Jäsenten kuukausittainen laskutus

Toistuva laskutus on kehitetty erityisesti liikunta-alan tarpeisiin, mutta tätä ohjetta voi soveltaa muihinkin tilanteisiin, joissa asiakkaalle lähetetään laskuja säännöllisesti.

Jos asiakas liittyy jäseneksi ja haluat laskuttaa häneltä aina kuukausittain tietyn tilituotteen, tee ensimmäinen lasku kassalla kuten ohjeessa Sarja- tai kausikortin (tilituotteen) myynti. Kun olet klikannut Maksa, valitse maksutavaksi Lasku. Mikäli haluat antaa laskun asiakkaalle mukaan, valitse toimitustavaksi Tulostus.

Seuraavista laskuista tehdään asiakkaalle toistuva laskuprofiili. Jotta laskuttaminen olisi teille mahdollisimman helppoa, kannattaa kassalla laskuttaa asiakasta vain kuluvan kuukauden loppuun ja laittaa toistuvan laskuprofiilin aloituspäiväksi aina kuukauden ensimmäinen päivä.

Otahan huomioon, että asiakkaan Asiakastilille kerääntyy sarja- tai kausikortin voimassaoloaikaa aina silloin, kun toistuva lasku luodaan ja laskutetaan. Kortti on siis voimassa, vaikka asiakas ei ole vielä maksanut laskua. VINKKI: Luottorajan asettaminen auttaa asiakkaan maksamattomien laskujen hallitsemisessa.

Toistuvan laskuprofiilin luominen

1. Avaa Laskutus-ohjelman alavalikosta Toistuva laskutus ja klikkaa Uusi profiili -painiketta.
   
2. Hae asiakas kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta hänen nimestään Asiakas-kenttään. Jos asiakas kuuluu johonkin hinnastoon, profiiliin lisättävät tuotteet noudattavat hinnaston hintaa.
3. Jos lasku tulee lähettää eri henkilölle tai esim. yritykselle, hae tämä Laskutettava asiakas -kenttään.
4. Voit lisätä halutessasi laskuprofiilille selitteen, joka näkyy laskuprofiili-listauksessa, alennusprosentin, maksuehdon ja toimipisteen.
5. Aseta Aloituspäivä. Suosittelemme aloituspäiväksi aina kuukauden ensimmäistä. Jos et aseta päättymispäivää, laskutusprofiili on voimassa toistaiseksi.
6. Aseta Laskutusjakso. Esim. jos laskutat kuukauden kuntosalimaksun kerralla, on jakso 1 kk. Laskutusjakson on siis vastattava myytävän tilituotteen kestoa.
   • Esimerkiksi jos laskutusjakson pituudeksi valitaan 3 kuukautta, voidaan laskulla laskuttaa joko 1 kpl 3 kk:n tilituotetta tai 3 kpl 1 kk:n tilituotetta.
7. Määritä Laskutetaan-kenttään, koska lasku lähetetään. Esim. jos maksuehto on 14 vrk ja haluat laskun eräpäivän olevan laskutusjakson ensimmäinen päivä, pitää lasku lähettää 14 vrk ennen jakson alkua. HUOM! Sarja- tai kausikortin voimassaoloaika kerääntyy asiakkaan asiakastilille laskutuspäivänä, joten tilituotteet tulee laskuttaa aina ennen jakson alkua, jotta kulunvalvonta ja asiakkaan leimaaminen tunneille toimisivat oikein.
   
8. Tallenna laskuprofiili, siirry profiilin Tuotteet-välilehdelle ja klikkaa Lisää rivi -painiketta.
   
9. Hae Tuote-kenttään laskutettava tilituote kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta tuotteen nimestä.
10. Voit lisätä laskuriville alennusprosentin ja rivikohtaisen viestin. Jos et halua, että kunkin laskun muodostushetkenä voimassa olevat kampanjat vaikuttavat tuotteen hintaan, rasti kohta Ei kampanja-alennusta.
11. Voit myös estää laskurivin tilimyyntihyvitykset. Tilimyynti on useimmiten ennakkoon maksettua saldoa, eli käytännössä asiakas on maksanut esim. jäsenyyttään liikuntaseteleillä jo ennakkoon. Tiettyihin palveluihin ei saa käyttää liikuntaseteleitä, joten jos asiakkaalla on toistuvassa laskutuksessa palveluita tai tuotteita, joihin ei saa hyödyntää Smartum Liikunta/Tyky-tyyppisiä arvoseteleitä, on turvallisempaa estää tilimyyntihyvitys näille tuoteriveille.
12. Klikkaa Lisää-painiketta.

Kun olet tehnyt toistuvat laskutusprofiilit, pitää laskut käydä luomassa määriteltyjen laskutuspäivien mukaisesti. Jos esim. laskutusprofiilien aloituspäivä on aina kuukauden ensimmäinen päivä ja ne laskutetaan 14 vrk ennen jakson alkua, pitää kaikki laskut luoda aina kuukauden 17. tai 18. päivä.

Tämä tapahtuu menemällä Toistuva laskutus -osioon ja klikkaamalla Luo laskut -painiketta. Ohjelma muodostaa laskut kaikista niistä profiileista, joiden tietojen mukaan laskutus on silloin ajankohtainen. Luodut laskut siirtyvät Laskuttamattomat-välilehdelle. Laskut lähetetään, kun ne valitaan yksitellen taulukosta tai painetaan Valitse kaikki ja klikataan Laskuta-painiketta.

Kunkin asiakkaan oletuslaskutustavasta riippuen lasku joko tulostetaan tai lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä. Asiakkaan oletuslaskutustapaa voi muuttaa Asiakkaat-ohjelmassa asiakkaan tiedoissa.

Laskujen luomisesta muistutetaan etusivun Ilmoitukset-laatikossa esim. tekstillä: "Sinulla on 20 laskutusta odottavaa profiilia". Kun ilmoitustekstiä klikkaa, pääsee suoraan Toistuva laskutus -osioon.