Jäsenten kuukausittainen laskutus

Toistuva laskutus on kehitetty erityisesti liikunta-alan tarpeisiin, mutta tätä ohjetta voi soveltaa muihinkin tilanteisiin, joissa asiakkaalle lähetetään laskuja säännöllisesti. Suosittelemme ottamaan käyttöön uuden laskupohjan, jolloin laskun ulkoasua ja sisältöä voi muokata joustavammin.

Yleensä asiakas maksaa ensimmäisen laskutusjakson kassalla tai Avoinna24-verkkokaupassa, ja seuraavista laskuista tehdään asiakkaalle toistuva laskuprofiili. Alla kuvataan tarkemmin, miten ensimmäinen jakso kannattaa asiakkaalle myydä ja miten laskuprofiili luodaan.

Otahan huomioon, että asiakkaan Asiakastilille kerääntyy sarja- tai kausikortin voimassaoloaikaa aina silloin, kun toistuva lasku luodaan ja laskutetaan. Kortti on siis voimassa, vaikka asiakas ei ole vielä maksanut laskua. VINKKI: Luottorajan asettaminen auttaa asiakkaan maksamattomien laskujen hallitsemisessa. 

Ohjeita erilaisten alennusten ja vapaiden jaksojen toteuttamiseen löydät ohjeesta Sarja- tai kausikortin asettaminen tauolle.

Ensimmäisen laskutusjakson myyminen kassan kautta

Toistuvat laskuprofiilit kannattaa yrityksen arjen helpottamiseksi asettaa alkamaan aina kuukauden ensimmäinen päivä. Asiakas saattaa kuitenkin liittyä jäseneksi kesken kuukauden. Laskuta kassalla asiakasta kuluvan kuukauden loppuun asti näillä ohjeilla:

1. Jos asiakas on uusi asiakas, lisää tämän tiedot Tehdeniin. Muista kysyä markkinointiluvat!
2. Jos tiloissasi on käytössä kulunvalvonta, rekisteröi asiakkaalle kulkukortti.
3. Mene Kassa-ohjelmaan.
4. Hae asiakas kassaan.
5. Valitse oikea tilituote kassan välilehdiltä tai Hae tuote -kentästä.
6. Myyntirivin muokkaus -ikkuna avautuu automaattisesti. Voimassa alkaen -kenttä on oletuksena kuluva päivä. Laita rasti Valitse päättymisaika -ruutuun, ja muuta Voimassaolo päättyy -kentän päiväykseksi kuluvan kuukauden viimeinen päivä. Jos asiakas liittyy jäseneksi aivan loppukuusta, voit myös laskuttaa tältä reilun kuukauden, ja laittaa päättymispäiväksi seuraavan kuukauden viimeisen päivän.
   
7. Klikkaa Valmis, sitten Maksa ja valitse asiakkaan haluama maksutapa. Tehden laskee vajaalle tai reilulle kuukaudelle oikean hinnan täyden kuukausijäsenyyden hinnan perusteella. Asiakkaan kortti on heti voimassa, ja voit seuraavaksi luoda tälle toistuvan laskuprofiilin.

Ensimmäisen laskutusjakson myyminen Avoinna24-verkkokaupan kautta

Jos asiakkaasi voivat ostaa jatkuvan jäsenyyden ensimmäisen kuukauden Avoinna24-verkkokaupassa, ensimmäinen kuukausi on aina kokonainen kalenterikuukausi, ja laskutuksen tasaus kuukauden alkuun tehdään toistuvan laskuprofiilin 1. laskulla:

1. Asiakas ostaa jäsenyyden ensimmäisen kuukauden verkkokaupasta esim. 11.6., jolloin laskutuskausi päättyy 10.7. Jäsenyyden voimassaolo alkaa siis heti ostopäivänä ja päättyy tästä kk:n kuluttua kello 23.59: jäsenyyden aloituspäivää ei voi verkkokaupassa valita.
2. Luo asiakkaalle toistuva laskuprofiilili oheisilla ohjeilla siten, että asetat aloituspäiväksi 1.7.
3. Tallenna profiili ja siirry sen Tulevat laskut -välilehdelle. Valitse asiakkaan ensimmäinen lasku ja klikkaa Muokkaa-painiketta:
   
4. Muuta aloituspäivä siten, että laskutettava jakso alkaa verkkokaupasta ostetun kuukauden päättymisen jälkeen, eli tässä esimerkissä 11.7. Tehden laskee laskulle uuden hinnan laskutusjakson muutoksen mukaisesti:
   
5. Tallenna. 
6. Nyt ensimmäinen asiakkaalle toistuvan laskutuksen kautta lähetettävä lasku on vajaasta kuukaudesta, ja seuraavasta kuukaudesta lähtien asiakkaan laskutusjakso alkaa aina kuukauden alusta.

Muistathan Avoinna24-verkkokaupan tuotteen kuvauksessa korostaa, että jatkossa asiakkaalle lähetetään kuukausittain lasku (eikä jäsenyyttä esim. veloiteta automaattisesti jäsenen luottokortilta).

HUOM! Jos asiakkaallasi on jo voimassa oleva jäsenyys, ja hän ostaa Avoinna24-verkkokaupasta samaan tilituoteluokkaan kuuluvan kausikortin (esim. 3 kk:n kuntosalikortti), tämän kausikortin kesto lisätään olemassa olevan jäsenyyden jatkoksi.

Toistuvan laskuprofiilin luominen

1. Avaa Laskutus-ohjelman alavalikosta Toistuva laskutus ja klikkaa Uusi profiili -painiketta.
   
2. Hae asiakas kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta hänen nimestään Asiakas-kenttään. Jos asiakas kuuluu johonkin hinnastoon, profiiliin lisättävät tuotteet noudattavat hinnaston hintaa.
3. Jos lasku tulee lähettää eri henkilölle tai esim. yritykselle, hae tämä Laskutettava asiakas -kenttään.
4. Voit lisätä halutessasi laskuprofiilille selitteen, joka näkyy laskuprofiili-listauksessa, sekä alennusprosentin, maksuehdon ja toimipisteen.
5. Aseta Aloituspäivä. Suosittelemme aloituspäiväksi aina kuukauden ensimmäistä. Jos et aseta päättymispäivää, laskutusprofiili on voimassa toistaiseksi.
6. Aseta Laskutusjakso. Esim. jos laskutat kuukauden kuntosalimaksun kerralla, on jakso 1 kk. Laskutusjakson on siis vastattava myytävän tilituotteen kestoa.
   • Esimerkiksi jos laskutusjakson pituudeksi valitaan 3 kuukautta, voidaan laskulla laskuttaa joko 1 kpl 3 kk:n tilituotetta tai 3 kpl 1 kk:n tilituotetta.
7. Määritä Laskutetaan-kenttään, koska lasku lähetetään. Esim. jos maksuehto on 14 vrk ja haluat laskun eräpäivän olevan laskutusjakson ensimmäinen päivä, pitää lasku lähettää 14 vrk ennen jakson alkua. HUOM! Sarja- tai kausikortin voimassaoloaika kerääntyy asiakkaan asiakastilille laskutuspäivänä, joten tilituotteet tulee laskuttaa aina ennen jakson alkua, jotta kulunvalvonta ja asiakkaan leimaaminen tunneille toimisivat oikein.
   
8. Tallenna laskuprofiili, siirry profiilin Tuotteet-välilehdelle ja klikkaa Lisää rivi -painiketta.
   
9. Hae Tuote-kenttään laskutettava tilituote kirjoittamalla vähintään kolme kirjainta tuotteen nimestä.
10. Voit lisätä laskuriville alennusprosentin ja rivikohtaisen viestin. Jos et halua, että kunkin laskun muodostushetkenä voimassa olevat kampanjat vaikuttavat tuotteen hintaan, rasti kohta Ei kampanja-alennusta.
11. Voit myös estää laskurivin tilimyyntihyvitykset. Tilimyynti on useimmiten ennakkoon maksettua saldoa, eli käytännössä asiakas on maksanut esim. jäsenyyttään liikuntaseteleillä jo ennakkoon. Tiettyihin palveluihin ei saa käyttää liikuntaseteleitä, joten jos asiakkaalla on toistuvassa laskutuksessa palveluita tai tuotteita, joihin ei saa hyödyntää Smartum Liikunta/Tyky-tyyppisiä arvoseteleitä, on turvallisempaa estää tilimyyntihyvitys näille tuoteriveille.
12. Klikkaa Lisää-painiketta.

Jos haluat lisätä laskulle laskutuslisän, kannattaa se lisätä asiakkaan tietoihin, ei laskuprofiiliin. Ohjeet löydät täältä: Laskutuslisä Jos asiakkaasi tilaa jossain vaiheessa e-laskun, käy poistamassa laskutuslisä tämän tiedoista.

Toistuvan laskuprofiilin laskujen luominen ja lähettäminen

Kun olet tehnyt toistuvat laskutusprofiilit, kannattaa laskut käydä luomassa määriteltyjen laskutuspäivien mukaisesti. Jos esim. laskutusprofiilien aloituspäivä on aina kuukauden ensimmäinen päivä ja ne laskutetaan 14 vrk ennen jakson alkua, kaikki laskut kannattaa luoda aina kuukauden 17. tai 18. päivä.

Tämä tapahtuu menemällä Toistuva laskutus -osioon ja klikkaamalla Luo laskut -painiketta. Ohjelma muodostaa laskut kaikista niistä profiileista, joiden tietojen mukaan laskutus on silloin ajankohtainen. Luodut laskut siirtyvät Laskuttamattomat-välilehdelle. Laskut lähetetään, kun ne valitaan yksitellen taulukosta tai painetaan Valitse kaikki ja klikataan Laskuta-painiketta.

Kunkin asiakkaan oletuslaskutustavasta riippuen lasku joko tulostetaan tai lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä. Asiakkaan oletuslaskutustapaa voi muuttaa Asiakkaat-ohjelmassa asiakkaan tiedoissa.

Laskujen luomisesta muistutetaan etusivun Ilmoitukset-laatikossa esim. tekstillä: "Sinulla on 20 laskutusta odottavaa profiilia". Kun ilmoitustekstiä klikkaa, pääsee suoraan Toistuva laskutus -osioon.

Jäsenyyden päättäminen / toistuvan laskutuksen lopettaminen

Usein kuntokeskuksissa jäsenasiakkailla on esim. kuukauden irtisanomisaika. Kun asiakas haluaa päättää asiakkuutensa, tämä tapahtuu usein kesken kuukautta, eli viimeinen asiakkaalle toistuvan laskutuksen kautta lähetettävä lasku halutaan vajaan kuukauden ajalta. Toimi tällaisessa tilanteessa näin:

1. Etsi irtisanovan asiakkaan toistuva laskutusprofiili Toistuva laskutus -osiosta.
2. Siirry laskutusprofiilin Tulevat laskut -välilehdelle. 
3. Valitse seuraava lasku, klikkaa Muokkaa-painiketta ja muuta laskun päättymispäivää tarpeen mukaan, Jos asiakas esimerkiksi irtisanoo 10.2. ja irtisanomisaika on 1 kk, merkitse päättymispäiväksi 10.3. Tehden laskee automaattisesti laskulle uuden hinnan laskutuskauden pituuden mukaan:
   
4. Tallenna ja palaa Profiilin tiedot -välilehdelle. 
5. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja muuta nyt jäsenyyden päättymispäivä:
   
6. Tallenna. Asiakas saa viimeisen laskunsa toistuvan laskutuksen kautta.