella suodattamalla. Kun tilauksen tilaksi vaihtaa luomisen jälkeen Odottaa ja maksun saavuttua Voimassa, keräilyn tekevät työntekijät näkevät helposti, mitkä tilaukset voidaan kerätä ja toimittaa:

Osa tilauksesta maksetaan käteisellä, osa laskulla ennakkoon

Joskus yritys haluaa toimia niin, että asiakas maksaa osan tilauksesta ennakkoon käteisellä ja lopun tilausta noutaessaan. Noudon yhteydessä maksettavasta osuudesta luodaan lasku käteismaksun yhteydessä, eli Tehdenin näkökulmasta koko tilaus on maksettu ennakkoon. Toimi Tehdenissä seuraavasti:

1. Luo uusi myyntitilaus edellisen kohdan ohjeita noudattaen ja valitse sen maksuehdoksi Ennakkomaksu.
2. Klikkaa Maksa-painiketta.
3. Ohjelma huomauttaa, että kyseessä on ennakkomaksu. Klikkaa Jatka.
4. Syötä summakenttään ensin summa, jonka haluat veloittaa asiakkaalta heti. Valitse Käteismaksu tai Korttimaksu. Näet valitulla tavalla veloitettavan summan Maksut-otsikon alla:
   
5. Klikkaa sitten Lasku-painiketta ja luo asiakkaalle lasku jäljelle jääneestä summasta. 
6. Kun tilatut tuotteet ovat valmiita toimitettavaksi, myyntitilaus keräillään ja asiakkaalle ilmoitetaan, että tämä voi tulla noutamaan tuotteet.
7. Kun asiakas noutaa tuotteet, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
   • Hae kassalla asiakas ja etsi kassan Laskut-välilehdeltä maksamaton lasku. Valitse lasku ja veloita asiakasta kassalla samalla kun luovutat tuotteet:
     
     TAI
   • Siirry Laskutus-ohjelmaan, valitse haluttu lasku ja siirry ylälaidan Maksa-painikkeesta maksamaan lasku kassalle. Veloita asiakasta samalla kun luovutat tuotteet.
     

Maksuehto ennakkomaksulle

Jotta voit luoda ennakkoon maksettavan tilauksen, yrityksellä täytyy olla siihen soveltuva Ennakkomaksu-tyyppinen maksuehto. Maksuehdot luodaan kohdassa Asetukset / Laskutusasetukset / Maksuehdot. Anna maksuehdolle nimi, josta selviää, että kyse on ennakkomaksusta. Lisää rasti kohtaan Ennakkomaksu. Muita tietoja ei tarvita.

Osittainen ennakkomaksu

Joskus yrityksellä voi olla tarve osittaiseen ennakkomaksuun, jolloin esimerkiksi tietty prosenttiosuus myyntitilauksesta maksetaan ennakkoon ja tuote toimitetaan ja laskutetaan vasta tämän jälkeen. Osittaisen ennakkomaksun voi toteuttaa Tehdenissä esimerkiksi seuraavalla tavalla:

1. Jos et ole vielä luonut Tehdeniin omaa kirjanpitotiliä saaduille ennakoille, luo se näiden ohjeiden avulla. Luo sitten samaa ohjetta noudattaen tuoteryhmä ennakkomaksuille ja liitä se kirjanpitotiliin.
2. Luo Tuotteet-ohjelmassa Ennakkomaksu-niminen vapaahintainen myyntituote sekä Ennakkomaksun hyvitys -niminen vapaahintainen hyvitystuote.
3. Luo myyntitilaus. Huomioi, että osittaisen ennakkomaksun tapauksessa myyntitilauksen maksuehto EI voi olla ennakkomaksu. Valitse tilaukselle siis jokin muu soveltuva maksuehto.
4. Asiakas ostaa tuotteen, josta halutaan 10 %:n ennakkomaksu. Lisätään tuote myyntitilaukselle. Tämän lisäksi myyntitilaukselle lisätään myös Ennakkomaksu-myyntituote, jolle annetaan hinnaksi 10 % tuotteen hinnasta, ja Ennakomaksun hyvitys -tuote, joka on sama 10 % hinnasta, mutta miinusmerkkisenä:
   
5. Kerää nyt vain Ennakkomaksu-rivi, vie se kassalle ja lähetä siitä asiakkaalle lasku.
6. Kun asiakas on maksanut laskun, voidaan tuote toimittaa asiakkaalle ja lähettää tälle lasku lopusta myyntitilauksesta. Ennakkomaksun hyvitys -tuote siis vähentää jo maksetun ennakon tuotteen kokonaishinnasta:
   

Ennakkomaksulla maksetun tilauksen peruminen

Joskus esimerkiksi verkkokaupan kautta tullut tilaus tai muuten ennakkomaksettu tilaus täytyykin peruuttaa. Tämä toteutetaan Tehdenissä virhekuitin kautta.

1. Etsi Lähetteet-ohjelmasta verkkokauppatilaus tai muu ennakkomaksettu tilaus, joka halutaan peruuttaa. 
2. Tee tilauksesta virhekuitti:
   
3. Tehden pyytä antamaan virhekuitille syyn. Syötä syy ja klikkaa OK.
4. Klikkaa sitten Palautus-painiketta. Tehden ilmoittaa, joka sinun tulee palauttaa asiakkaalle esim. verkkokaupan kautta. Klikkaa vielä OK-painiketta (tai valitse käteispalautus, jos haluat palauttaa summan asiakkaalle käteisenä):
   
5. Valitse vielä, mitä kuittiin liittyvälle myyntitilaukselle tehdään (esim. perutetaanko se).
6. Klikkaa Valmis-painiketta.
7. Tilauksen peruutus on nyt käsitelty Tehdenissä ja voit palauttaa asiakkaalle tämän maksaman summan esim. verkkokaupan kautta tai tilisiirtona.