Osallistujien lisääminen ryhmäajanvaraukseen

Kun ryhmäajanvaraus on merkitty kalenteriin, asiakkaat voivat ilmoittautua varaukseen Avoinna24-palvelun kautta (mikäli se on yritykselläsi käytössä) tai voit itse lisätä asiakkaita varaukseen kalenterin kautta.

Osallistujien lisääminen ryhmäajanvaraukseen

1. Avaa Ajanvaraus-ohjelma.
2. Etsi viikkokalenterista ryhmävaraus, johon haluat lisätä osallistujia. Klikkaa varausmerkintää, jolloin avautuu Muokkaa varausta -ikkuna.
3. Ryhmävaraukseen jo ilmoittautuneet henkilöt näkyvät Osallistujat-kohdassa.
4. Jos haluat lisätä varaukseen asiakasrekisteristäsi jo löytyvän asiakkaan, kirjoita hänen nimeään Lisää asiakas -kenttään.
5. Jos kyseessä on uusi asiakas, voit syöttää hänen tietonsa järjestelmään asiakkaan pikalisäyspainikkeella.
6. Mikäli varattavaan palveluun liittyy lomake tai palvelu vaatii asiakkaalta laskutusosoitteen, ohjelma pyytää täyttämään tarvittavat tiedot kun asiakas lisätään varaukseen.
7. Osallistujan voi poistaa varauksesta klikkaamalla roskakorikuvaketta asiakkaan rivillä.
8. Mikäli asiakkaita on jonossa, he näkyvät osallistujalistassa tumman vaakaviivan alapuolella. Asiakkaan voi siirtää jonosta osallistujaksi klikkaamalla ylöspäin osoittavaa nuolikuvaketta. Asiakkaan voi myös siirtää jonoon klikkaamalla alaspäin osoittavaa nuolikuvaketta:
   
   Siirroista lähtee viesti asiakkaalle sekä sähköpostilla että tekstiviestillä, kun varausmerkintä tallennetaan. Voit myös valita, että viestiä ei lähetetä. Avoinna24-palvelua käyttävien asiakkaiden siirtyminen jonosta osallistujiksi tapahtuu automaattisesti, jos joku osallistujista peruu.
9. Osallistujan nimen vasemmalla puolella näkyy varauksen maksuun ja paikalle saapumiseen liittyviä tietoja. Tarkemmat ohjeet: Ryhmäajanvarauksen veloittaminen
• Maksettu-sarakkeessa näkyy väkänen, jos varaus on maksettu asiakastililtä. Jos tässä sarakkeessa on viiva, maksu on suoritettava jotenkin muuten, yleensä kassan kautta.
• Kun varauksen alkamisaika lähestyy, tulee näkyviin Leimaa sisään -sarake. Tässä näkyy ilmoitus, mikäli asiakkaalla ei ole varauksen maksuun sopivaa tilituotetta. Mikäli sopiva tilituote on, voit tarvittaessa leimata asiakkaan käsin sisään.
• Merkitse saapuneeksi -sarakkeeseen voit rastia asiakkaan saapuneeksi, vaikka hänellä ei olisi palvelun maksuun sopivaa tilituotetta ja maksu hoidetaan kassan kautta.
• Yleensä nämä kaikki kohdat hoituvat automaattisesti, kun asiakas leimaa kulkukorttinsa NFC-lukijalla tai asiakaspäätteellä.
10. Varsinaisten osallistujien lisäksi voit merkitä lisäosallistujien määrän. Lisäosallistuja tarkoittaa henkilöä, jota ei ole yksilöllisesti merkitty osallistujaksi, esim. palveluun tutustuvaa henkilöä tai yhden henkilön nimissä tehtävää useamman henkilön varausta, joka laskutetaan myöhemmin. Lisäosallistujat siis varaavat paikkoja tunnilta, mutta osallistujien tietoja ei tallenneta Tehdeniin.
11. Tallenna varaus. Voit merkitä varaukseen lisää osallistujia myöhemmin.