Lahjakortit

Tehden-järjestelmässä on mahdollista luoda ja myydä lahjakortteja sekä käyttää niitä maksutapana. Lahjakortteja voi myydä myös Avoinna24-verkkokaupassa.

Lahjakortti-tuotteen luominen

Yritykselle voi luoda yhden tai useamman erilaisen lahjakortin Tuotteet-ohjelmassa.

1. Valitse tuotetyypiksi Lahjakortti.
2. Lahjakortti nimetään yleensä käyttötarkoituksen mukaan, esim. "Lahjakortti liikuntapalveluihin" tai "Hierontalahjakortti".
3. Tuotekoodiksi annetaan yrityksen käytössä oleva tuotekoodi tai, mikäli sellaista ei ole, voit antaa Tehden-järjestelmän luoda automaattisen tuotekoodin (huomaa, että tämä on eri asia kuin kunkin myydyn lahjakortin yksilöllinen sarjanumero, joka luodaan myyntihetkellä kassalla).
4. Voimassaoloaika on pakollinen tieto.
5. Lahjakortille valitaan ALV-prosentti. Jos myyt vain yhden verokannan tuotteita, valitse kys. verokanta; lahjakortista maksettu arvonlisävero hyvitetään kirjanpidossa, kun lahjakorttia käytetään. Muussa tapauksessa valitse 0. (Lue lisää: Yksiarvo- ja moniarvoseteli?)
6. Lahjakortille voidaan määrittää oletushinta, jota voi kuitenkin muuttaa vielä kassalla.
7. Jos haluat myydä lahjakortteja Avoinna24-verkkokaupassa, valitse Lisätiedot-osiossa Avoinna24-tuote -kohdassa "Kyllä" ja laita rasti Tuote ei vaadi toimitusta -kohtaan.
8. Kun lahjakortti myydään, saat kuittitulostimesta tositteen, jota voi käyttää lahjakorttina sellaisenaan tai lisätä painetun lahjakortin liitteeksi. Huom! Jos asiakkaasi viestintäkieleksi on valittu muu kuin yrityksesi oletuskieli, lahjakortti muodostetaan asiakkaan viestintäkielellä.

Lahjakortin ulkoasu

Tehden-lahjakortin ulkoasua voi muokata Yritysasetusten alta löytyvissä Myynnin asetuksissa, Lahjakortin asetukset -osiossa.

1. Klikkaa Muokkaa-painiketta.
2. Lisää yrityksesi logo Valitse kuva -painikkeesta. Varmista, että kuvan koko on rajoitusten mukainen.
3. Tekstikenttään voi lisätä jokaiselle lahjakortille tulostuvaa tekstiä esim. lahjakortin käyttörajoituksiin liittyen. Jos yritykselläsi on useita kieliä käytössä, sama teksti kannattaa lisätä myös ruotsiksi ja/tai englanniksi.
4. Kun teet muutoksia, näet heti alla, miltä valmis lahjakortti näyttäisi.

Yksiarvo- vai moniarvoseteli?

Arvosetelit luokitellaan yksi- tai monikäyttöarvoseteleiksi. Yksikäyttöarvosetelistä on kyse silloin, kun setelillä voi ostaa vain tietyn verokannan tuotteita. Jos arvosetelillä voi ostaa useamman verokannan alaisia tuotteita, se on monikäyttöarvoseteli. Luokittelu määrittää sen, millä hetkellä arvonlisävero tulee suorittaa.

1. Lahjakortti joka on tarkoitettu vain esimerkiksi vain liikuntapalveluihin, on ns. yksikäyttöarvoseteli ja sen tulee sisältää jo myyntitilanteessa sille kohdennetun tuotteen/palvelun arvonlisäveron. Arvonlisävero suoritetaan jo siinä vaiheessa kun lahjakortti myydään asiakkaalle, koska myyntivaiheessa on tiedossa suoritettavan arvonlisäveron määrä.

2. Jos taas myydään lahjakortti, jota voidaan käyttää useisiin eri vaihtoehtoihin, esim. palveluihin, jäsenyyteen, ravintolisiin jne, on kyse monikäyttöarvosetelistä jolloin lahjakortin alv on 0 %. Arvonlisäveroa ei suoriteta vielä siinä vaiheessa kun lahjakortti myydään asiakkaalle, koska suoritettavaa arvonlisäveroa ei vielä tiedetä. Tällainen lahjakortti on mahdollista käyttää minkä alv-kannan tuotteisiin/palveluihin tahansa. Arvonlisävero suoritetaan vasta siinä vaiheessa, kun asiakas käyttää lahjakorttiaan. Kirjanpidollisesti tämä myyntitapahtuma on kuin käteismyynti.

Lahjakortit kirjanpidossa

Lahjakorttimyynti ei oletuksena kirjaudu erilliselle kirjanpitotilille. Ohjelmaan voi kuitenkin luoda tuoteryhmän Lahjakortit ja uuden kirjanpitotilin (esim. Saadut ennakot). Kirjanpitotili sidotaan tuoteryhmän tiedoissa Lahjakortit-tuoteryhmään, jolloin lahjakorttien myynti ja käyttö kirjautuvat Saadut ennakot -tilille (kts. tarkemmat ohjeet tuoteryhmäkohtaisen kirjanpitotilin luomiseen). Ohjelma ei kuitenkaan automaattisesti vähennä vanhentuneen lahjakortin arvoa Saadut ennakot -tililtä, vaan mahdollinen korjaus on tehtävä kirjanpidossa käsin. Vanhentuneet lahjakortit löytyvät Raportointi-ohjelmasta Lahjakorttiraportilta (Raportin ohje).

Huom! Jos yrityksellä on käytössä bruttokirjausmenettely, täytyy Kirjanpidon asetuksista käydä vielä erikseen aktivoimassa asetus tuoteryhmäkohtaisten kirjanpitotilien käyttöön ottamiseksi. Asetus löytyy kohdasta Asetukset / Yritysasetukset / Kirjanpito -> Käytä ensisijaisesti tuoteryhmien tilejä bruttomenettelyssä. Nettokirjausmenettelyssä tuoteryhmille määritellyt kirjanpitotilit ovat automaattisesti käytössä ilman erillistä asetusta.

Lahjakortin myyminen

Jotta lahjakortti voidaan myydä, kyseinen lahjakorttituote pitää olla luotuna (katso edellinen kappale Lahjakortti-tuotteen luominen).

Lahjakortin myyminen

1. Avaa Kassa-ohjelma.
2. Aloita myynti normaaliin tapaan: hae asiakas ja lisää mahdolliset muut tuotteet kuitille.
3. Hae lahjakortti tuotehakukentän avulla tai klikkaa pikavalintapainiketta kassan välilehdeltä.
4. Anna lahjakortin tiedot avautuvassa ikkunassa.
• à-hinta tarkoittaa lahjakortin arvoa. Tällä summalla asiakas voi käyttää lahjakorttia maksutapana.
• Lahjakortin myynnissä lukumäärää ei voi muuttaa, koska lahjakortti saa yksilöllisen sarjanumeron. Voit kuitenkin myydä samalla kuitilla useita lahjakortteja hakemalla jokaisen omaksi myyntirivikseen.
• Asiakaspalvelijaa ei yleensä merkitä lahjakorttimyynteihin.
• Lahjakortin saaja voi olla eri henkilö kuin kassalla valittu asiakas (lahjakortin ostaja). Lahjakortin tiedot tallentuvat saajan asiakastilille ja löytyvät silloin järjestelmästä asiakkaan nimellä. Saajaa ei kuitenkaan ole pakko merkitä. Jos saajaa ei valita, lahjakortti tulostuu ilman saajan nimeä ja lahjakorttia voi käyttää vain sarjanumeron perusteella.
• Sarjanumero on oletuksena TG-alkuinen juokseva numero, mutta voit halutessasi vaihtaa sen rastimalla ensin Syötä sarjanumero käsin -ruudun.
• Viesti näkyy asiakkaan kuitilla myyntirivin kohdalla mutta ei kuittitulostimesta tulostuvassa lahjakorttitositteessa.
5. Klikkaa Valmis-painiketta.
6. Vie myynti loppuun asiakkaan haluamalla maksutavalla.
7. Kuitin mukana tulostuva lahjakortti sisältää sarjanumeron, ja saaja voi käyttää lahjakorttia maksuvälineenä yrityksessäsi (katso ohjeen kohta Lahjakortilla maksaminen).

Alennuksen antaminen lahjakortista

Lahjakortista ei saa antaa alennusta kassalla. Tämä johtuu siitä, että jos yksikäyttöarvosetelistä antaa esim. prosenttimääräisen alennuksen (esim. myy 100 euron lahjakortin 15 % alennuksella), yritys maksaa lahjakortin myynnistä arvonlisäveroa vähemmän kuin sen käyttöhetkellä saa palautuksina. Vastaavasti jos lahjakortti on monikäyttöarvoseteli, yritys maksaa arvonlisäveroa enemmän kuin saa palautuksina. Jos lahjakortti kuitenkin halutaan myydä alennettuun hintaan, kannattaa toimia seuraavasti:

1. Luo lahjakorttituote, jonka nimi on esim. "100 euron lahjakortti".
2. Aseta lahjakortin hinnaksi haluamasi alennettu hinta, esim. 85 euroa.
3. Kun lahjakortti käytetään, anna sillä ostettavista tuotteista kassalla alennusta sen verran, että niiden summaksi tulee 85 euroa. (Jos lahjakortilla maksetaan osa suuremmasta kokonaissummasta, tässä esimerkissä loppusummasta annettaisiin 15 euron alennus.)

Painettujen lahjakorttien käyttö

Jos käytössäsi on painettuja lahjakortteja, voit käyttää niitä edelleen.

• Jos lahjakorteissasi on jo valmiiksi sarjanumerot, syötä myytävän kortin sarjanumero kassalla Tehden-lahjakortin numeroksi.
• Jos painetuissa lahjakorteissa ei ole ennestään sarjanumeroa, voit antaa Tehden-järjestelmän luoda automaattisen sarjanumeron lahjakortille ja kirjoittaa saman TG-alkuisen sarjanumeron painetulle kortille.
• Voit laittaa kuittitulostuksen yhteydessä tulostuvan lahjakortin hienomman kortin liitteeksi.
• Oleellista on, että sarjanumero on molemmissa sama, koska maksu kohdentuu sarjanumeron perusteella, kun korttia käytetään maksuvälineenä.

Lahjakortilla maksaminen

• Siirry kassaohjelmaan ja hae lahjakortilla maksettava palvelu tai tuote kuitille. Voit lisätä muitakin ostoksia samalle kuitille.
  • Jos lahjakorttiin on myytäessä tallennettu saajan nimi, kassa osaa hakea tiedon lahjakortista, kun saaja valitaan asiakkaaksi.
  • Jos lahjakorttiin ei ole alun perin merkitty saajaa, tiedot eivät löydy järjestelmästä ilman sarjanumeroa. Lahjakortti täytyy siis tällöin olla mukana.
• Klikkaa Maksa-painiketta ja hyväksy järjestelmän ehdottama asiakkaan tiedoista löytyvä lahjakortti maksutavaksi tai valitse lahjakortti maksutavaksi painikkeella ja kirjoita kortin sarjanumero oikeaan kenttään.
• Voit tarvittaessa muuttaa lahjakortilla maksettavaa summaa.
• Jos kokonaissumma ylittää lahjakortin arvon, loppusumma maksetaan jollakin toisella maksutavalla.
• Koko lahjakorttia ei ole pakko käyttää kerralla, vaan jos lahjakortille jää rahaa, myynnistä tulostuu uusi lahjakortti, jossa näkyvät alkuperäinen ja jäljellä oleva summa.

Maksaminen vanhalla lahjakortilla (jota ei ole myyty Tehden-järjestelmällä) tai vanhentuneella lahjakortilla

• Jos olet myynyt lahjakortteja ennen Tehden-järjestelmän käyttöönottoa, niitä ei voi käyttää kassalla samalla tavalla kuin Tehden-lahjakortteja.
• Suosittelemme käyttämään ns. vapaata hyvitystä, kun asiakas haluaa maksaa vanhalla lahjakortilla.
• Luo Tuotteet-ohjelmassa uusi tuote, jonka tuotetyyppinä on Vapaa hyvitys tai Vapaahintainen hyvitystuote ja nimenä esim. Lahjakorttihyvitys. Tämä tarvitsee tehdä vain kerran; Lahjakorttihyvitys on sen jälkeen käytettävissä kassalla aina tarvittaessa.
• Kassalla voit hakea tämän hyvityksen tuotehausta kuitille samaan tapaan kuin myytävät tuotteet ja palvelut.
• Kun hyvityksen hakee kuitille, avautuu ikkuna tietojen täydentämiseen.
• Anna hyvityksen hinnaksi se summa, joka lahjakortilla maksetaan (yleensä lahjakortin arvo).
• Huomaa, että ALV-prosentin on oltava sama kuin millä lahjakortti on myyty!
• Kannattaa valita asiakaspalvelijavalikosta "Ei asiakaspalvelijaa". Muutoin hyvitetty summa näkyy negatiivisena myyjän myyntiraporteilla.
• Voit kirjoittaa viestikenttään alkuperäisen lahjakortin numeron.
• Hyvitys tulee näkyviin työkuitille negatiivisena summana, joka vähennetään kuitin tuotteiden ja palveluiden summasta. Myynti viedään normaaliin tapaan maksuun. Mikäli myytävien tuotteiden ja palveluiden summa ylittää lahjakortilla maksettavan summan, loppusumma voidaan maksaa halutulla maksutavalla, esim. käteisellä.

Lahjakortit raporteilla

Lahjakortit myyntiraportilla

• Kun myydään Tehdenissä luotu Lahjakortti palveluihin -tuote asiakkaalle, Asiakaspalvelija-kohta jätetään tyhjäksi. Lahjakortin ostava asiakas maksaa haluamallaan maksutavalla (käteinen, korttimaksu). Myynnistä kirjautuu myyntiraportille myyntiä tuotteelle Lahjakortti palveluihin.
• Kun asiakas käyttää lahjakortin esim. hieronnassa, viedään kassaan Hieronta 30 min -palvelu, jossa Asiakaspalvelija on hieronnan tekijä. Todellinen palvelun mukainen myynti kirjautuu tällöin myyntiraportille ja tekijä näkyy raportin Asiakaspalvelija-kohdassa. Myynnissä käytetään Lahjakortti-maksutapaa, jolloin myyntiraportille kirjautuu Lahjakortti palveluihin (Käyttö), joka on miinusmerkkinen mutta ilman asiakaspalvelijaa.

• Kun lahjakortti myydään kassalla, kirjautuu myyntiä sen veroluokan myyntitilille, millä lahjakortti on myyty. Myyntiraportilla lahjakortin myyntisumma näkyy Lahjakortti-rivillä. Lahjakorttiraportilla lahjakortin arvo näkyy Myyty-kohdassa. 

• Kun asiakas käyttää lahjakortin, kassaan lyödään ostettavat tuotteet ja maksutavaksi valitaan lahjakortti. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäverot ovat samat, myynnistä ei synny arvonlisäverovelkaa ja se kirjataan ja vastakirjataan samalle tilille. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäveroluokat eroavat, verotettava myyntisumma siirtyy toisen veroluokan tilille.

• Myyntiraportilla myyntisummat näkyvät niiden tuotteiden kohdalla mitä on myyty. Lisäksi myyntiraportilla näkyy rivi Lahjakortti (käyttö), jolla on lahjakortilta käytetty summa negatiivisena.

Lahjakorttiraportti

• Katso ohje Lahjakorttiraportti