Laskun maksaja on eri kuin varsinainen asiakas

Laskutettava asiakas

Laskun vastaanottajaksi on mahdollista merkitä eri asiakas kuin se, joka on valittu kassalla tai myyntitilauksella asiakkaaksi. Tätä voi käyttää esimerkiksi silloin, kun palvelun on varannut yksityishenkilö, mutta laskun maksaa hänen työnantajansa, tai kun asiakkaan ostoksen maksaa esim. vakuutusyhtiö. Ominaisuutta kannattaa käyttää myös laskutettaessa isoja keskusliikkeitä, jos toimitusasiakkaita on useita ja vaaditaan mm. laskulle tarkempia toimitustietoja. Ennen kuin maksaja voidaan valita laskun vastaanottajaksi, maksajana toimiva yritys tai henkilö täytyy luoda asiakkaaksi Tehdeniin, jos asiakastietoa ei jo ole. 

Jos esim. alaikäisen asiakkaan laskut maksaa aina toinen asiakas (huoltaja), voit merkitä alaikäisen asiakkaan tietoihin kuka hänen laskunsa maksaa. Tällöin ohjelma vaihtaa automaattisesti laskun vastaanottajaa kassalla ja myyntitilauksella aina, kun alaikäiselle asiakkaalle muodostetaan lasku. Laskutettava asiakas määritellään asiakkaan tiedoissa, Laskutus-osiossa:

Huom! Jos käytössä on poikkeava ALV-käsittely, noudatetaan aina varsinaisen asiakkaan ALV-käsittelyä, ei laskutettavalle asiakkaalle asetettua ALV-käsittelyä.

Laskutettava asiakas myyntitilauksella

Myyntitilauksella laskutettavalle asiakkaalle on oma kenttänsä. Jos asiakkaalle on merkitty laskutettava asiakas, Tehden lisää sen myyntitilaukselle automaattisesti, kun Asiakas-kenttään haetaan asiakas:

Jos yrityksellä on käytössä erilaisia hinnastoja, myyntitilauksella voi määritellä myös, määräytyvätkö tilauksen hinnat asiakkaan vai laskutettavan asiakkaan mukaan. Tästä lisää ohjeessa Hinnaston määräytyminen myyntitilauksen laskutettavan asiakkaan mukaan

Laskun vastaanottajan vaihtaminen kassalla

Jos asiakkaan laskun maksaa poikkeuksellisesti joku muu kuin asiakas (eli asiakkaan tietoihin ei kannata erikseen käydä lisäämässä laskutettavaa asiakasta), toimi kassalla seuraavasti:

1. Avaa Kassa-ohjelma ja valitse asiakas kassan vasemman ylänurkan hakukentän avulla. Voit myös tuoda varauksen kalenterista kassaan, jolloin asiakas valitaan automaattisesti.
2. Hae tuotteet tai palvelut työkuitille.
3. Klikkaa Maksa-painiketta.
4. Valitse maksutavaksi Lasku.
5. Lasku-ikkunan Vastaanottaja-kentässä on oletuksena sama asiakas, joka valittiin kassan etusivulla. Poista rastista asiakas ja hae maksaja kirjoittamalla henkilön tai yrityksen nimeä Vastaanottaja-kenttään.
6. Merkitse laskun muut tiedot.
7. Klikkaa OK-painiketta.

Jos asiakkaalle on asetettu laskutettava asiakas, Tehden vaihtaa laskun vastaanottajan automaattisesti kassalla ja ilmoittaa siitä:

Laskutettavan asiakkaan ja asiakkaan tiedot laskulla

Laskulla laskutettava asiakas näkyy laskun vastaanottajana ja asiakas laskun rivitiedoissa (yrityksen laskupohjan mukaisesti):

Joskus laskutettava asiakas (esim. kunta, hyvinvointialue, vakuutusyhtiö tms.) vaatii, että varsinaisen asiakkaan tietoja ei saa näyttää laskulla. Tällaisessa tapauksessa voit käydä laskutettavan asiakkaan asiakaskortilla Laskutus-osiossa valitsemassa kohdan Piilota tilaavan asiakkaan nimi:

Toistuva laskutusprofiili

Jos asiakkaalla on toistuva laskuprofiili, voit merkitä laskun maksajan asiakkaan nimen alla olevaan Laskutettava asiakas -kenttään.

Jos kyseessä on yritys, joka maksaa useiden henkilöiden laskut, voit kerätä laskuja koontiin ja lähettää yritykselle koontilaskun kerran kuukaudessa. Koontilaskulla näkyy jokaisen laskun tiedot omassa kappaleessaan ja tietoihin sisältyy sen asiakkaan nimi, joka oli kassalla valittuna laskua luotaessa.

Laskutettavan asiakkaan vaihtaminen

Asiakaskortilla tehty laskutettavan asiakkaan asetus tai vaihtaminen ei vaikuta jo luotuihin myyntitilauksiin tai jo olemassa oleviin toistuviin laskutusprofiileihin. Jos on tarpeen vaihtaa laskutettava asiakas, tulee toistuva laskutusprofiili luoda uudelleen ja asiakas hakea uudelleen avoimelle myyntitilaukselle.