Asiakkaan varauksen merkitseminen kalenteriin

Ajanvarauksen voi tehdä vain olemassa olevalle palvelulle. Palveluun täytyy olla liitettynä yksi tai useampi palveluntarjoaja ja sillä täytyy olla kesto, joka määrää kalenterista varattavan oletusajan. Palvelut luodaan Tuotteet-ohjelmassa. Meno, työmeno tai muistutus eivät vaadi palvelua, vaan varausmerkintään kirjoitetaan selite. Lue lisää: Muistutuksen, menon tai työmenon lisääminen kalenteriin 

Ajan varaaminen asiakkaalle

1. Avaa Ajanvaraus-ohjelma, jolloin näkyviin tulee ajanvarauskalenteri.
2. Etsi asiakkaan toivoma päivä kalenterista joko selaamalla kalenteria Seuraava-painikkeella tai etsimällä päivämäärä kalenterin ylänurkan pikkukalenterista.
3. Jos asiakas toivoo aikaa tietylle palveluntarjoajalle, valitse kyseinen henkilö viikkonäkymän yläpalkista tai etsi hänet päivänäkymän sarakkeista.
4. Klikkaa hiirellä kalenterissa toivottua alkamisaikaa, jolloin avautuu varausikkuna. Palveluntarjoajana on oletuksena se henkilö, joka oli valittuna viikkonäkymän palveluntarjoajavalikossa, tai päivänäkymää käytettäessä se henkilö, jonka kohdalla alkamisaikaa klikattiin. Voit vaihtaa toimipistettä tai palveluntarjoajaa varausikkunassa.
5. Valitse palvelu valikosta, jossa näkyvät tuoteryhmittäin kaikki valitun palveluntarjoajan valitussa toimipisteessä tarjoamat palvelut.
6. Hae asiakas hakutoiminnolla tai lisää uusi asiakas pikalisäystoiminnolla.
7. Varausikkunan Huomio-kenttään voi kirjoittaa esim. asiakkaan esittämät toiveet palvelun suhteen. Huomio näkyy kalenterissa, kun hiiren osoitin on varausmerkinnän päällä.
8. Palveluntarjoajan vaihto on oletuksena sallittu. Jos asiakas haluaa ehdottomasti tietylle palveluntarjoajalle, poista rasti ruudusta.
9. Jos kyseessä on toistuva ajanvaraus, laita rasti ruutuun ja valitse avautuvassa ikkunassa ajanvarauksen toistamissäännöt ja Hyväksy.
10. Jos käytössäsi on Tehdenin Laskutus-ohjelma ja haluat liittää toistuvan ajanvarauksen toistuvaan laskutusprofiiliin, seuraa ohjeita Toistuvan varauksen toistuva laskutus.
11. Jos Lähetä viesti asiakkaalle -kohta on rastittuna, ohjelma tarjoaa tallennuksen yhteydessä vahvistusviestiä, jonka voi lähettää asiakkaalle sähköpostilla tai tekstiviestillä (mikäli yrityksellä on maksullinen tekstiviestipalvelu käytössä).
12. Jos käytössäsi on Tehdenin myyntitilaukset, voit halutessasi liittää ajanvarauksen myyntitilaukseen. Voit hakea olemassa olevaa myyntitilausta kirjoittamalla tilauksen numeron Liitä myyntitilaukseen -kenttään, tai voit luoda uuden myyntitilauksen viereisestä +-painikkeesta. Jos liität ajanvarauksen olemassa olevaan tilaukseen, tilaukselle lisätään varattua palvelua vastaava tilausrivi.
13. Ajanvarauskalenterin aikoja voi myös ”maalata” sivusuunnassa ja varata samalle asiakkaalle useamman palveluntarjoajan/resurssin (eli esim. laitteen, tilan ja vaikka hierojan) samaan aikaan:
    
    Tämä on erityisen kätevää, jos yrityksen palveluvalikoimaan kuuluvat esimerkiksi padel- tai tenniskentät, joita sama asiakas voi haluta varata useita samalle kellonajalle. Kun palveluntarjoajat tai resurssit (tässä tapauksessa kentät) on maalattu, aukeaa ajanvarausikkuna, jossa valitaan kenttiin liitetty palvelutuote (tässä tapauksessa Tennis 1 h):
    
    Jos asiakas haluaa varata esim. kentät 1, 2 ja 4, voidaan valita maalaamalla kentät 1-4 ja poistaa sitten tässä ikkunassa kenttä 3 rastista klikkaamalla. Varaukseen voi myös lisätä uusia resursseja tai palveluntarjoajia. Samalla valinnalla tehdyt ajanvaraukset näkyvät ajanvarauskalenterissa erillisinä varauksina, mutta kun yhden tietoja muuttaa (esim. asiakas, palvelutuote tai ajankohta), myös muut muuttuvat automaattisesti. Poikkeuksena on vain tilanne, jossa joku ajanvarauksista halutaan liittää myyntitilaukseen: tällöin Tehden kysyy, halutaanko muutokset tehdä myös muihin varauksiin.
    
    • Kun viet ajanvarauksen kassaan, varmista, että Kesto-kohtaa EI ole korostettu oranssilla: korostus kertoo siitä, että veloitettavan palvelun kesto on eri kuin kalenterista varattu aika. Tarkempaa tietoa asiasta: Palvelun veloittaminen
14. Hyväksy varaus klikkaamalla Tallenna-painiketta. Varausmerkintä näkyy kalenterissa sinisenä.

Ajanvarauksen pituutta voi säätää vetämällä hiirellä varausmerkinnän alareunaa sopivaan ajankohtaan.

Ajanvaraksen voi avata muokattavaksi klikkaamalla sitä. Huom! Jos yrityksessä on otettu käyttöön sähköposti-ilmoitukset esimiehelle ajanvaraukseen tehdyistä muutoksista, toimipistekohtaisesti määritettyyn osoitteeseen lähetetään ilmoitus, kun joko varauksen ajankohta, kesto, asiakas tai palvelun tuottaja muuttuu tai varattu palvelu vaihdetaan. 

Varausmerkintää voi siirtää kalenterissa hiirellä raahaamalla. Jos siirto tehdään toiselle viikolle, kannattaa siirtää varaus Kalenteritapahtumien leikepöydälle (oikea yläreuna), selata kalenteri halutulle viikolle ja raahata sitten varaus leikepöydältä oikeaan kohtaan.

Jos yrityksellä on useita toimipaikkoja, kiinnitä huomiota siihen, että varausmerkinnässä on valittuna oikea toimipiste. Oletuksena näkyy se toimipiste, johon käyttäjä on kirjautunut sisään.

Valitun palveluntarjoajan viikkotyöaikaan merkityt palveluajat näkyvät kalenterissa tasaisen oranssilla taustavärillä. Nämä palveluajat näkyvät Avoinna24-palvelussa asiakkaille vapaina aikoina. Tehden-käyttäjät voivat kuitenkin tehdä varauksia sekä itselleen että muille työntekijöille myös palveluajan ulkopuolelle.