Palvelun veloittaminen

Palveluiden myynnissä täytyy ottaa huomioon, onko palvelusta tehty ajanvaraus vai tuliko asiakas sisään ilman varausta. Jos palvelutuote ja varattu aika eivät ole samanpituisia (tai osa palvelusta on varattu edullisempaan aikaan), kannattaa ajanvarauksen kassaan viemisessä noudattaa näitä ohjeita.

Esimerkki 1. Palvelun myynti, varaus tehty ja asiakas jo rekisterissä, käteismaksu

1. Kirjaudu sisään ja siirry Ajanvaraus-ohjelmaan.
2. Klikkaa asiakkaan varausmerkintää, jolloin varausikkuna avautuu.
3. Klikkaa Vie kassaan -painiketta.
4. Kassa-ohjelma avautuu siten, että kyseinen palvelu on jo kuitilla. Mikäli asiakas haluaa lisäksi ostaa tuotteita, ne voi lisätä kuitille Myydyimmät-välilehdeltä tai tuotehaulla.
5. Klikkaa Maksa-painiketta.
6. Ostosten summa näkyy maksukentässä. Kirjoita kentässä näkyvän summan tilalle asiakkaan antama rahasumma (mikäli asiakas ei anna tasarahaa) ja klikkaa Käteismaksu-painiketta. Vastarahan määrä näkyy kuitilla Takaisin-rivillä. Kuitilla näkyy myös ohjelman mahdollisesti tekemän pyöristyksen senttimäärä.
7. Anna asiakkaalle vastaraha kassasta ja tulosta kuitti.

Vaihtoehtoisesti voit sisäänkirjautumisen jälkeen siirtyä suoraan Kassa-ohjelmaan. Asiakkaan tiedot voi hakea esiin kirjoittamalla asiakkaan nimen alkua asiakashakukenttään ja valitsemalla hakutuloksista oikean henkilön. Kun asiakas on valittu, hänen tietonsa näkyvät Kassa-ohjelman yläosassa ja pikavalintakortin Maksamattomat-välilehti avautuu (ko. sivu avautuu automaattisesti vain, mikäli asiakkaalla on maksamattomia palveluita tiedoissaan). Klikkaa suoritetun palvelun painiketta, jolloin palvelu siirtyy kuitille. Mikäli asiakas haluaa lisäksi ostaa tuotteita, ne voi lisätä kuitille.

Esimerkki 2. Palvelun myynti ilman varausta, uusi asiakas, korttimaksu erillismaksupäätteellä

1. Asiakas on kävellyt sisään liikkeeseen ja päässyt saman tien esim. hiustenleikkuuseen. Kun palvelu on suoritettu ja haluat rahastaa asiakasta, kirjaudu sisään.
2. Mikäli haluat, että palvelusta jää merkintä Tehden-järjestelmään, lisää asiakas rekisteriin. Sinun ei välttämätä tarvitse siirtyä Asiakkaat-ohjelmaan, vaan voit halutessasi luoda asiakkaan pikalisäyksellä suoraan Kassa-ohjelmassa. Tämä tapahtuu klikkaamalla asiakashakukentän vieressä olevaa pikalisäyspainiketta ja kirjoittamalla kenttiin asiakkaan nimi- ja yhteystiedot.
3. Etsi suorittamasi palvelu kirjoittamalla palvelun nimeä tuotehakukenttään ja siirrä palvelu kuitille (hiirellä klikkaamalla tai Enter-näppäimellä). Mikäli asiakas haluaa lisäksi ostaa tuotteita, ne voi lisätä kuitille Myydyimmät-välilehdeltä tai tuotehaulla.
4. Klikkaa Maksa-painiketta.
5. Ostosten summa näkyy maksukentässä. Koska asiakas haluaa maksaa pankkikortilla, klikkaa Erillismaksupääte-painiketta ja syötä summa maksupäätteeseen. Kun erillismaksupääte ilmoittaa, että maksu on onnistunut, klikkaa Tehden-ohjelmistossa Valmis-painiketta ja siirry kuitin tulostukseen.
6. Anna asiakkaalle kuitti sekä maksupäätteestä että kuittitulostimesta.

Esimerkki 3. Asiakkaalle varataan ajanvarauskalenterista aikaa, josta esim. 1 h edullisempaa Happy Hour -aikaa ja osa normaalihintaista

Jos yritykselläsi on käytössä halvempia ns. happy hour -aikoja, kannattaa happy hour -aika ja tavallisen hintainen aika varata asiakkaalle kalenterista ja viedä kassaan erikseen. Näin varmistat, että hinta kassalla on varmasti oikein.

1. Asiakas varaa kaksi kenttää kello 16-18 väliselle ajalle. Kello 16-17 on edullisempaa aikaa, josta asiakas saa 25 % alennuksen. Varaa ensin asiakkalle kentät 16-17 ajalle ja sitten erikseen ajalle 17-18.
2. Vie ensin yksi varaus kassaan ja palaa sitten ajanvarausnäkymään viemään toinen varaus kassaan. Aiemmin viety varaus näkyy edelleen kassalla, ja voit veloittaa varauksen oikeaan hintaan asiakkaalta.

Esimerkki 4. Asiakkaalle maalattu ajanvarauskalenterista aika, joka on myytävän palvelutuotteen kestoa pidempi

Jos yrityksesi palveluvalikoimaan kuuluu esimerkiksi tenniskenttiä, joita yksi asiakas voi varata kerralla useita ja useaksi tunniksi, täytyy ajanvarausta kassaan vievän kassahenkilön varmistaa, että veloitettava summa on varmasti oikein.

1. Asiakkaalle on maalattu ajanvarauskalenterista kaksi kenttää neljäksi tunniksi. Myytävän palvelutuotteen kestoksi on kuitenkin määritelty 1 h. Uusi varaus -ikkunassa näkyvä ajanvarauksen kesto on tällöin korostettu oranssilla:
   
   
   • Jos olet luonut erikseen palvelutuotteen kaikille eri ajanvarauksen kestoille (esim. Sulkapallo 1 h, Sulkapallo 2 h, Sulkapallo 3 h ja näille kestoa vastaavat hinnat), voit valita suoraan oikean palvelutuotteen, jolloin hinta on myös kassalla oikein.
2. Kun viet ajanvarauksen kassaan, muista siis muuttaa myytävän tuotteen määrää siten, että se vastaa varauksen määrää.