Myyntiraportti

Myyntiraportin avulla voit tarkastella yrityksen myyntejä haluamallasi tavalla ryhmiteltynä ja käyttää tietoja yritystoiminnan seurannassa ja suunnittelun tukena.

Tässä videossa annamme vinkkejä Tehdenin myyntiraporttien käyttöön:

Yleistä myynnin tarkastelusta raporteilla

• Muistathan, että myyntiraportin tuloksissa ovat mukana myös ne myynnit, joita ei ole vielä laskutettu eli lähetteet, jotka on viety koontilaskutukseen odottamaan. Myyntiraportti ei siis ole vertailukelpoinen esim. Laskutetut-näkymän kanssa. Myynnin ja sitä vastaavan laskun päiväys voi myös olla eri, sillä Tehdenissä myynnin päivämäärä on sitä vastaavan lähetteen päiväys. Lue lisää: Laskulle myynti
• Myyntiraportin kate on aina veroton. Lisää katteesta Tehdenissä: Myyntikate, oletuskate ja toimittajakohtaiset alennukset
• Vertailumyyntiraportti toimii kuten myyntiraportti, mutta hieman suppeammin hakuehdoin. Vertailumyyntiraportilla valitaan aikavälin lisäksi myös vertailuaikaväli, johon tarkasteltua aikaväliä luodulla raportilla verrataan.
• Jos yrityksesi Tehdenissä on Laskutus-lisäosa, Muut raportit -otsikon takaa löytyvän Laskutusraportin avulla voit tarkastella erityisesti tietyllä aikavälillä muodostettuja laskuja, mutta myös myyntiraportilla voit Myyntityyppi-suodattimessa valita tarkastelun kohteeksi vain tyyppiä Lasku olevat myynnit.

Myyntiraportin luominen

Valitse haluamasi hakuehdot raportille ja klikkaa sitten Luo raportti -painiketta (). Laajenna-painikkeella saat avattua hakuehdot uudestaan esiin. Muista klikata Luo raportti -painiketta uudestaan hakuehtojen muuttamisen jälkeen.

Raportti sisältää oletuksena valtavan määrän tietoa, joten raportin sarakkeita, lisäehtoja ja ryhmittelyä kannattaa säätää kulloisenkin tarpeen mukaan ja tallentaa toistuvasti tarvittavia raportteja pikavalinnaksi.

Raportit voi myös viedä Exceliin tai muuhun Excel-tiedostoja aukaisevaan taulukkolaskentaohjelmaan jatkokäsiteltäväksi.

Aikaväli

Aikaväli on oletuksena nykyinen kuukausi. Voit vaihtaa edelliseen kuukauteen nuolipainikkeella tai hakea valikosta jonkin muun aikavälin. Jos aikaväli on vuoden, voit ottaa yleisistä lisäehdoista ryhmittelykaudeksi esim. kuukauden, jolloin raportti näyttää myynnit vuoden ajalta siten, että jokaisen kuukauden myynti on omalla rivillään.

Ryhmittely

Ilman ryhmittelyä raportti näyttää myynnit mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Jos lisäät ryhmittelyrastin jonkin hakuehdon kohdalle, raportti näyttää myyntien summat eroteltuna valitun hakuehdon mukaan, esim. kunkin toimipisteen myynnin omalla rivillään. Jos et käytä ryhmittelyrastia vaan lisäät Toimipiste-kenttään yhden tai useamman toimipisteen, vain näiden toimipisteiden myynnit tulevat raportille, mutta myynnit näkyvät yksityiskohtaisesti tuotteittain. Jos käytät sekä toimipisteen valintaa että ryhmittelyä toimipisteen mukaan, saat raportille myyntien summat valituista toimipisteistä.

Voit ryhmitellä useamman kuin yhden hakuehdon mukaan. Esimerkiksi, jos ryhmittelet sekä toimipisteen että tuotetyypin mukaan, raportilla näkyy omalla rivillään jokaisen tuotetyypin myynti kussakin toimipisteessä.

Suodattimet

Voit rajata raportin tulosjoukkoa käyttämällä hakuehtoja.

• Raportin hakuehtojen valintoja voidaan muuttaa yhtä- ja erisuuri-painikkeella. Painike aktivoituu valitsemalla jokin arvo painikkeen vieressä olevaan hakuehtoon.
  • Oletuksena hakuehto otetaan mukaan raportin tulosjoukkoon (painikkeen väri on vihreä). Painiketta klikkaamalla voidaan hakuehtoa muuttaa siten, että valittu hakuehto suljetaan pois tulosjoukosta (painikkeen väri on punainen).
• Tämän lisäksi osassa hakuehdoissa (esim. tuote- ja asiakasryhmä) on mahdollista lisätä useampi eri valinta Plus-painikkeella, jolloin hakuehtoa on mahdollista rajata useamman eri arvon avulla.
  • Esimerkiksi raportin tulosta voidaan rajata valitsemalla, että tuotteen pitää kuulua sekä Tuoteryhmään 1 että Tuoteryhmään 2
  • Esimerkiksi raportin tulosta voidaan rajata valitsemalla, että tuotteen pitää kuulua Tuoteryhmään 1, mutta se ei saa kuulua Tuoteryhmään 2.
• Hakuehdon lisäehdoilla voidaan antaa tarkentavia ehtoja hakuun. Lisäehtoja voi määritellä tuote- ja asiakasryhmälle, toimittajalle ja myyntityypille.
  • Tuotteen ensisijainen tuoteryhmä tallennetaan myyntiriville ja Käytä myyntihetken tuoteryhmää rajoittaa tulosjoukkoa myyntihetken tuoteryhmätiedon perusteella
  • Jos valitsemasi tuoteryhmä sisältää aliryhmiä, valitsemalla Hae myös aliryhmistä saat tulosjoukkoon myös aliryhmiin kuuluvat tuotteet
  • Jos haet myös aliryhmistä, valitsemalla Käytä pääryhmän nimeä aliryhmiin kuuluvat tuotteet esitetään niin kuin ne kuuluisivat valitsemaasi pääryhmään
    • Esimerkiksi jos ryhmittelet tuoteryhmän mukaan, et valitse yhtään tuoteryhmää ja valitset Käytä pääryhmän nimeä, niin saat tulosjoukkoon kaikki tuotteet ryhmiteltynä juuritason tuoteryhmien mukaisesti
  • Jos et valitse Kaikki tuoteryhmän tuotteet /Kaikki asiakasryhmän asiakkaat, saat tulosjoukkoon vain ensisijaisesti tuoteryhmään kuuluvat tuotteet tai asiakasryhmän asiakkaat.
  • Hae asiakasryhmää laskutettavalta asiakkaalta -valinnalla raportin asiakkaiden asiakasryhmän voi rajata laskutettavan asiakkaan, ei varsinaisen asiakkaan mukaan. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi jos yrityksellä on paljon alaikäisiä asiakkaita, joiden laskujen laskutettava asiakas on lapsen vanhempi, ja raportilla halutaan selvittää näiden sijoittumista eri asiakasryhmiin.
  • Kun Näytä toimittajan osuus ostoista -ruudussa on rasti, näytetään raportissa valitun toimittajan osuus tuotteen ostoista laskettuna ostotapahtumista alkaen vuosi ennen raportin alkamispäivää ja päättyen raportin päättymispäivään. Toimittajan osuus ostoista antaa arvion tietyn toimittajan osuudesta tuotteen kokonaismyynnistä, joka on tärkeä tieto, jos samaa tuotetta tilataan useammalta kuin yhdeltä toimittajalta.
  • Oletustoimittaja -valinta voi olla hyödyllinen, jos tuotteilla on useita toimittajia ja jokin niistä on valittu tuotteen oletustoimittajaksi.
  • Näytä vain tax-free-myynnit -valinta suodattaa raportille vain tax-free-tyyppiset myynnit. Tälle on oma lisäehtonsa, sillä tax-free-myyntejä ei löydy Myyntityyppi-valikosta omana vaihtoehtonaan.
  • Näytä summatason erittely maksutavoille -kohdan valitsemalla raportin alla näytetään erittely siitä, miten paljon maksuja milläkin maksutavoilla on otettu vastaan:
    

Yleiset lisäehdot

Tässä osiossa voit määritellä lisäehtoja, jotka koskevat koko raporttia.

• Tulosjoukon koko rajaa näytettävien tulosten määrän.
• Ryhmittelykausi-kohdassa voi valita, haluaako myynnin aikaperusteisesti ryhmiteltynä. Vaihtoehtoja ovat Tunti, Päivä, Viikko, Kuukausi, Kvartaali ja Vuosi.
• Ryhmittele lahjakorttien ja tilimyyntien käyttö -valinta tarkoittaa sitä, että kun tämä on valittu, lahjakorttien ja tilimyyntien käytöt ryhmitellään omille riveilleen pois lahjakorttien ja tilimyyntien myynneistä.
• Kun Ryhmittele palautukset -ruudussa on rasti, palautukset ryhmitellään omille riveilleen.
• Näytä vain palautukset -valinnalla voit tarkastella raportilla pelkästään Palautus-tyyppisiä myyntejä.
• Näytä vain kampanjamyynnit -valinnalla rajaat raportille vain ne myynnit, joihin on kohdistunut jokin kampanja. Tämä on hyvä apukeino kampanjoiden toimivuuden tarkasteluun.
• Näytä vain muuta alennusta sisältäneet myynnit -valinnan avulla voit selvittää esimerkiksi, miten paljon eri myyjät antavat kassalla alennuksia tuotteista.
• Huomioi ostokulut katteen laskennassa -ehto on valittu, raportin kate- ja kate%-sarakkeissa on otettu tuotteen ostokulut huomioon. Tämä on oletuksena valittuna.

Provisio

Yleisissä lisäehdoissa on myös vaihtoehto provisioprosentti. Kun tämä lisätään, myyntiraporttia voi käyttää apuna työntekijöiden tai sopimusyrittäjien provisioiden laskemisessa. Taulukossa näkyvät myytyjen tuotteiden ja palvelujen lukumäärät ja niistä veloitetut maksut. Raportissa voidaan esittää vain yhden käyttäjän myynti kerrallaan valitsemalla käyttäjä valikosta. Raportti voidaan myös kohdistaa vain tiettyyn (sopimus)yritykseen tai vain tiettyyn tuotetyyppiin (esim. jos provisiota maksetaan tuotemyynnistä mutta ei palveluista). Myynnin asetuksissa voi valita kohdan Provisio lahjakorteista, jos työntekijöille tai sopimusyrittäjille halutaan antaa provisiota myös lahjakorttien myynnistä. Tällöin myös lahjakorttimyynnille kirjautuu tieto lahjakortin myyneestä asiakaspalvelijasta.

Sarakkeet

Raporttinäkymän ylälaidassa olevaa -painiketta klikkaamalla aukeaa ryhmittelyosion alle lista sarakkeista, joita valmiilla raportilla näytetään. Voit täällä poistaa ja lisätä sarakkeita, vaihtaa niiden järjestystä ja muuttaa tietyn sarakkeen lajittelusuuntaa. Myyntiraportilla on oletuksena valittu Yksikkömäärä- ja Yksikkö-sarakkeita lukuun ottamatta kaikki sarakkeet. Kun Yksikkömäärä- ja Yksikkö-sarakkeet otetaan käyttöön, pystytään myyntiraportilla seuraamaan tuotteiden myyntiä tuotteelle asetetun yksikön (esim. kg tai l) mukaan. Huom! Jos haluat tarkastella esim. kilo- tai litramääräistä myyntiä, Yksikkö-hakuehto on rastittava Ryhmittely-kohdassa. Voit valita myös muita ryhmittelyperusteita, mutta yksikön on aina oltava valittuna - muuten yksikkö ja yksikkömäärä piilotetaan (-kuvake).

Sarakkeiden tarkempi selitys

Suurin osa myyntiraportin sarakkeista on varsin yksiselitteisiä, mutta muutama saattaa kaivata tarkempaa selitystä:

Toimittajan osuus: Valitun toimittajan osuus tuotteen ostoista (näytetään raportilla vain, kun valittuna toimittaja/toimittajia ja myös Näytä toimittajan osuus ostoista -kohta on valittu).

Kampanja ja kampanjatarjous: Kertoo myyntiin kohdistuneen kampanjan ja tarkemman, kampanjaan kuuluvan tarjouksen nimen.

Ostohinta: Ostohinta on myyntihetken keskiostohinta niissä myynneissä, joilla on keskiostohinta. Jos kyseessä on terminaalityyppinen tilaus, ostohinta on tuotteen ostohinta. Käytössä oleva varaston arvostusmenetelmä vaikuttaa ostohintaan (lue lisää varaston arvostusmenetelmästä täältä).

Raportin tulosten tallentaminen

Taulukossa näkyvät raportin tulokset voi tallentaa xls-päätteisenä tiedostona omalle koneelle klikkaamalla Excel-painiketta. Tiedoston voi avata taulukkolaskentaohjelmassa jatkokäsittelyä varten.