Automaattinen ja yksittäisen asiakkaan ajanvarausesto

Ajanvarauksen esto

Voit ottaa käyttöön ajanvarausesto-ominaisuuden, mikäli haluat estää tiettyjä asiakkaita tekemästä varauksia Avoinna24-palvelun kautta. Ajanvarausestoja voi lisätä asiakkaille käsin Asiakkaat-ohjelmassa tai voit ottaa käyttöön automaattisen eston, joka tulee voimaan mikäli asiakas jättää tietyn määrän varauksia saapumatta valitun ajanjakson sisällä.

Jos estolistalla oleva asiakas yrittää tehdä varauksen Avoinna24-palvelussa, ohjelma ilmoittaa ajanvarauksen estosta. Jos esto on voimassa kuukauden, asiakas ei voi tehdä varauksia tämän kuukauden aikana edes myöhemmälle päivämäärälle. Aiemmin tehdyt varaukset jäävät kuitenkin voimaan. Jos työntekijä tekee estolistalle olevalle asiakkaalle varauksen Tehden-kalenterissa, hänelle näkyy varoitus mutta varauksen voi silti tehdä.

Ajanvarauseston käyttöönotto

1. Mene kohtaan Asetukset / Avoinna24 ja valitse vasemman reunan valikosta Ajanvarausoikeudet.
2. Klikkaa Muokkaa.
3. Lisää rasti kohtaan Ota käyttöön Avoinna24-varausoikeuden rajoitukset.
• Voit nyt lisätä asiakkaille estoja Asiakkaat-ohjelmassa valitsemalla asiakkaan ja sitten Lisätoiminnot-valikosta Ajanvarausoikeuden asetukset:
  
  
  
• Ajanvarauseston pituus määrätään eston antamisen yhteydessä ja se voi olla eri mittainen eri asiakkailla.
4. Valitse koskeeko esto vain ryhmävarauksia, vain henkilökohtaisia varauksia, vai molempia varaustyyppejä:
   
5. Tarkista soveltuuko Avoinna24-palvelussa asiakkaalle näkyvän estoilmoituksen teksti yrityksellenne. Mikäli haluat käyttää omaa tekstiä, siirrä valinta kohtaan Käytä muokattua tekstiä ja korjaa tekstipohjaa.
• Huomaa kielivaihtoehdot. Asiakas voi tällä hetkellä käyttää Avoinna24-palvelua suomeksi, englanniksi tai ruotsiksi.
• Tekstipohjassa näkyvä [a24_lock_duration] -vakio korvataan varsinaisessa ilmoituksessa ajanvarauseston pituudella. Älä siis poista hakasulkeita tai tekstiä niiden sisällä!
6. Jos haluat, että ohjelma lisää asiakkaille valittujen ehtojen mukaisia estoja automaattisesti, rasti myös kohta Ota käyttöön automaattinen ajanvarausesto.
7. Valitse automaattisen ajanvarauseston asetukset, joiden perusteella esto lisätään asiakkaalle.
• Moneenko varaukseen asiakas on jättänyt saapumatta.
• Minkä ajanjakson sisällä saapumattomien varausten määrää tarkastellaan. Huomaa kuitenkin, että jos asiakkaalla on jo ollut varausesto, uusi laskentajakso alkaa edellisen eston lopusta.
• Mistä päivästä automaattinen ajanvarauksen esto-ominaisuus otetaan käyttöön. Jos päivämäärä on esim. tulevan kauden ensimmäinen päivä, voit informoida asiakkaitasi uudesta käytännöstä etukäteen. Päivämäärää voi myöhemmin vaihtaa aina kauden vaihtuessa, jos haluaa aloittaa saapumattomien varausten laskemisen alusta.
8. Määritä automaattisen ajanvarauseston kesto.
• Tehden tarkistaa asiakkaiden saapumattomien varausten määrän kerran vuorokaudessa puolen yön jälkeen automaattiajolla. Jos eston ehdot täyttyvät, asiakkaalle asetetaan ajanvarausesto siitä hetkestä lähtien. Esto loppuu viimeisen estopäivän viimeisenä minuuttina.
9. Valitse lähetetäänkö asiakkaalle sähköposti-ilmoitus ajanvarauseston alkamisesta ja päättymisestä.
• Sähköpostipohjia voi muokata kohdassa Asetukset / Yritysasetukset / Viestien hallinta / Sähköpostipohjat.
• Pohjia ei ole erikseen eri kielille, mutta samaan sähköpostipohjaan voi kirjoittaa viestin useammalla kielellä, mikäli asiakkaissa on muitakin kuin suomenkielisiä.
10. Klikkaa Tallenna.

Asiakkaat-ohjelmassa estolistalla olevan asiakkaan nimen vieressä on estosymboli:

Kun vie hiiren osoittimen estosymbolin päälle, näkee mihin asti esto on voimassa. Eston voi poistaa Asiakkaat-ohjelmassa Lisätoiminnot-valikon kautta.

Ajanvarausesto ei luonnollisestikaan auta siinä tapauksessa, että asiakas luo uuden Avoinna24-tilin eri sähköpostiosoitteella.

Milloin asiakas tulkitaan saapumattomaksi?

• Asiakkaan varausta ei ole peruttu, maksettu kassalle, maksettu leimaamalla, merkitty saapuneeksi tai merkitty maksetuksi.
• Asiakas on poistettu ryhmävarauksesta automaattisesti (käyttäen ryhmävarauksen kohtaa Irrota asiakas varauksesta x min ennen varauksen alkua, jos asiakas ei ole saapunut).
• Jos asiakas leimataan käsin sisään suoraan Asiakkaat-listalta eikä kalenterin varausmerkinnästä, varauksen ja leimauksen välille ei muodostu yhteyttä ja varaus näyttää leimaamattomalta. Tässä tapauksessa varaus lasketaan saapumattomaksi.

Automaattista estolistalle siirtämistä ei kannata käyttää, jos yritykselläsi on pelkkä NFC-lukija eikä asiakaspäätettä. Tämä johtuu siitä, että jos asiakas leimaa itsensä sisään ilman varausta ja ilmoittautuu vasta sitten ryhmävaraukseen, leimaus ei kohdennu jälkikäteen oikeaan varaukseen. Ohjelma tulkitsee silloin, että asiakas on jättänyt saapumatta varaukseen. Asiakaspäätettä käytettäessä asiakas ilmoittautuu palveluun leimauksen yhteydessä (mikäli ei ole aiemmin ilmoittautunut), joten orpoja leimauksia ei synny.

Mikäli yrityksesi on tilannut pelkän Ajanvaraus-palvelun ilman kassaa, älä ota automaattista ajanvarausestoa käyttöön, ellei yrityksessäsi ole tapana merkitä varauksia joko saapuneiksi tai maksetuiksi.

Internetajanvarauksen eston lisääminen yksittäisille asiakkaille

Jos yrityksessäsi on otettu käyttöön ajanvarausesto-ominaisuus, voit lisätä yhdelle tai useammalle asiakkaalle eston Asiakkaat-ohjelmassa. 

1. Mene Asiakkaat-ohjelmaan.
2. Valitse asiakaslistalta yksi tai useampi asiakas, joille haluat lisätä ajanvarauseston. Älä avaa asiakaskorttia vaan valitse rivi siten, että se näkyy rastittuna.
3. Valitse Lisätoiminnot-valikosta Ajanvarausoikeuden asetukset.
4. Valitse ajanvarausestolle päättymisaika. Jos ajanvarauksen esto on voimassa toistaiseksi, jätä päättymisaika tyhjäksi. Esto alkaa välittömästi tallennuksen yhteydessä.
5. Jos et halua lähettää asiakkaalle viestiä ajanvarausestosta, poista rasti kohdasta Lähetä sähköpostilla.
6. Jos haluat lähettää viestin, tarkista teksti. Voit halutessasi tehdä siihen muutoksia.
• [lock_duration] -vakio korvautuu asiakkaalle lähtevässä viestissä joko lauseella "Varausoikeutesi palautuu [valittu päättymispvm + 1]." tai lauseella "Varausoikeutesi on evätty toistaiseksi." riippuen siitä, mitä valitsit päättymisajaksi.
7. Klikkaa Tallenna.

Ajanvarauseston poistaminen asiakkaalta

Esto poistuu automaattisesti päättymispäivän viimeisenä minuuttina. Eston voi poistaa aikaisemmin valitsemalla asiakaslistalta estosymbolilla merkityn asiakkaan rivin. Lisätoiminnot-valikon Ajanvarausoikeuden asetukset -kohdasta avautuu nyt eston poistamisikkuna, jossa voit valita haluatko lähettää asiakkaalle sähköposti-ilmoituksen ja klikata sitten Poista-painiketta. Varausoikeus palautuu heti.