Tuotepalautukset

Palautus koskee yleensä yksittäistä tuotetta, joka on jollakin tavalla viallinen. Tuotepalautus hoidetaan Tehden-järjestelmässä etsimällä alkuperäinen kuitti järjestelmästä ja tekemällä sille palautuskäsittely. Palautuksessa asiakas saa korvauksena joko uuden vastaavan tuotteen, hyvityslahjakortin, käteistä tai hyvityksen pankki- tai luottokortille. Myös Avoinna24-verkkokaupan ja muun Tehdeniin integroidun verkkokaupan kautta tehtyjen tilausten palautukset käsitellään yleensä seuraavia ohjeita noudattaen.

Huom! Jos myynti on ennakkomaksettu (ja tilatut tuotteet vielä toimittamatta), tilauksen perumisessa noudatetaan ennakkomaksetun myyntitilauksen perumisen/palautuksen ohjeita. Lue lisää: Myyntitilauksen ennakkomaksu

Huom! Jos myynti on maksettu osittain lahjakortilla, tuotepalautuksen kautta rahaa ei voi palauttaa alkuperäiselle lahjakortille, vaan täytyy luoda uusi hyvityslahjakortti. Jos summa halutaan palauttaa alkuperäiselle lahjakortille, palautus täytyy tehdä virhekuitin kautta.

Tuotepalautuksen käsittely

1. Klikkaa joko Kassa-ohjelman alavalikosta auki Kuitit-osio tai Myynti-ohjelman alavalikosta joko Lähetteet- tai Palautus-osio.
2. Etsi kuitti tai lähete, jolla palautettava tuote on myyty.
   • Kuitit-ja Lähetteet-osioissa voi käyttää joko avointa hakua tai seuraavia suodattimia: Myyntitapa, Toimipiste, Myyntityyppi, Maksutapa, Myynnin tila, Kassalipas ja Toimitustapa. 
   • Palautus-osiossa voi avoimen haun lisäksi käyttää suodattimia: Kuittinumero, Tuotenimi, Tuote, Arkistointitunnus, Korttinumero, Kanta-asiakastunniste, Lisätieto/Viite, Sarjanumero ja Tilausnumero. Osa suodattimista sallii myös aikavälin ja toimipisteen rajaamisen.
3. Valitse oikea kuitti ja klikkaa Tee palautus -painiketta. Kuitit-osiossa kuittia klikkaamalla aukeaa uusi näkymä, jonka alalaidasta painike löytyy. Palautus-osiossa kuitti puolestaan ilmestyy näytön oikeaan laitaan, ja painike löytyy kuitin kuvan alta.
4. Rasti kuitilta tuote tai tuotteet, joita ollaan palauttamassa.
5. Valitse palautustyyppi:
   • Rahapalautus, mikäli annat asiakkaalle rahat takaisin käteisenä tai hyvityksenä pankki- tai luottokortille ja/tai vaihdat tuotteen toiseen.
   • Hyvityslahjakortti, jos haluat antaa asiakkaalle lahjakortin myöhemmin käytettäväksi jonkin toisen tuotteen ostoon.
   • Takuupalautus, mikäli tuote korvataan uudella samanlaisella tuotteella.
   • Hylätty palautus, mikäli palautus katsotaan aiheettomaksi eikä sitä oteta vastaan. Tiedon tallentamisesta on hyötyä, jos asiakas yrittää samaa palautusta uudestaan.
6. Valitse määrä ja palautusprosentti eli hyvitetäänkö koko tuotteen hinta vai esim. puolet siitä.
   • Huom! Jos palautus tehdään prosentteina (esim. 50 %), ja myöhemmin halutaan hyvittää vielä lisää (esim. loput 50 %), toista palautusta ei pysty tekemään alkuperäiselle kuitille. Tällaisessa tapauksessa tee ensin virhekuitti ensimmäisestä osapalautuksesta ja kirjaa sitten palautus koko halutulta prosenttiosuudelta alkuperäiselle kuitille.
7. Valitse palautetaanko tuote myyntikuntoisena varastoon ja mihin varastoon se palautetaan.
   • Jos palautukset halutaan hyllyttää aina samalle hyllypaikalle (jos ne esim. siirtokirjataan eteenpäin oikeaan myyntivarastoon), kannattaa käydä toimipisteen tiedoissa määrittelemässä toimipistekohtainen palautusten oletushyllypaikka.
8. Jos kyseessä on takuupalautus, valitse mistä varastosta korvaava tuote kerätään.
9. Kirjoita palautuksen syy tuoteriville.
10. Klikkaa Käsittele palautus heti kassalla, jolloin palautus viedään loppuun kassan kautta.
    • Jos palautat asiakkaalle rahat käteisenä, klikkaa Maksa-painiketta ja valitse maksutavaksi Käteinen.
    • Jos palautat rahaa suoraan maksukortille hyvittämällä, klikkaa Maksa-painiketta ja valitse maksutavaksi Korttimaksu. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa voit valita mihin korttimaksuun teet hyvityksen, jos kuitti on maksettu usealla korttitapahtumalla. Huomaa, että voit hyvittää maksukortille enintään alkuperäisen korttitapahtuman verran rahaa. Huom! Jos käsittelet palautuksen samana päivänä kuin tuote on ostettu, kyseessä on peruutus. Lue lisää: Korttimaksun peruutus tai hyvitys (Poplapay) tai Korttimaksun peruutus tai hyvitys (Verifone).
    • Jos olet valinnut palautustyypiksi Hyvityslahjakortin, tulostuu lahjakortti heti Maksa-painikkeen klikkaamisen jälkeen.
    • Jos asiakas saa tilalle uuden tuotteen, myy se samalle kuitille palautettavan tuotteen kanssa. Klikkaa Maksa-painiketta, jolloin voit joko palauttaa asiakkaalle tai rahastaa häneltä hinnan erotuksen riippuen siitä, onko korvaava tuote edullisempi vai arvokkaampi kuin palautettava tuote. Jos korvaava tuote on samanhintainen, tulostuu kuitti heti Maksa-painikkeen klikkaamisen jälkeen.
    • Jos palautettava tuote on ostettu Avoinna24-verkkokaupasta, klikkaa Maksa-painiketta, valitse maksutavaksi Paytrail (Tehden-verkkokauppa) ja noudata näytön ohjeita eli käy palauttamassa summa asiakkaalle Paytrailin palvelussa. Jos tuote on ostettu muun Tehdeniin integroidun verkkokaupan kautta, maksutavaksi valitaan Verkkokauppamaksu ja toimitaan muuten vastaavasti.
11. Jos palautusten vastaanotto hoidetaan muualla kuin kassapisteellä, klikkaa Tulosta palautustosite kassaa varten ja anna asiakkaalle palautustosite, jonka avulla palautus hoidetaan loppuun kassalla.
12. Palautuskäsittely on valmis, kun maksutapahtuma on suoritettu loppuun.

Jos teit palautuksesta hyvityslahjakortin, asiakas voi käyttää lahjakorttia maksutapana asioidessaan yrityksessä. Lahjakortti-painike löytyy maksutapaikkunasta muiden maksutapojen vierestä. Lahjakortin sarjanumero syötetään maksun yhteydessä järjestelmään.

Usean korttimaksun palautus samalle kuitille

Jos asiakkaan maksu halutaan palauttaa kahdelle kortille (esim. Debit- ja Credit-kortit), se täytyy käsitellä Tehdenissä seuraavasti:

1. Etsi palautettava kuitti Kuitit-ohjelmasta ja valitse Tee palautus.
2. Valitse palautettava rivi, palautussummaksi ensimmäiselle kortille palautettava summa ja vie palautus käsiteltäväksi kassalle.
3. Palauta summa asiakkaan kortille.
4. Palaa sitten Kuitit-näkymään. Valitse äsken tekemäsi palautuskuitti ja tee siitä virhekuitti, joka päätetään käteismaksuun koko palautuskuitin summalla:
   
5. Nyt voit palata alkuperäiselle kuitille ja lähteä tekemään siitä uutta palautusta. Aseta palautussummaksi koko kuitin summa ja vie palautus kassaan.
6. Paina Maksa-painiketta ja muuta Maksutavan valinta -ikkunassa summaksi sama summa, joka palautettiin ensimmäiselle kortille. Ota maksu vastaan käteisenä. Nyt käteisen osuus palautuksissa on -400+400=0.
7. Käsittele nyt kuitin jäljellä oleva summa Korttimaksu-painikkeen kautta. Aukeaa rivi, jossa näkyy, että myynnille on jo tehty korttimaksun palautus aikaisemmin. Korjaa tässä vaiheessa hyvityssumma plusmerkkiseksi poistamalla miinusmerkki summan edestä. Nyt voit viedä palautuksen läpi asiakkaan kortin Credit-puolelle. Huomioi, että asiakkaan on oltava korttinsa kanssa paikalla, jotta palautus saadaan tehtyä.

Rahojen palautus asiakkaalle tilisiirtona

Joskus rahat tuotteesta halutaan palauttaa asiakkaalle tilisiirtona. Tällaisen tilanteen käsittely Tehdenissä riippuu siitä, sisältyykö Tehden-tilaukseesi Myyntireskontra vai ei.

Jos yrityksesi Tehden-tilaukseen ei sisälly Myyntireskontraa, voit toimia seuraavasti:

1. Noudata edellä kuvattuja Tuotepalautuksen käsittely -ohjeita kohtaan 10. asti. 
2. Maksa-painikkeen jälkeen avautuvassa Maksutavan valinta -ikkunassa voidaan valita maksutavaksi Ulkoinen laskutus, jos tämä maksutapa ei ole yritykselläsi muussa käytössä. (Jos maksutapaa ei ole aktivoitu, sen voi tehdä näitä ohjeita noudattamalla. Tarkista kirjanpitäjältäsi, mikä kirjanpitotili maksutavalle tulisi valita.)
3. Voit nyt tehdä tilisiirron asiakkaalle yrityksesi pankkitililtä.

Jos yrityksesi Tehden-tilaukseen sisältyy Myyntireskontra, voit toimia seuraavasti:

1. Noudata edellä kuvattuja Tuotepalautuksen käsittely -ohjeita kohtaan 10. asti. 
2. Maksa-painikkeen jälkeen avautuvassa Maksutavan valinta -ikkunassa valitaan maksutavaksi Hyvityslasku. Huom! Valitse toimitustavaksi Ei tulosteta, niin laskua ei toimita asiakkaalle.
3. Siirry Laskutus-ohjelman Saatavat-sivulle, hae juuri muodostunut hyvityslasku, valitse se ja napsauta Kohdenna.
4. Valitse vielä Kohdennus-ikkunassa Kohdenna-painike.
5. Avautuvassa Oikaisuerä-ikkunassa valitaan tapahtumatyypiksi esim. Liikasuorituksen palautus. Paina pluspainiketta ja tallenna.
   • Tarvittaessa tilisiirtoja varten voidaan luoda myös oma reskontrantapahtumalaji, esim. Tilisiirto asiakkaalle. Tutustu ohjeeseen Myyntireskontran asetukset ja tapahtumalajit
6. Voit nyt tehdä tilisiirron asiakkaalle yrityksesi pankkitililtä. Tilisiirron voi toki tehdä myös ennen kohdennusta, mutta joka tapauksessa kohdennus ja tilisiirto kannattaa tehdä saman päivänä tai vähintään saman kirjanpitokauden aikana.

Jos Tehdeniisi sisältyy Myynti-ohjelma, kannattaa tutustua myös Palautukset-ohjelman mahdollisuuksiin.