Uuden asiakkaan luonti

Uuden asiakkaan lisääminen asiakasrekisteriin tapahtuu Asiakkaat-taulukon yläpuolella olevasta Uusi asiakas -painikkeesta. Uuden asiakkaan luominen on mahdollista myös ajanvarauskalenterista tai Kassa-ohjelmasta, mutta silloin kyseessä on asiakkaan pikalisäys, jossa voi täyttää vain osan asiakkaan tiedoista. Tarkemman kuvauksen kaikista asiakaskortin tiedoista ja niiden merkityksistä löydät ohjeesta Asiakkaan tiedot.

Uuden asiakkaan lisääminen

1. Avaa Asiakkaat-ohjelma, jolloin asiakastaulukko tulee näkyviin.
2. Klikkaa Uusi asiakas -painiketta.
3. Valitse asiakastyyppi: Henkilö, Yritys, Valtio tai Yhteisö. Valinta vaikuttaa tietokortin sisältöön. 
   • Jos asiakas on yritys, valtio tai yhteisö, valitaan myös, onko kyseessä julkishallinnon asiakas. Tämä vaikuttaa laskutuskäytäntöön: julkishallinnon laskutussäännöt on laissa määritelty, ja kun kohta on valittuna, asiakkaalle lähtevät laskut ovat varmasti verkkolaskudirektiivin mukaisia. Huom! Kun kyseessä on julkishallinnon asiakas, koontilaskutus on oletuksena estetty. Jos koontilaskutuksen haluaa sallia, valitaan asiakaskortin Koontilaskutus-kohdassa vaihtoehto Aina, lähetteittäin (jolloin asiakkaalle lähetetään koonnista erillinen lasku jokaisesta lähetteestä).
4. Täytä asiakkaan tiedot lomakkeen kenttiin. Vain nimitiedot ovat pakollisia.
5. Viestintäkieli määrittelee millä kielellä asiakkaalle tulostetaan tositteet, esim. lähete ja lasku. Oletuskieli on suomi. Uuden kielen voi lisätä yritysasetuksista kohdassa yritystiedot.
6. Voit halutessasi lisätä asiakaskortille myös Pääasiakas-tiedon, jos halutaan, että asiakashaku esim. kassalla noutaa samalla kerralla sekä lisäämäsi asiakkaan että pääasiakkaan. Pääasiakasta voidaan tarvita esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on alaikäinen, mutta laskutettava asiakas tämän huoltaja.
7. Osoitteita voi lisätä enemmän kuin yhden, samoin puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita. Uudet kentät tietojen syöttämistä varten saa esiin plus-painikkeella. Jos samaa tietoa on enemmän kuin yksi, jokin näistä on valittava oletukseksi.
• Ilmoitukset esim. ajanvarauksen luomisesta tai perumisesta lähetetään oletussähköpostiin.
• Jos yritykselläsi on käytössä Avoinna24-palvelu, asiakkaan sähköpostiosoitteen alla oleva Lähetä Avoinna24-kutsu -kohta on oletuksena valittu. Jos kutsua ei haluta lähettää, poista valinta. Lisätietoa kutsusta: Asiakkaiden kutsuminen internet-ajanvarauksen käyttäjiksi
8. Mikäli yrityksenne kysyy aina uudelta asiakkaalta markkinointilupia, ne kannattaa merkitä asiakkaan tietoihin.
• Markkinointiluvat vaikuttavat siihen, kenelle Asiakasviestit-osiosta voi lähettää viestejä.
9. Mikäli asiakkaalle on tarkoitus lähettää myös laskuja, lisääthän asiakkaalle Laskutus-osioon myös laskun oletustoimitustavan (lisää tietoa laskun toimitustavoista löydät täältä), mahdollisen luottorajan ja otat tarvittaessa kantaa myös muihin laskutusasetuksiin. Lisätietoja koontilaskutuksen vaihtoehdoista löydät ohjeesta Laskuttamattomat (koontilaskutus).
10. Jos yritykselläsi on käytössä Myyntitilaukset-lisäosa, voit täyttää myös myyntitilauksia koskevat kentät.
11. Jos kyseessä on ulkomaankauppa-asiakas, Ulkomaan vienti-ilmoitukset -osiossa tehdään Tullille tehtävään raportointiin liittyviä valintoja:
    1. Valitse Tyyppi-valikosta EU:n sisäiseen kauppaan Intrastat/CN8 ja EU:n ulkopuoliseen kauppaan TARIC.
    2. Lisää Vientimaa eli maa, johon yrityksesi toimittaa asiakkaalle tuotteita.
    3. Lisää Kauppatapahtumakoodi-kenttään jokin Tullin määrittelemistä kauppatapahtumakoodeista (kts. Lisätietoja Tullin Intrastat-ohjeesta). 
    4. Lisää Kuljetusmuotokoodi-kenttään jokin Tullin määrittelemistä kuljetusmuotokoodeista (löytyvät em. dokumentista).
12. Klikkaa Tallenna-painiketta.

Mikäli asiakkaalle halutaan lisätä myynnissä käytettävä vaihtoehtoinen ALV-käsittely, löydät tarkemmat ohjeet täältä https://support.tehden.com/hc/fi/articles/115005996289