Tavarantoimittajan luonti

Tavarantoimittajalle Toimittajatyypiksi valitaan aina Toimittaja. Toimittajalle voidaan perustaa toimittajan tuotteita, joita voidaan tilata ostotilauksilla. Jos haluat luoda rahdinkuljettajan, kts. ohje Rahdinkuljettajan luonti ja valmistajan luonnista löydät lisätietoa ohjeesta Tuotesidos ja valmistajakohtaiset varastosaldot. Toimittajat-ohjeessa kerrotaan tarkemmin enemmän erilaisista toimittajatyypeistä.

Uuden toimittajan lisääminen

1. Avaa Toimittajat-ohjelma ja siirry alavalikossa Toimittajat-osioon.
2. Klikkaa Luo uusi -painiketta.
3. Valitse Toimittajatyyppi-valikosta Toimittaja.
4. Kirjoita toimittajan tiedot oikeisiin kenttiin lomakkeessa.
• Toimittajan nimi on tieto, jonka perusteella toimittaja löytyy ohjelman valintalistoilta.
• Y-tunnus hyväksyy myös ulkomaiset tunnukset.
• Toimittajan numero ja toimittajan koodi ovat vaihtoehtoisia tapoja hakea toimittaja ohjelmiston valintalistoilta nimen lisäksi. Kohdassa Asetukset / Yritysasetukset / Käyttöliittymä voit valita näytetäänkö hakutuloksissa toimittajan nimen perässä toimittajan numero vai toimittajan koodi (vai ei kumpaakaan). Hakuterminä voi käyttää joko koodia tai numeroa tämän valinnan mukaisesti. Mikäli toimittajan tunniste on valittu piilotettavaksi tuloslistoilta, voit silti käyttää toimittajan koodia hakuterminä.
• Kieli tarkoittaa toimittajille lähetettävien tulosteiden ja sanomien kieltä, jota ohjelma käyttää oletuksena.
• Jos toimittaja on ulkomainen ja toimittajan laskut maksetaan muussa valuutassa kuin eurossa, valitse tässä valuutta. (Lue lisää: Ostot ulkomaan valuutalla)
• Jos haluat tehdä ostotilauksia ns. kevennetysti, laita rasti kohtaan Osto ilman toimittajan tuotetta. Tällöin voit luoda toimittajalle ostotilauksen myyntituotteiden tiedoilla, eli sinun ei tarvitse luoda erikseen toimittajan tuotteita.
• Oletuksena toimittajalta ei voi tilata sellaisia tuotteita, jotka ovat poistumassa tämän valikoimasta (eli jos toimittajan tuotettava vastaavan myyntituotteen tilana on Poistuva). Jos kuitenkin haluat sallia tämän, valitse kohta Salli poistuvien tuotteiden tilaaminen. Huom! Jos teet tilauksia omien toimipisteidesi välillä ja toimittaja on tyyppiä Oma toimipiste, voit aina tehdä varastotilauksia tuotteista niiden tilasta riippumatta.
• Oletusmaksuehto ja toimitusaika ovat valinnaisia tietoja.
• Pankkitili annetaan kansainvälisessä muodossa.
• Lisätiedot näytetään toimittajan tietokortilla, kun taas hälyttävä huomio näytetään, kun toimittaja valitaan esim. ostotilauksen toimittajaksi.
• Tuotekoodin formaatti -kenttää käytetään, jos aiot luoda omia myyntituotteita suoraan toimittajan tuotteen tietojen perusteella Luo myyntituote -painikkeen kautta. Tällöin myyntituotteen tuotekoodissa käytetään tähän kenttään annettua muotoilua. Lisää siis esim. ensin tuotekoodille alku ja klikkaa sitten +Tuotekoodi-painiketta, joka lisää toimittajan tuotekoodin haluamaasi kohtaan myyntituotteelle luotavaa tuotekoodia:
  
• Yhteystietoja voi lisätä klikkaamalla plus-painiketta yhteystiedon kohdalla. Osoitetta lisätessä valitaan oikea osoitetyyppi ennen osoitteen syöttämistä. Kun syötät sähköpostiosoitetta, voit valita myös osoitteen käytön eli valita sähköpostiosoitteen tai -osoitteita, joihin toimittajalle tehtävät ostotilaukset ja reklamaatiot lähetetään.
5. Jos kyseessä on ulkomailla sijaitseva toimittaja, Ulkomaan tuonti-ilmoitukset -osiossa tehdään Tullille tehtävään ulkomaankaupparaportointiin liittyviä valintoja:
   1. Valitse Tyyppi-valikosta EU:n sisäiseen kauppaan Intrastat/CN8 ja EU:n ulkopuoliseen kauppaan TARIC
   2. Lisää Lähetysmaa eli maa, josta toimittajan tuotteet sinulle tulevat.
   3. Lisää Kauppatapahtumakoodi-kenttään jokin Tullin määrittelemistä kauppatapahtumakoodeista (kts. Lisätietoja Tullin Intrastat-ohjeesta).
   4. Lisää Kuljetusmuotokoodi-kenttään jokin Tullin määrittelemistä kuljetusmuotokoodeista (löytyvät em. dokumentista).
6. Kun kaikki tiedot ovat valmiina, klikkaa Tallenna-painiketta tietokortin yläpuolella.
7. Jos haluat liittää yhteyshenkilöitä toimittajaan, luo henkilöt ensin Toimittajat-ohjelman Yhteyshenkilöt-osiossa. Avaa sitten toimittajan tietokortti ja siirry vasemman reunan pystyvalikon kautta Yhteyshenkilöt-sivulle. Hae henkilöä nimen perusteella, kirjoita tyhjään kenttään henkilön työtehtävä kyseisessä yrityksessä ja klikkaa Lisää.
8. Siirry tarvittaessa Asiakasnumerot-sivulle luomaan yrityksesi toimipisteille asiakasnumeroita. Kun ostotilaus tehdään ja lähetetään kyseiselle toimittajalle, tilaajana on toimipiste ja tunnisteena tämä asiakasnumero.
9. Jos haluat lisätä toimitustavan tälle toimittajalle, siirry Toimittajat-ohjelman Toimitustavat-osioon. Valitse haluamasi toimitustapa, siirry sen Käyttö ostotoimituksissa -välilehdelle ja klikkaa Luo uusi:
   
   Toimitustapaa siis ei voi lisätä toimittajan Toimitustavat-välilehdellä. Kun toimittajalle on lisätty sallittuja toimitustapoja, niitä voi kyllä tarkastella kyseisellä välilehdellä.

Olemassa olevan toimittajan poistaminen tapahtuu valitsemalla kyseinen toimittaja taulukosta ja klikkaamalla toimittajan tietokortilla Poista-painiketta. Valitse ikkunassa, haluatko poistaa toimittajan lopullisesti vai passivoida sen. Passiivisen toimittajan tiedot säilyvät järjestelmässä ja sen voi etsiä Toimittajat-taulukosta uudelleen aktivoitavaksi, kun valitsee taulukon yläpuolella olevasta aktiivisuusvalikosta joko vaihtoehdon Vain passiiviset tai Aktiiviset ja passiiviset. Toimittajan poistaminen valikoimista lopullisesti hävittää syötetyt tiedot. Poistaminen on estetty mikäli toimittajan tietoja on jo käytetty ohjelmassa (tilauksessa, toimitustavassa tai toimittajan tuotteissa). Yleensä passivointi on riittävä toimenpide, joka piilottaa toimittajan ohjelmasta ja estää toimittajan käytön tilauksissa jatkossa (ellei toimittajaa aktivoida uudestaan).