Sähköposti- tai tekstiviestimuistutus varauksesta

Varauksen tekemisen yhteydessä asiakkaalle lähetetään yleensä sähköpostitse varausvahvistus, ja jos varaus on tehty Avoinna24-palvelun kautta, on varauksen tietojen lisäksi myös iCal-liite. Tämän lisäksi voit lähettää asiakkaalle muistutuksen varauksesta joko sähköpostilla tai tekstiviestillä esim. 24 tuntia ennen varauksen alkamisaikaa. Tekstiviestimuistutuksia voi lähettää, jos tekstiviestien lähetys on otettu käyttöön yritysasetuksissa.

Palveluntarjoajan uusista varauksista saamia ilmoituksia hallinnoidaan Omien asetusten Viesteissä. Lue lisää: Sähköposti-ilmoitukset Avoinna24-varauksista

Sähköpostimuistutus kaikille ajanvarauksille

Jos haluat, että Tehden lähettää automaattisesti varausmuistutuksen kaikista palveluista ja ryhmäajanvarauksista, voit ottaa sähköpostimuistutuksen oletuksena käyttöön. (Myös tekstiviestimuistutuksen saa aktivoitua kaikkiin ajanvarauksiin, mutta otathan huomioon, että tekstiviesteistä veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti.) Oletusmuistutuksen voi ottaa käyttöön vain yrityksen pääkäyttäjä.

HUOM! Muistathan, että muistutusta ei lähetetä ajanvarauksista, jotka on tehty ennen ominaisuuden aktivointia. 

1. Mene -painikkeesta Yritysasetusten Viestien hallintaan.
2. Klikkaa Muokkaa-painiketta, siirry Viestiasetukset-laatikkoon ja valitse kohta Haluan oletuksena lähettää kalenterista vahvistusviestejä:
   
3. Jos palveluvalikoimaasi kuuluu sekä ryhmäajanvarauksia että henkilökohtaisia palveluita, valitse myös, haluatko lähettää asiakkaillesi sähköpostimuistutuksen näistä molemmista vai vain toisista.
4. Määrittele, kuinka paljon ennen varauksen alkua muistutus lähetetään asiakkaalle.
   • Kun asiakas tekee varauksen Avoinna24-palvelun kautta, hän saa muistutuksen oletusasetusten mukaisesti.
   • Jos yrityksesi Tehden-käyttäjä tekee varauksen Ajanvaraus-ohjelmassa, hän voi muuttaa oletusaikaa tai myös poistaa muistutuksen kyseisestä varauksesta.
5. Viestien hallinnan Sähköpostipohjat-osion Muistutus varauksesta -laatikossa pääset halutessasi muokkaamaan sähköpostimuistutuksen sisältöä. Lue lisää: Viestipohjien muuttaminen
   
   

Muistutuksen lisääminen yksittäiseen varaukseen

Jos et halua, että kaikista ajanvarauksista lähetetään muistutus, voit kuitenkin lähettää sähköposti- tai tekstiviestimuistutuksen yksittäisistä varauksista. Ennen tekstiviestimuistutusten lähettämistä yrityksesi pääkäyttäjän täytyy ottaa tekstiviestimuistutukset käyttöön.

1. Avaa Ajanvaraus-ohjelma.
2. Luo varaus sopivaan ajankohtaan ja valitse siihen palvelu, palveluntarjoaja, asiakas ja muut tarvittavat tiedot.
•  Jos asiakkaalle ei ole tallennettu sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa, viestiä ei voida lähettää.
3. Ennen varauksen tallennusta siirry Muistutukset-välilehdelle varausikkunan ylälaidasta.
4. Lisää rasti joko kohtaan Lähetä sähköpostimuistutus tai Lähetä tekstiviestimuistutus. Muistutukset-otsikon viereen ilmestyy vihreä pallosymboli.
5. Valitse muistutuksen lähetysaika.
6. Voit tallentaa varauksen joko Muistutukset-välilehdellä tai Ajanvaraus-välilehdellä.

Jos yritykselläsi on muistutukset oletuksena käytössä kaikissa varauksissa, muistutusta ei tarvitse erikseen lisätä. Muistutuksen lähetysaikaa voi muuttaa tai muistutuksen voi poistaa muokkaamalla varausta.

Tekstiviestimuistutusten käyttöönotto

Muistutuksia voi käyttää vain mikäli tekstiviestien lähettäminen on otettu käyttöön yrityksessä (Yritysasetukset / Viestien hallinta / Viestiasetukset). Jos haluat ottaa tekstiviestit käyttöön, lisää rasti kohtaan Tekstiviestien lähettäminen käytössä. Tekstiviesteistä veloitetaan yritykseltäsi hinnaston mukainen maksu Tehden-laskun yhteydessä.

Kun tekstiviestit ovat käytössä, muistutuksia voi lisätä yksittäisiin varauksiin esim. asiakkaan toiveen perusteella tai myös lähettää muistutustekstiviestin oletuksena kaikista varauksista.

Huom! Jotta asiakas saa varauksestaan tekstiviestimuistutuksen, tekstiviestipalvelun täytyy olla käytössä sekä sillä hetkellä, kun asiakas tekee varauksen Avoinna24-palvelussa, että silloin, kun viesti asiakkaalle lähetettäisiin. Jos asiakas on siis tehnyt ajanvarauksensa ennen palvelun käyttöönottoa, muistutusta ei lähetetä.