Jäsenten kuukausittainen laskutus

Toistuva laskutus on kehitetty erityisesti liikunta-alan tarpeisiin, mutta tätä ohjetta voi soveltaa muihinkin tilanteisiin, joissa asiakkaalle lähetetään laskuja säännöllisesti. Suosittelemme ottamaan käyttöön uuden laskupohjan, jolloin laskun ulkoasua ja sisältöä voi muokata joustavammin.

Yleensä asiakas maksaa ensimmäisen laskutusjakson kassalla, Avoinna24-verkkokaupassa tai Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta, ja seuraavista laskuista tehdään asiakkaalle toistuva laskuprofiili. Liity jäseneksi -ominaisuudessa toistuva profiili muodostuu Tehdeniin automaattisesti, eli sitä ei tarvitse itse luoda. Alla kuvataan tarkemmin, miten ensimmäinen jakso kannattaa asiakkaalle myydä, miten laskuprofiili luodaan ja miten kuukausittaiset laskut luodaan ja lähetetään.

Jos yrityksessäsi on tietty laskutuspäivä, voi asiakkaalle olla tarpeen tehdä tasauslasku, jotta tämän laskutusprofiilin saa alkamaan esim. kuukauden 1. päivä. Myös tasauslaskun tekoon löydät ohjeet alta.

Otahan huomioon, että asiakkaan Asiakastilille kerääntyy sarja- tai kausikortin voimassaoloaikaa aina silloin, kun toistuva lasku luodaan ja laskutetaan. Kortti on siis voimassa, vaikka asiakas ei ole vielä maksanut laskua. VINKKI: Luottorajan asettaminen auttaa asiakkaan maksamattomien laskujen hallitsemisessa. 

Ohjeita erilaisten alennusten ja vapaiden jaksojen toteuttamiseen löydät ohjeesta Sarja- tai kausikortin asettaminen tauolle.

Ensimmäisen laskutusjakson myyminen kassan kautta

Toistuvat laskuprofiilit kannattaa yrityksen arjen helpottamiseksi asettaa alkamaan aina kuukauden ensimmäinen päivä. Asiakas saattaa kuitenkin liittyä jäseneksi kesken kuukauden. Laskuta kassalla asiakasta kuluvan kuukauden loppuun asti näillä ohjeilla:

1. Jos asiakas on uusi asiakas, lisää tämän tiedot Tehdeniin. Muista kysyä markkinointiluvat!
2. Jos tiloissasi on käytössä kulunvalvonta, rekisteröi asiakkaalle kulkukortti.
3. Mene Kassa-ohjelmaan.
4. Hae asiakas kassaan.
5. Valitse oikea tilituote kassan välilehdiltä tai Hae tuote -kentästä.
6. Myyntirivin muokkaus -ikkuna avautuu automaattisesti. Voimassa alkaen -kenttä on oletuksena kuluva päivä. Laita rasti Valitse päättymisaika -ruutuun, ja muuta Voimassaolo päättyy -kentän päiväykseksi kuluvan kuukauden viimeinen päivä. Jos asiakas liittyy jäseneksi aivan loppukuusta, voit myös laskuttaa tältä reilun kuukauden, ja laittaa päättymispäiväksi seuraavan kuukauden viimeisen päivän.
   
7. Klikkaa Valmis, sitten Maksa ja valitse asiakkaan haluama maksutapa. Tehden laskee vajaalle tai reilulle kuukaudelle oikean hinnan täyden kuukausijäsenyyden hinnan perusteella. Asiakkaan kortti on heti voimassa, ja voit seuraavaksi luoda tälle toistuvan laskuprofiilin.

Ensimmäisen laskutusjakson myyminen Avoinna24-verkkokaupan kautta / Tasauslasku

Jos asiakkaasi voivat ostaa jatkuvan jäsenyyden ensimmäisen kuukauden Avoinna24-verkkokaupassa, ensimmäinen kuukausi on aina kokonainen kalenterikuukausi. Jos yrityksesi käytäntönä on laskuttaa asiakkaita kerran kuukaudessa tiettynä päivänä, kannattaa pitää huoli, että myös verkkokaupan kautta ostettujen jäsenyyksien laskuprofiilit ovat samassa syklissä. Laskutuksen tasaus kuukauden alkuun (tai muuhun yrityksesi toimintamallin mukaiseen ajankohtaan) tehdään toistuvan laskuprofiilin 1. laskulla:

1. Asiakas ostaa jäsenyyden ensimmäisen kuukauden verkkokaupasta esim. 11.6., jolloin laskutuskausi päättyy 10.7. Jäsenyyden voimassaolo alkaa siis heti ostopäivänä ja päättyy tästä kk:n kuluttua kello 23.59: jäsenyyden aloituspäivää ei voi verkkokaupassa valita.
2. Luo asiakkaalle toistuva laskuprofiilili oheisilla ohjeilla siten, että asetat aloituspäiväksi 1.7.
3. Tallenna profiili ja siirry sen Tulevat laskut -välilehdelle. Valitse asiakkaan ensimmäinen lasku ja klikkaa Muokkaa-painiketta:
   
4. Muuta aloituspäivä siten, että laskutettava jakso alkaa verkkokaupasta ostetun kuukauden päättymisen jälkeen, eli tässä esimerkissä 11.7. Tehden laskee laskulle uuden hinnan laskutusjakson muutoksen mukaisesti:
   
5. Tallenna. 
6. Nyt ensimmäinen asiakkaalle toistuvan laskutuksen kautta lähetettävä lasku on vajaasta kuukaudesta, ja seuraavasta kuukaudesta lähtien asiakkaan laskutusjakso alkaa aina kuukauden alusta.

Muistathan Avoinna24-verkkokaupan tuotteen kuvauksessa korostaa, että jatkossa asiakkaalle lähetetään kuukausittain lasku (eikä jäsenyyttä esim. veloiteta automaattisesti jäsenen luottokortilta).

HUOM! Jos asiakkaallasi on jo voimassa oleva jäsenyys, ja hän ostaa Avoinna24-verkkokaupasta samaan tilituoteluokkaan kuuluvan kausikortin (esim. 3 kk:n kuntosalikortti), tämän kausikortin kesto lisätään olemassa olevan jäsenyyden jatkoksi.

Asiakas liittyy jäseneksi Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta

Kun asiakas maksaa jäsenyyden ensimmäisen jakson Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta, laskutusprofiilia ei tarvitse luoda manuaalisesti. Kun asiakkaalle luodaan ensimmäisen kerran lasku Tehdenin toistuvan laskutuksen kautta, lasku on ns. tasauslasku ja vasta seuraava lasku täydeltä kalenterikuukaudelta. Voit itse määritellä yrityksesi laskutuskäytännön mukaisesti, mille päivälle ensimmäinen lasku tasataan (ks. Liity jäseneksi -asetukset, Asetukset-kohta).

Tasauslaskujen kanssa kannattaa myös tutustua kohtaan Varmista, että asiakkaalla ei ole useamman kuukauden laskuja laskuttamatta.

Toistuvan laskuprofiilin luominen

Jos asiakas maksaa jäsenyyden ensimmäisen kuukauden kassalla tai Avoinna24-verkkokaupan kautta, toistuva laskuprofiili luodaan Tehdeniin manuaalisesti. Halutessasi voit myös toimia niin, että myös jäsenyyden ensimmäinen kuukausi laskutetaan toistuvan laskuprofiilin kautta.

1. Avaa Laskutus-ohjelman alavalikosta Toistuva laskutus ja klikkaa Uusi profiili -painiketta.
   
2. Hae asiakas kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta hänen nimestään Asiakas-kenttään. Jos asiakas kuuluu johonkin hinnastoon, profiiliin lisättävät tuotteet noudattavat hinnaston hintaa.
3. Jos lasku tulee lähettää eri henkilölle tai esim. yritykselle, hae tämä Laskutettava asiakas -kenttään.
4. Voit lisätä halutessasi laskuprofiilille selitteen, joka näkyy laskuprofiili-listauksessa, sekä alennusprosentin, maksuehdon ja toimipisteen.
5. Aseta Aloituspäivä.
   • Jos yrityksessäsi hoidetaan toistuvien laskujen luonti ja lähetys kerran kuukaudessa tiettynä päivänä, kannattaa kaikille laskuprofiileille valita sama aloituspäivä. Usein aloituspäiväksi valitaan kuukauden ensimmäinen päivä.
   • Jos et aseta päättymispäivää, laskutusprofiili on voimassa toistaiseksi.
6. Aseta Laskutusjakso. Esim. jos laskutat kuukauden kuntosalimaksun kerralla, on jakso 1 kk. Laskutusjakson on siis vastattava myytävän tilituotteen kestoa.
   • Esimerkiksi jos laskutusjakson pituudeksi valitaan 3 kuukautta, voidaan laskulla laskuttaa joko 1 kpl 3 kk:n tilituotetta tai 3 kpl 1 kk:n tilituotetta.
7. Määritä Laskutetaan-kenttään, koska lasku lähetetään. Esim. jos maksuehto on 14 vrk ja haluat laskun eräpäivän olevan laskutusjakson ensimmäinen päivä, pitää lasku lähettää 14 vrk ennen jakson alkua. 
   • Toistuvan laskutuksen etusivun Seuraava lasku -sarakkeessa oleva päivämäärä määräytyy Laskutetaan-kenttään asetetun tiedon perusteella ja on se päivä, jolloin aikaisintaan seuraavan laskun voi käydä luomassa. Toistuvan laskuprofiilin Tulevat laskut -välilehdellä sama päivämäärä on Laskutetaan-sarakkeessa:
     
     
     
   • HUOM! Sarja- tai kausikortin voimassaoloaika kerääntyy asiakkaan asiakastilille laskutuspäivänä, joten tilituotteet tulee laskuttaa aina ennen jakson alkua, jotta kulunvalvonta ja asiakkaan leimaaminen tunneille toimisivat oikein. Laskutetaan-kenttään ei siis kannata laittaa liian pientä arvoa - jos valitset tähän esim. 1 vrk, laskut asiakkaille on käytävä luomassa juuri tiettynä päivänä tai asiakkaiden kulkuoikeus päättyy. Kun kenttään annettu aika on suurempi, voit käydä luomassa ja laskuttamassa laskut myös muutaman päivän ennakkoon, jos tavallinen laskutuspäivä osuu juhlapyhään tms.
     
8. Tallenna laskuprofiili, siirry profiilin Tuotteet-välilehdelle ja klikkaa Lisää rivi -painiketta.
   
9. Hae Tuote-kenttään laskutettava tilituote kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta tuotteen nimestä.
10. Voit lisätä laskuriville alennusprosentin ja rivikohtaisen viestin (esim. viite, yhteyshenkilö tai muu tieto, jonka haluat tulostuvan aina laskulle). Jos et halua, että kunkin laskun muodostushetkenä voimassa olevat kampanjat vaikuttavat tuotteen hintaan, rasti kohta Ei kampanja-alennusta.
11. Voit myös estää laskurivin tilimyyntihyvitykset. Tilimyynti on useimmiten ennakkoon maksettua saldoa, eli käytännössä asiakas on maksanut esim. jäsenyyttään liikuntaseteleillä jo ennakkoon. Tiettyihin palveluihin ei saa käyttää liikuntaseteleitä, joten jos asiakkaalla on toistuvassa laskutuksessa palveluita tai tuotteita, joihin ei saa hyödyntää Smartum Liikunta/Tyky-tyyppisiä arvoseteleitä, on turvallisempaa estää tilimyyntihyvitys näille tuoteriveille.
12. Klikkaa Lisää-painiketta.
13. Jos laskutusprofiilin aloituspäivä ja asiakkaan kassalla/verkkokaupassa maksaman jakson viimeinen päivä eivät ole sama päivä, siirry laskutusprofiilin luomisen jälkeen muokkaamaan asiakkaan laskuprofiilin ensimmäistä laskua siten, että siitä tulee ns. tasauslasku. Ohjeet tähän löydät kohdasta Ensimmäisen laskutusjakson myyminen Avoinna24-verkkokaupan kautta / Tasauslasku.

Laskutuslisän käyttö toistuvassa laskutuksessa

Mikäli haluat lisätä laskutuslisän toistuvaan laskutusprofiiiin ja käytössäsi on tilimyynti-tuote ennakkomaksuja varten, laskutuslisää ei kannata lisätä omaksi tuoterivikseen laskutusprofiiliin.

Jos laskutuslisä on omana rivinään laskutusprofiilissa, voi ennakkomaksutilanteessa käydä niin, että asiakkaalle muodostetaan lasku, jossa on pelkkä laskutuslisä. Tältä vältyt tallentamalla laskutuslisän suoraan asiakkaan laskutustietoihin (kts. ohje Laskutuslisä). Jos asiakkaasi tilaa jossain vaiheessa e-laskun, käy poistamassa laskutuslisä tämän tiedoista.

Katso myös ohje tilimyyntituotteen käytöstä: Toistuvan laskutuksen maksaminen liikuntaseteleillä

Toistuvan laskuprofiilin laskujen luominen ja lähettäminen

Kun olet tehnyt toistuvat laskutusprofiilit (tai jos käytössä on Liity jäseneksi -ominaisuus, laskutusprofiilit ovat muodostuneet automaattisesti Tehdeniin), kannattaa laskut käydä luomassa määriteltyjen laskutuspäivien mukaisesti. Jos esim. laskutusprofiilien aloituspäivä on aina kuukauden ensimmäinen päivä ja ne laskutetaan 14 vrk ennen jakson alkua, kaikki laskut kannattaa luoda aina kuukauden 17. tai 18. päivä.

Tämä tapahtuu menemällä Toistuva laskutus -osioon ja klikkaamalla Luo myynnit -painiketta. Ohjelma muodostaa laskut kaikista niistä profiileista, joiden tietojen mukaan laskutus on silloin ajankohtainen. Luodut laskut siirtyvät Laskuttamattomat-välilehdelle. Laskut lähetetään, kun ne valitaan yksitellen taulukosta tai painetaan Valitse kaikki ja klikataan Laskuta-painiketta.

Kunkin asiakkaan oletuslaskutustavasta riippuen lasku joko tulostetaan tai lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä. Asiakkaan oletuslaskutustapaa voi muuttaa Asiakkaat-ohjelmassa asiakkaan tiedoissa. Asiakkaan saamalla laskulla näkyy aina ajanjakso, jota kyseinen lasku koskee.

Varmista, että asiakkaalla ei ole useamman kuukauden laskuja laskuttamatta

Laskujen luomisesta muistutetaan etusivun Ilmoitukset-laatikossa esim. tekstillä: "Sinulla on 20 laskutusta odottavaa profiilia". Kun ilmoitustekstiä klikkaa, pääsee suoraan Toistuva laskutus -osioon:

Kun luot yrityksesi laskutuspäivänä laskuja, ensimmäisten laskujen luonnin jälkeen kannattaa klikata Seuraava lasku -sarakkeen otsikkoa ja järjestää laskut vanhimmasta uusimpaan. Jos Seuraava lasku -sarakkeessa näkyy päivämääriä, jotka ovat ennen nykyhetkeä, klikkaa Luo myynnit -painiketta niin kauan, että sarakkeen päivämäärät ovat kaikki tulevaisuudessa. Muussa tapauksessa asiakkaan kulkuoikeus saattaa katketa:

Alennuksen antaminen tai jäsenyyden tauottaminen

Jos haluat esimerkiksi antaa asiakkaillesi alennusta kesäajalta tai tauottaa jäsenyyden asiakkaan sairasloman ajaksi, tutustu näihin ohjeisiin.

Jäsenyystuotteen hinnan muuttaminen

Jos jäsenyystuotteen hintaa muutetaan tai tuote poistuu valikoimasta uusilta asiakkailta, lue lisää täältä.

Jäsenyyden päättäminen

Jäsenyyden päättämisestä löydät lisätietoa täältä.