Laskun hyvittäminen kokonaan tai osittain

Mikäli laskua ei jostain syystä tarvitsekaan maksaa, siitä voi tehdä hyvityslaskun. Hyvityslasku tehdään Laskutus-ohjelman kautta, mutta siitä muodostuu samalla kuittirivi samaan kassaan, josta myynti on tehty. 

Huom! Jos haluat hyvittää maksun, josta on maksettu ennakkomaksua (esim. osa laskusta käteisellä tai liikuntaedulla kassaan), ja palauttaa rahat ennakkomaksun maksutavalle, palautus täytyy tehdä kuitin kautta.

Alta löydät erilaisia vaihtoehtoja laskun hyvittämiseen. Kun käytössä on Myyntireskontra-lisäosa, erityisesti osittaisten hyvitysten hallinta helpottuu. Yritykselläsi on Myyntireskontra-lisäosa, jos näet Laskutus-ohjelmassa Saatavat- ja Suoritukset-välilehdet:

Jos yritykselläsi on käytössä esim. Procountor- tai Netvisor-myyntireskontraintegraatio tai laskutusintegraatio, laskuja ei muodostu reskontraan eli saataviin. Lue myös: Procountor-myyntireskontraintegraatio tai Netvisor myyntireskontraintegraatio.

Koko laskun hyvittäminen

1. Avaa Laskutus-ohjelma, jolloin lähetetyt laskut tulevat näkyviin.
2. Etsi hyvitettävä lasku.
   • Voit kirjoittaa hakuun laskun numeron tai vastaanottajan nimen.
   • Voit suodattaa taulukkoa toimipisteen, laskunpäivämäärän tai laskun tilan mukaan.
3. Valitse laskurivi taulukosta. Klikkaa riviä muualta kuin laskun numeron tai vastaanottajan kohdalta. Voit luoda hyvityslaskun vain yhdestä laskurivistä kerrallaan.
4. Klikkaa Luo hyvityslasku -painiketta.
   • • Hyvityslaskun päivämääräksi tulee automaattisesti kuluva päivä
     • Valitse palautetaanko laskun varastotuotteet varastosaldoon tai tilituotteet asiakastilille
     • Valitse toimitetaanko hyvityslasku asiakkaalle hänen tietoihinsa merkityn oletuslaskutustavan mukaisesti.
     • Kirjoita tarvittaessa laskulle selite, joka näkyy laskun kohdalla taulukossa. Selite ei näy asiakkaan hyvityslaskulla.
     • Jos hyvitettävä lasku liittyy myyntitilaukseen, voit myös valita, mitä myyntitilauksille hyvittämisen yhteydessä tehdään:
       
     • Jos valitset Ei toimenpiteitä, myyntitilaus löytyy laskun hyvittämisen jälkeen edelleen Myynti-ohjelmasta. Voit myös perua koko myyntitilauksen. Jos valitset vaihtoehdon Avaa tilaukset virhekuitin käsittelyn jälkeen, pääset heti tekemään muutoksia laskuun liittyvään myyntitilaukseen.
     • Jos olet ottanut käyttöön uuden laskupohjan, voit valita käytetäänkö hyvityslaskulla samaa laskupohjaa kuin alkuperäisessä laskussa vai valitaanko hyvityslaskulle jokin muu yrityksen laskupohjista. Jos olet muokannut laskupohjia alkuperäisen laskun lähettämisen jälkeen, hyvityslaskulla voidaan siis edelleen käyttää alkuperäisen laskun pohjaa, vaikka sitä ei enää muuten olisikaan käytössä.
       
5. Klikkaa OK.

Hyvityslaskun summa on alkuperäisen laskun loppusumma negatiivisena. Järjestelmä merkitsee sekä alkuperäisen laskun että hyvityslaskun tilan maksetuksi. Jos käytössä on reskontra, hyvityslasku kohdentuu automaattisesti alkuperäiseen laskuun.

Laskun osittainen hyvittäminen

Laskun osittainen hyvittäminen, jos käytössä myyntireskontra

Jos käytössäsi on Tehdenin myyntireskontra ja haluat hyvittää laskun osittain, toimi seuraavasti:

1. Luo kassalla miinusmerkkinen myynti hyvitettävistä tuotteista/palveluista, eli lisää tuote kassalle, klikkaa se muokkaustilaan ja muuta myyntimäärä miinusmerkkiseksi:
   
2. Jos et hyvitä kokonaista tuotetta vaan vain osan sen hinnasta, muokkaa vielä hintaa siten, että hyvitettävä summa on oikein.
3. Kohdista sen jälkeen alkuperäinen lasku ja juuri luomasi hyvityslasku keskenään Laskutus-ohjelman Saatavat-osiossa: valitse listauksesta alkuperäinen lasku sekä hyvityslasku ja klikkaa Kohdenna.
4. Aukeavassa kohdennusikkunassa näkyy Saatavat-osiossa valittuna alkuperäinen lasku ja hyvityslasku ja erotuksena laskulle maksettavaksi jäävä summa. Jos laskusta jää vielä osa maksettavaksi, valitse kohdennus-ikkunan alaosasta Esikohdenna:

Jos asiakas on jo maksanut tämän erotuksen viitemaksuna, kohdenna alkuperäinen lasku, hyvityslasku ja viitemaksu toisiinsa seuraavasti:

1. Valitse Kohdennus-ikkunan yläosasta asiakkaan suoritus ja alaosan Saatavat-kohdasta alkuperäinen lasku sekä hyvityslasku samanaikaisesti.
2. Valitse sivun alaosasta Kohdenna. Varmista ennen kohdennusta, että Suoritukset- ja Saatavat -summat täsmäävät ja alaosan kohdassa Erotus on vihreällä pohjalla loppusumma nolla (0,00 €).
   • Jos summa ei täsmää, pääset Kohdenna-painikkeen klikkaamisen jälkeen kirjaamaan erotuksen oikaisueränä jollekin myyntireskontran tapahtumalajille (esim. alennus):
     

Laskun osittainen hyvittäminen, jos käytössä Laskutus

Laskun voi hyvittää osittain myös silloin, jos yrityksesi Tehden-tilaukseen ei sisälly Myyntireskontra-lisäosaa:

• Jos hyvitettävän tuotteen hinta on sama kuin alkuperäisessä laskussa, voit myydä tuotteen asiakkaalle miinusmääräisenä kassalla ja antaa esimerkiksi korvaavan tuotteen tilalle.
• Jos taas tuotteen hinta on muuttunut, voit luoda asiakkaalle uuden miinusmerkkisen laskun hyvitettävällä summalla. Hyvityslaskun voi lähettää asiakkaalle, jos tämä näin toivoo. Vaihtoehtoisesti voit myös ohjeistaa asiakasta maksamaan laskun summan verran vähemmän alkuperäsestä laskusta. Kun asiakkaan suoritus näkyy tilillä, voit siirtyä Laskutetut-ohjelmaan ja merkitä lähetetyn alkuperäisen maksun sekä hyvityslaskun maksetuiksi.

Jos yrityksessäsi on usein tarve hyvittää laskuja osittain, kannattaa harkita Myyntireskontra-lisäosaa, joka helpottaa laskujen osittaisen hyvittämisen hallintaa.

Laskun hyvittäminen, jos siitä on maksettu ennakkomaksua

Joskus saattaa tulle tilanne, jossa asiakas on maksanut osan laskusta tai koko laskun esimerkiksi käteisellä, kortilla tai liikuntaedulla, ja ennakkomaksu pitäisikin palauttaa tämän käyttämälle ennakkomaksu-maksutavalle. Tällöin laskun hyvittämistapa riippuu siitä, onko Tehdenissä käytössä Myyntireskontra-lisäosa vai vain Laskutus-lisäosa. Huom! Jos hyvityksellä hyvitetään tilimyyntiä, toimi Koko laskun hyvittäminen -kohdan mukaisesti.

Ennakkomaksetun laskun hyvittäminen, jos käytössä Myyntireskontra:

1. Etsi maksutapahtuman kuitti Kassa-ohjelman Kuitit-osiosta:
   
2. Valitse kuitin alta Tee palautus. Avautuvassa ikkunassa valitse hyvitettävä tuote, valitse palautustyypiksi Rahapalautus, palautusprosentiksi 100 %, kirjoita Syy-kenttään selite ja klikkaa Käsittele palautus heti kassalla -painiketta:
   
   • Jos palautat laskua, jolla on veloitettu asiakkaalta tilituotetta, Automaattinen vähennys -valinnalla saat koko alkuperäisellä laskulla maksetun tuotteen (esim. 3 kk kuntosalikortti) poistettua asiakkaan asiakastililtä. Jos olette sopineet asiakkaan kanssa toisin, kannattaa Automaattinen vähennys jättää valitsematta ja käydä tekemässä sovitut muutokset asiakkaan asiakastilillä manuaalisesti.
3. Avautuvassa Kassa-näkymässä klikkaa Maksa-painiketta. Valitse ensin se ennakkomaksutapa, jolle palautus halutaan tehdä ja syötä oikea summa:
   
4. Klikkaa Tallenna. Jos osa alkuperäisestä kuitista oli maksettu lasku-maksutavalla ja haluat palauttaa myös sen summan asiakkaalle, klikkaa Hyvityslasku-painiketta ja luo asiakkaalle hyvityslasku haluamillasi tiedoilla:
   
5. Kohdenna alkuperäinen lasku ja hyvityslasku reskontrassa keskenään edellisen kohdan ohjeiden mukaan.

Ennakkomaksetun laskun hyvittäminen, jos käytössä Laskutus:

1. Etsi kuitti, jonka haluat hyvittää.
2. Kun aloitat hyvityslaskun luomisen, Tehden varoittaa siitä, että laskuun kohdistuu ennakkomaksuja, jotka tulee oikaista reskontrassa.
   • Jos haluat hyvittää laskun alkuperäisiä maksutapoja käyttäen, klikkaa ikkunassa olevaa palautusohjelma-linkkiä, jolloin Tehden ohjaa sinut Palautus-ohjelmaan oikealle kuitille. Voit siellä hyvittää laskusta esim. osan käteisellä ja osan hyvityslaskulla:
     
3. Jos jatkat laskun Tehden luo hyvityslaskun koko laskun summalla lasku-maksutapaan.
4. Ennakkomaksun hyvitys on huomioitava kirjanpidossa. Ilmoita siis kirjanpitäjällesi ennakkomaksetun laskun ja sitä koskevan hyvityslaskun numerot.

Huom! Jos asiakkaan käyttämä ennakkomaksutapa on ollut esim. liikuntaedun mobiilimaksu, muista varmistaa liikuntaetupalvelun tarjoajalta, onko maksun palauttaminen vielä mahdollista. Joissain liikuntaeduissa maksun voi palauttaa vain 24 h sisällä maksutapahtumasta. 

Yleensä ennakkomaksu halutaan palauttaa sille maksutavalle, jolla se on maksettukin. Tähän vaikuttavat myös yrityksesi sopimusehdot sekä esimerkiksi liikuntaetupalvelun ohjeistukset.

Laskun hyvittäminen jos käytetään hyvitystuotetta

Jos halutaan hyvittää lasku siten, että laskulla ei hyvitetä tiettyjä tuotteita tai hyvityksen yhteydessä palautettava tuote ei palaudu varastosaldoille, voidaan tätä varten luoda oma hyvitystuote. Tuote voi olla esimerkiksi tuotetyyppiä Vapaahintainen hyvitystuote. Lue myös ohjeet koskien eri tuotetyyppejä.

Kun hyvityksessä käytettävä tuote on luotu, toimi seuraavasti:

1. Luo kassalla myynti hyvitettävistä tuotteista/palveluista. Hae asiakas kassalle, lisää hyvitystuote ja muokkaa aukeavassa ikkunassa hyvitettävä määrä kohtaan a-hinta. Voit halutessasi myös lisätä Viesti-kenttään viestin asiakkaalle, esim "Viallisen tuotteen hyvitys":
2. Valitse Maksa-painikkeen takaa maksutapa Hyvityslasku ja toimita lasku tarvittaessa asiakkaalle.
3. Kohdista sen jälkeen alkuperäinen lasku ja juuri luomasi hyvityslasku keskenään reskontran Saatavat-ikkunassa: Jos alkuperäinen lasku hyvitetään kokonaan, valitse alkuperäinen lasku sekä hyvityslasku ja valitse kohdenna.
4. Jos alkuperäisestä laskusta osa jää asiakkaan maksettavaksi, näkyy Saatavat-ikkunassa valittuna alkuperäinen lasku ja hyvityslasku ja erotuksena laskulle maksettavaksi jäävä summa. Valitse silloin kohdennus-ikkunan alaosasta Esikohdenna. Lasku kuittaantuu kokonaan kohdennetuksi kun asiakkaan maksama osasuoritus kohdentuu maksamattomalle osuudelle.

Jo maksetun laskun hyvittäminen ja suorituksen palautus asiakkaalle

Mikäli jostakin syystä halutaan hyvittää asiakkaalle jälkikäteen lasku, joka on jo maksettu, kannattaa tarkistaa onko suoritus jo viety kirjanpitoon vai ei. Tehtävät toimenpiteet riippuvat siitä, onko suoritustieto jo viety kirjanpitoon ja onko kyse jo suljetun kirjanpitokauden tapahtumasta. Jos suoritus on viety suljetun kirjanpitokauden kirjanpitoon, laskun kohdennusta ei kannata purkaa reskontrassa. Tällöin voit toimia seuraavasti:

1. Valitse Laskutetut-välilehdellä lasku, jonka suorituksen haluat palauttaa.
2. Valitse Luo hyvityslasku. Aukeavassa ikkunassa voit tarvittaessa valita hyvityslaskun lähetyksen asiakkaalle ja tarvittaessa myös lisätietoa asiakkaalle.
3. Koska alkuperäinen lasku oli jo kohdentuneena, hyvityslasku muodostuu reskontraan avoimeksi eikä kohdennu alkuperäiseen laskuun. Hyvityslaskun voi kohdentaa oikaisueränä tapahtumatyypille Liikasuorituksen palautus (kts. tapahtumalajien luominen ohjeesta Myyntireskontran asetukset) seuraavasti:
   1. Saatavat-välilehdellä hae ja valitse juuri tekemäsi hyvityslasku ja paina Kohdenna-painiketta
   2. Aukeavassa Kohdennus-ikkunassa paina ikkunan alalaidassa olevaa Kohdenna-painiketta.
   3. Valitse oikaisuerän tapahtumatyypiksi Liikasuorituksen palautus -> paina + ja Tallenna.
4. Ilmoita tarvittaessa tehdyistä toimenpiteistä kirjanpitäjälle.

Huom. On tärkeää, että kohdennus Liikasuorituksen palautus -tapahtumalajille tehdään samalle kirjanpitokaudelle kuin palautettava summa oikeasti maksetaan asiakkaalle yrityksen pankkitililtä. Tämä helpottaa kirjanpitäjän kirjanpitoa.

Yleensä kuluvan avoimen kirjanpitokauden kohdennuksia voi myös purkaa, eli jo tehdyn kohdennuksen voi purkaa, kirjata avoimeksi jäävän viitemaksun Liikasuorituksen palautuksena ja sen jälkeen hyvittää laskun normaalisti. Kannattaa aina ennen jo kohdennetun suorituksen purkamista varmistaa kirjanpitäjältä, onko kyseinen kausi varmasti vielä avoimena kirjanpidossa.