Uuden käyttäjän luonti

Käyttäjä vai kalenterikäyttäjä?

Käyttäjiä, joille varataan aikoja (ns. Kalenterikäyttäjä), voi luoda tilaukseen sisältyvän käyttäjien ja resurssien yhteismäärän sallimissa rajoissa. Käyttäjiä, joille ei varata aikoja (kassahenkilöt, kirjanpitäjä, hallinnollinen henkilökunta), voi luoda rajattomasti.

Uuden käyttäjän lisääminen

1. Avaa Asetukset valikkopalkin rataspainikkeesta ja siirry Käyttäjähallinta-sivulle.
2. Klikkaa Uusi käyttäjä -painiketta taulukon yläreunassa.
3. Kirjoita avautuvaan kenttään uuden käyttäjän sähköpostiosoite, joka toimii käyttäjätunnuksena.
4. Klikkaa Tarkista-painiketta.
5. Kirjoita uuden käyttäjän tiedot avautuneen lomakkeen kenttiin.
• Etu- ja sukunimi
• Voit luoda käyttäjälle sanasanan automaattisesti.
• Valitse kieli, jolla käyttäjä käyttää ohjelmaa.
• Valitse toimipisteet, joissa käyttäjä työskentelee. (Käyttäjä saa käyttöoikeudet niihin toimipisteisiin, jotka käyttäjälle tässä kohtaa valitaan. Jos käyttäjä esim. työskentelee useissa toimipisteissä, mutta haluat, että käyttäjä saa tehdä kassamyyntejä vain tietyssä toimipisteessä, voidaan oikeuksia rajoittaa toimipistekohtaisesti. Lue lisää: Työntekijän käyttöoikeuksien muuttaminen)
• Valitse kohta Kalenterikäyttäjä, mikäli käyttäjälle varataan aikoja!
• Jos haluat, että käyttäjä saa täydet oikeudet yrityksesi Tehdeniin, valitse Pääkäyttäjä-kohta.
6. Käyttöoikeuksien hallinta -kohdassa määrittelet käyttäjän käyttöoikeudet
• Roolit-pudotusvalikosta voit valita jonkin oletusrooleista (Harjoittelija, Työntekijä, Vastuuhenkilö), tai jos olet luonut omia käyttäjärooleja, valita jonkin niistä.
  
  
  • Oikeusryhmä- ja Oikeuspuu-välilehdillä voit tarvittaessa tarkastella, mitä oikeuksia käyttäjä sai valitun käyttäjäroolin kautta, ja mahdollisesti muokata näitä oikeuksia. Lue tarkemmin oikeusryhmän ja oikeuspuun eroista täältä: Käyttöoikeudet, käyttäjäroolit ja oikeuspuu.
7. Tallenna. Jos haluat muokata oikeuksia tarkemmin, lue lisää ohjeesta Työntekijän käyttöoikeuksien muokkaaminen.

Järjestelmä lähettää viestin käyttäjän tunnuksena toimivaan sähköpostiosoitteeseen. Viesti sisältää ohjeet tunnuksen aktivointiin sekä salasanan, jolla käyttäjä pääsee kirjautumaan ohjelmaan. Salasana tulee vaihtaa ensimmäisellä sisäänkirjautumiskerralla. Jos aktivointiviesti tarvitsee syystä tai toisesta lähettää uudelleen, ohjeet löytyvät täältä: Miten lähetän uudelleen kutsun uudelle käyttäjälle?

HUOM! Tehdenin uutiskirjeet/tiedotteet lähetetään ensisijaisesti sähköpostiosoitteeseen, jonka käyttäjä voi asettaa erikseen Omissa asetuksissa:

Jos käyttäjä ei lisää erikseen sähköpostiosoitetta, tiedotteet lähetetään käyttäjätunnuksena toimivaan sähköpostiosoitteeseen. Tämä kannattaa ottaa huomioon, jos käyttäjän sähköpostiosoite jossain vaiheessa muuttuu. Jos haluat muuttaa käyttäjätunnustasi, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.

Uusi käyttäjä näkyy Käyttäjähallinnan taulukossa vasta sen jälkeen, kun hän on klikannut viestissä olevaa aktivointilinkkiä.

Avoinna24-kuvaus näkyy asiakkaille Avoinna24-palvelun ajanvaraussivulla työntekijävalikossa. Käyttäjä voi itse kirjoittaa kuvauksen Omat asetukset -osiossa tai pääkäyttäjä voi luoda kuvauksen käyttäjähallinnassa.

Käyttäjätunnus käytössä toisessa yrityksessä

Jos uuden käyttäjän sähköpostiosoite on jo käytössä käyttäjätunnuksena jossain muussa Tehden-ohjelmistoa käyttävässä yrityksessä, käyttäjätunnus liitetään myös tähän yritykseen automaattisesti. Käyttäjä saa viestin tunnuksen liittämisestä käyttäjätunnuksena toimivaan sähköpostiosoitteeseensa. Liitetty käyttäjä näkyy taulukossa vasta sen jälkeen kun hän on klikannut viestissä olevaa aktivointilinkkiä. Käyttäjän salasana ei muutu. Jos salasana on unohtunut, käyttäjä voi tilata uuden salasanan kirjautumissivun linkistä.

Jos käyttäjätunnus on liitetty useampaan yritykseen, käyttäjän nimen muutos yhdessä yrityksessä vaikuttaa nimen näkymiseen toisessakin yrityksessä. Käyttäjä kuitenkin kirjautuu aina yhteen yritykseen (selaimen kirjautumissivun osoitteen mukaan) eivätkä yritysten tiedot voi sekoittua.

Tilauksen muuttaminen

Jos tilauksessasi ei ole enää vapaita käyttäjälisenssejä, tarkista voitko poistaa/passivoida jonkun olemassa olevan käyttäjän/resurssin tai muuttaa kalenterikäyttäjän tavalliseksi käyttäjäksi. Mikäli ylimääräisiä käyttäjälisenssejä ei löydy, ole meihin yhteydessä ja tee muutoksia tilaamaasi palveluun.

Käyttäjän profiilikuva ja PIN-koodi

Sisäänkirjautumista ja kassankäyttöä helpottaa, jos kukin käyttäjä lisää itselleen profiilikuvan  (Asetukset / Omat asetukset / Profiilikuva) ja nelinumeroisen PIN-koodin, jolla voi kirjautua sisään näytönlukitusikkunasta (Asetukset / Omat asetukset / Vaihda PIN-koodi).

Käyttäjä voidaan passivoida joko pysyvästi tai pidemmän poissaolon ajaksi. Tarkemmat ohjeet: Käyttäjätunnuksen poistaminen tai passivointi

Käyttäjän toimipisteet ja palvelut

Käyttäjä voidaan liittää useampaan kuin yhteen toimipisteeseen. Käyttäjä voi tarjota palveluita vain sellaisissa toimipisteissä, joihin hänet on liitetty. Käyttäjän käyttöoikeuksia voi muokata toimipistekohtaisesti käyttäjähallinnassa. Käyttäjälle voi esimerkiksi antaa palvelutyöntekijän oikeudet ajanvarauskalenterin käyttöön kaikissa toimipisteissä, mutta antaa kassatyöntekijän oikeudet (oikeus kassamyyntien tekemiseen) vain yhdessä toimipisteessä. Tarkemmat ohjeet löydät täältä: Työntekijän käyttöoikeuksien muuttaminen.

Pääkäyttäjä voi liittää käyttäjän palveluntarjoajaksi kaikkiin tai osaan yrityksen tarjoamista palveluista.

Käyttäjä voi itse muokata palveluluetteloaan asetuksissa kohdassa Asetukset / Omat asetukset / Omat palvelut.

Yhteyshenkilö

Yrityksen käyttäjähallinnan käyttäjälistauksen Tila-sarakkeesta löytyy tunnuksen aktiivisuuden/passiivisuuden lisäksi myös yhden käyttäjän kohdalta maininta Yhteyshenkilö. Tämä henkilö on yrityksessäsi se henkilö, jolle lähetämme tärkeät Tehdeniä koskevat tiedotteet esimerkiksi hintojen tai palveluehtojen muutoksiin liittyen. Yrityksessä on aina oltava yksi yhteyshenkilö ja on tärkeää varmistaa, että yhteyshenkilön sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot Tehdenissä ovat ajan tasalla. Jos yhteyshenkilöksi merkitty käyttäjä halutaan poistaa Tehdenistä, olethan yhteydessä asiakastukeemme, jotta voimme vaihtaa toisen henkilön yhteyshenkilöksi.

Huom! Jos yhteyshenkilöksi merkitty käyttäjä halutaan poistaa tai vaihtaa Tehdenistä, yrityksen virallisen nimenkirjoitusoikeutetun tulee lähettää asiasta tukipyyntö tukiosoitteeseemme (tuki@tehden.com) omasta henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteestaan.

Yhteiskäyttötunnukset

Tehden ei tue ns. yhteiskäyttötunnuksia. Jos samoilla tunnuksilla on yhtä aikaa kirjauduttu Tehdeniin useammassa yrityksen toimipisteessä, myydyt tuotteet saattavat vähentyä väärän toimipisteen varastosaldolta.