Myyntitilauksen ennakkomaksu

Myyntitilaus voi saapua Tehdeniin ennakkomaksettuna verkkokaupasta, mutta voit myös itse luoda tilauksen Myynti-ohjelmassa ja veloittaa sen asiakkaalta heti haluamallasi maksutavalla. Toimituksen voi jättää odottamaan tavaran saapumista tai tilauksen maksua, mikäli maksutapana oli lasku.

Ennakkomaksu toimii myyntitilauksessa maksuehdon avulla. Jos yritykseltäsi puuttuu Ennakkomaksu-tyyppinen maksuehto, ohjeet siihen löytyvät Maksuehto ennakkomaksulle -otsikon alta.

Ennakkoon maksettavan myyntitilauksen luonti

1. Siirry Myynti-ohjelmaan ja klikkaa Uusi tilaus -painiketta.
2. Valitse valikosta toimipiste, joka toimittaa tilauksen.
3. Valitse tilaustyypiksi Tilaus.
4. Merkitse oletettu toimituspäivä.
5. Lisää asiakkaan tiedot.
6. Valitse maksuehto, joka on tyypiltään ennakkomaksu.
• Huom! Jos lisäät maksuehdon valinnan jälkeen asiakkaan, jonka tietoihin on tallennettu jokin muu maksuehto, maksuehdoksi vaihtuu asiakkaan oletus. Tarkista maksuehto asiakkaan lisäämisen tai vaihtamisen jälkeen.
7. Klikkaa Tallenna-painiketta ja siirry sitten Tilausrivit-välilehdelle.
8. Lisää tuotteet.
9. Siirry Toimitustapa-välilehdelle ja valitse millä toimitustavalla ja mihin osoitteeseen tavarat tullaan toimittamaan.
10. Kun tilaus on valmis, siirry takaisin Tilauksen tiedot -välilehdelle ja vaihda tilauksen tilaksi Voimassa.
11. Klikkaa Maksa-painiketta.
12. Ohjelma huomauttaa, että kyseessä on ennakkomaksu. Klikkaa Jatka.
13. Veloita tilauksen loppusumma asiakkaalta heti esim. korttimaksuna tai päätä myynti laskulle. Laskua käytettäessä voit valita laskulle maksuehdon Lasku-painikkeen klikkaamisen jälkeen avautuvassa laskuikkunassa.
14. Kun maksutapahtuma on valmis, tilauksen tilaksi tallentuu Voimassa. Tilauksen tilaksi voi vaihtaa myös Saapunut, Lähetys työn alla ja Odottaa, ja laskun luomisen jälkeen tilaksi voi olla järkevä vaihtaa Odottaa (joka myös varaa saldoa). Kun tilaus on sitten maksettu ja valmis toimitettavaksi, tilaksi voidaan taas vaihtaa Voimassa. Myös Ota keräykseen -painike jää aktiiviseksi, jotta tilauksen voi myöhemmin kerätä. Poistu tilauksesta.
15. Kun haluat toimittaa tilaukseen, etsi se listalta ja ota keräykseen.
16. Kun keräys on valmis, vie keräysyksikkö Lähettämöön, missä se näkyy ennakkomaksettuna.
17. Klikkaa Lähetä ja vie toimitus loppuun normaaliin tapaan. Voit rastia viimeiseltä sivulta kohdan Lähetä toimitusvahvistus sähköpostissa.

Huomaathan, että mikäli tilauksen maksuehto ei ole tyypiltään ennakkomaksu, Maksa-painikkeella veloitettu myynti merkitään samalla toimitetuksi eikä sitä voi myöhemmin kerätä.

Huom! Jos ennakkomaksettua tilausta ei ole tarpeen keräillä tietystä varastosta tai toimittaa lähettämön kautta, voi tilauksen pikakerätä taustalla painamalla Maksa-painiketta ja valitsemalla sen jälkeen Myynti valmis:

Ennakkoon maksettavien myyntitilausten seuraaminen

Jotta ennakkomaksua vaativat myyntitilaukset erottaa myyntitilauslistauksesta eikä niitä epähuomiossa oteta keräykseen ennen tilauksen maksamista, voidaan ennakkomaksettaville myyntitilauksille luoda oma mukautettu tilaustyyppi (katso ohje Myyntitilaustyypit ja tilausten tilat). Näin ennakkomaksua vaativat tilaukset löytää myyntitilauslistauksesta esimerkiksi tilaustyypin perusteella suodattamalla. Kun tilauksen tilaksi vaihtaa luomisen jälkeen Odottaa ja maksun saavuttua Voimassa, keräilyn tekevät työntekijät näkevät helposti, mitkä tilaukset voidaan kerätä ja toimittaa:

Osa tilauksesta maksetaan käteisellä, osa laskulla ennakkoon

Joskus yritys haluaa toimia niin, että asiakas maksaa osan tilauksesta ennakkoon käteisellä ja lopun tilausta noutaessaan. Noudon yhteydessä maksettavasta osuudesta luodaan lasku käteismaksun yhteydessä, eli Tehdenin näkökulmasta koko tilaus on maksettu ennakkoon. Toimi Tehdenissä seuraavasti:

1. Luo uusi myyntitilaus edellisen kohdan ohjeita noudattaen ja valitse sen maksuehdoksi Ennakkomaksu.
2. Klikkaa Maksa-painiketta.
3. Ohjelma huomauttaa, että kyseessä on ennakkomaksu. Klikkaa Jatka.
4. Syötä summakenttään ensin summa, jonka haluat veloittaa asiakkaalta heti. Valitse Käteismaksu tai Korttimaksu. Näet valitulla tavalla veloitettavan summan Maksut-otsikon alla:
   
5. Klikkaa sitten Lasku-painiketta ja luo asiakkaalle lasku jäljelle jääneestä summasta. 
6. Kun tilatut tuotteet ovat valmiita toimitettavaksi, myyntitilaus keräillään ja asiakkaalle ilmoitetaan, että tämä voi tulla noutamaan tuotteet.
7. Kun asiakas noutaa tuotteet, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
   • Hae kassalla asiakas ja etsi kassan Laskut-välilehdeltä maksamaton lasku. Valitse lasku ja veloita asiakasta kassalla samalla kun luovutat tuotteet:
     
     TAI
   • Siirry Laskutus-ohjelmaan, valitse haluttu lasku ja siirry ylälaidan Maksa-painikkeesta maksamaan lasku kassalle. Veloita asiakasta samalla kun luovutat tuotteet.
     

Maksuehto ennakkomaksulle

Jotta voit luoda ennakkoon maksettavan tilauksen, yrityksellä täytyy olla siihen soveltuva Ennakkomaksu-tyyppinen maksuehto. Maksuehdot luodaan kohdassa Asetukset / Laskutusasetukset / Maksuehdot. Anna maksuehdolle nimi, josta selviää, että kyse on ennakkomaksusta. Lisää rasti kohtaan Ennakkomaksu. Muita tietoja ei tarvita.

Osittainen ennakkomaksu (käsiraha)

Joskus yrityksellä voi olla tarve osittaiseen ennakkomaksuun, jolloin esimerkiksi tietty prosenttiosuus myyntitilauksesta maksetaan ennakkoon ja tuote toimitetaan ja laskutetaan vasta tämän jälkeen. Varmista kirjanpitäjältäsi, mitä arvonlisäverokantaa osittaisiin ennakkomaksuihin halutaan yrityksessäsi soveltaa. Osittaisen ennakkomaksun voi toteuttaa Tehdenissä esimerkiksi seuraavalla tavalla:

1. Jos et ole vielä luonut Tehdeniin omaa kirjanpitotiliä saaduille ennakoille, luo se näiden ohjeiden avulla. Luo sitten samaa ohjetta noudattaen tuoteryhmä ennakkomaksuille ja liitä se kirjanpitotiliin.
2. Luo Tuotteet-ohjelmassa Ennakkomaksu-niminen vapaahintainen myyntituote sekä Ennakkomaksun hyvitys -niminen vapaahintainen hyvitystuote.
3. Luo myyntitilaus. Huomioi, että osittaisen ennakkomaksun tapauksessa myyntitilauksen maksuehto EI voi olla ennakkomaksu. Valitse tilaukselle siis jokin muu soveltuva maksuehto.
4. Asiakas ostaa tuotteen, josta halutaan 10 %:n ennakkomaksu. Lisätään tuote myyntitilaukselle. Tämän lisäksi myyntitilaukselle lisätään myös Ennakkomaksu-myyntituote, jolle annetaan hinnaksi 10 % tuotteen hinnasta, ja Ennakomaksun hyvitys -tuote, joka on sama 10 % hinnasta, mutta miinusmerkkisenä:
   
5. Kerää nyt vain Ennakkomaksu-rivi, vie se kassalle ja lähetä siitä asiakkaalle lasku.
6. Kun asiakas on maksanut laskun, voidaan tuote toimittaa asiakkaalle ja lähettää tälle lasku lopusta myyntitilauksesta. Ennakkomaksun hyvitys -tuote siis vähentää jo maksetun ennakon tuotteen kokonaishinnasta:
   

Ennakkomaksulla maksetun tilauksen tuotteen vaihtaminen toiseen vastaavaan

Joskus ennakkomaksetulla (esim. integroidusta verkkokaupasta tulleella) tilauksella voi erehdyksessä olla esim. väärän värinen tuote, jonka asiakas haluaakin vaihtaa toiseen, hinnaltaan vastaavaan tuotteeseen. Tällaisessa tapauksessa kannattaa toimia seuraavasti:

1. Avaa ennakkomaksettu myyntitilaus.
2. Hae tilaukselle sama tuote, joka tilauksella on alun perin ostettu, mutta lisää se tilaukselle miinusmerkkisenä.
3. Hae sitten tilaukselle tuote, jonka haluat alkuperäisen tuotteen tilalle.
4. Käsittele tilaus loppuun joko Maksa-painikkeen kautta, jolloin tilaus keräillään taustalla, tai Ota keräykseen -painikkeen kautta.

Ennakkomaksulla maksetun tilauksen peruminen

Joskus esimerkiksi verkkokaupan kautta tullut tilaus tai muuten ennakkomaksettu tilaus täytyykin peruuttaa. Tämä toteutetaan Tehdenissä virhekuitin kautta, paitsi jos tilauksen maksutapa on ollut lasku, jolloin tilaus perutaan hyvityslaskun kautta.

1. Etsi Lähetteet-ohjelmasta verkkokauppatilaus tai muu ennakkomaksettu tilaus, joka halutaan peruuttaa. 
2. Tee tilauksesta virhekuitti:
   
   • Jos Virhekuitti-painike ei ole aktiivinen, johtuu se siitä, että tilauksen maksutapa on ollut Lasku. Siirry tässä tapauksessa Laskutus-ohjelmaan tekemään laskulle hyvityslasku. Tällöin hyvityslasku kohdistuu suoraan oikein ei sitä tarvitse tehdä käsin. Kun hyvityslasku on tehty, tilauksen voi perua.
3. Tehden pyytä antamaan virhekuitille syyn. Syötä syy ja klikkaa OK.
4. Klikkaa sitten Palautus-painiketta. Tehden ilmoittaa summan, joka sinun tulee palauttaa asiakkaalle esim. verkkokaupan kautta. Klikkaa vielä OK-painiketta (tai valitse käteispalautus, jos haluat palauttaa summan asiakkaalle käteisenä):
   
5. Valitse vielä, mitä kuittiin liittyvälle myyntitilaukselle tehdään (esim. perutetaanko se).
6. Klikkaa Valmis-painiketta.
7. Tilauksen peruutus on nyt käsitelty Tehdenissä ja voit palauttaa asiakkaalle tämän maksaman summan esim. verkkokaupan kautta tai tilisiirtona.

Osa ennakkomaksetun tilauksen ennakkomaksusta halutaan palauttaa

Joskus osa ennakkomaksetun tilauksen ennakkomaksusta halutaan palauttaa, jos esimerkiksi jokin tilauksen tuotteista on viallinen tai esimerkiksi toimituskulut ovat väärin ja summa halutaan hyvittää kokonaan tai osittain asiakkaalle.

Jos tilausta ei ole vielä keräilty tai toimitettu, suosittelemme toimimaan seuraavasti:

1. Etsi tilauksen kuitti Kuitit-ohjelmasta ja valitse Tee palautus.
2. Valitse sitten palautettava rivi ja kirjoita palautuksen syy:
   
3. Napsauta Käsittele palautus heti kassalla -painiketta. Kassalla päätä palautus esimerkiksi Verkkokauppamaksu-maksutapaan (maksutapa, jota kautta summa on palautettu/palautetaan asiakkaalle):
4. Tässä vaiheessa löydät tehdyn palautuksen myyntitilauksen Myynnit-välilehdeltä.
5. Kun myyntitilaus nyt kerätään, jätetään palautettu tuoterivi kokonaan keräämättä.
6. Tilaus viedään lähettämöön, jossa se käsitellään normaalisti. Koska kaikkia rivejä ei kerätty, tilauksen tilaksi ehdotetaan automaattisesti Osittain toimitettu. Tila vaihdetaan Toimitetuksi, jolloin myyntitilaus ei jää enää avoimeksi:
   
7. Jos myyntitilaus käsitellään lähettämön sijaan kassalla, tilauksen tilaksi voi vastaavasti siellä vaihtaa Toimitettu:
   

Jos tilaus on jo kerätty ja toimitettu ennen palautuksen tekemistä, riittää että suoritat edeltä ohjeen kohdat 1-4.

Osa ennakkomaksetun tilauksen tuotteista halutaan palauttaa

Joskus asiakas haluaakin palauttaa jonkin tilaamistaan ennakkomaksetuista tuotteista. Tässä tilanteessa toimintamalli riippuu asiakkaan käyttämästä maksutavasta ja siitä, onko tilaus toimitettu kokonaan vai osittain ja halutaanko palauttaa koko tilaus vai vain perua jälkitoimitus. Alla tiivis ohjeistus eri tilanteisiin.

Osittain toimitettu ennakkomyyntitilaus, jonka ennakkomaksutapana lasku, ja tilaus halutaan palauttaa kokonaisuudessaan

1. Etsi tilauksen lasku Laskutus-ohjelmasta ja tee siitä hyvityslasku. 
2. Valitse avautuvassa dialogissa, palautetaanko jo toimitetut tuotteet varastosaldoon vai ei.
3. Valitse myös, mitä myyntitilaukselle tehdään (perutaanko se vai avataan virhekuitin käsittelyn jälkeen uudelleen).

Osittain toimitettu ennakkomyyntitilaus, jonka ennakkomaksutapana jokin muu kuin lasku, ja tilaus halutaan palauttaa kokonaisuudessaan

1. Siirry Lähetteet-ohjelmaan ja etsi tilauksen Ennakkomyynti-tyyppinen lähete.
2. Klikkaa lähetteen luontiaikaa ja tee tositteesta virhekuitti.
3. Anna avautuvassa ikkunassa virhekuitin syy ja tee palautus samalle maksutavalla, jolla tilaus on alunperin maksettu. Tehden palauttaa taustalla myös jo toimitetun osan takaisin varastosaldoon.
4. Valitse myös, mitä myyntitilaukselle tehdään.

Osittain toimitettu ennakkomyyntitilaus, jonka jälkitoimitus halutaan perua eli sulkea tilaus

1. Keräile ne tuotteet, joiden jälkitoimitus halutaan perua.
2. Etsi Lähetteet-ohjelmasta tilauksesta juuri luotu Toimitusvahvistus-tyyppinen tosite.
3. Klikkaa tositteen luontiaikaa ja valitse avautuvassa ikkunassa Tee palautus.
4. Valitse ne rivit, joita ei haluta jälkitoimittaa.
5. Valitse Käsittele palautus heti kassalla ja valitse kassalla haluamasi hyvitystapa.

Kokonaan toimitettu ennakkomyyntitilaus, josta halutaan palauttaa osa

Voit noudattaa Osa ennakkomaksetun tilauksen ennakkomaksusta halutaan palauttaa -otsikon kohtia 1-4 tai noudattaa seuraavia ohjeita:

1. Siirry Lähetteet-ohjelmaan ja etsi tilauksen Toimitusvahvistus-tyyppinen tosite.
2. Klikkaa tositteen luontiaikaa ja valitse avautuvassa ikkunassa Tee palautus.

Näin voit toimia myös tilanteessa, jossa ennakkomaksetun, osittain toimitetun tilauksen toimitetut tuotteet halutaan palauttaa.