Ryhmävarauspalvelun luonti

Ryhmävarauspalvelu tarkoittaa palvelua, johon voi osallistua useampi kuin yksi henkilö, esim. ryhmäliikuntatunti tai ryhmälle suunnattu koulutustilaisuus. Ryhmävarausominaisuus ei sisälly kaikkiin Tehden-tilauksiin.

Ryhmävarauspalvelut luodaan Tuotteet-ohjelmassa ja merkitään sitten ajanvarauskalenteriin. Kalenteriin merkitty palvelu on varattavissa nettiajanvarauksen kautta tai yrityksen työntekijä voi lisätä siihen osallistujia. Ryhmäajanvaraus maksetaan joko asiakkaan asiakastilillä olevalla sarja- tai kausikortilla tai veloitetaan asiakkaalta kassalla.

Uuden ryhmävarauspalvelun luominen

1. Avaa Tuotteet-ohjelma, jolloin näkyviin tulee Tuotteet-taulukko.
2. Klikkaa Lisää tuote -painiketta.
3. Valitse ensimmäisestä valikosta tuotetyypiksi Ryhmävarauspalvelu.
4. Anna tuotenimeksi riittävän yksilöivä nimi, erityisesti jos käytät Avoinna24-palvelua, jossa asiakkaat tunnistavat palvelun nimen perusteella.
5. Anna hintatiedot.
• Tarkista ALV-prosentti ja vaihda tarvittaessa.
• Kirjoita palvelun verollinen myyntihinta oikeaan kenttään. Ohjelma laskee verottoman hinnan valitun ALV-prosentin perusteella.
• Voit laittaa hinnaksi myös nollan, mikäli käytössä on ajanvarauksen maksaminen ja palvelulla on käytössä asiakasryhmärajoitus (eli palvelun voivat verkossa varata ja maksaa vain asiakkaat, joilla on voimassa oleva palveluun kelpaava tilituote) tai palvelu veloitetaan aina asiakkaalta kassalla. Yleisesti palvelun hinnaksi kannattaa laittaa kertakäynnin hinta.
• Jos hinnaksi annetaan 0, syötä 0 myös sisäänostohinta- ja kate%-kenttiin.
6. Lisätiedot:
• Valitse kohdassa Avoinna24-tuote haluatko palvelun näkyvän nettiajanvarauspalvelussa. Vaihtoehto Vain listaus tarkoittaa, että palvelu näkyy, mutta sitä ei voi varata.
• Jos palvelun hinta on nolla, etkä halua sen näkyvän netissä, valitse Älä näytä hintaa nettiajanvarauspalvelussa.
• Kirjoita Koko-kenttään palvelun kesto. Tämä on ryhmävarauspalvelun oletuskesto, kun se merkitään kalenteriin.
• Jos ohjelmaan on valmiiksi luotu tuoteryhmiä, voit lisätä palvelun tuoteryhmään palvelua luotaessa. Ryhmittelyn voi hoitaa myöhemminkin Tuoteryhmät-osiossa. Tuoteryhmä näkyy asiakkaille Avoinna24-palvelussa Valitse tyyppi -valikossa.
7. Palvelun tiedot:
• Palvelulle on merkittävä palveluntarjoajat. Klikkaa Valitse-painiketta Palveluntarjoajat-kohdassa ja rasti kaikki ne työntekijät, jotka tarjoavat kyseistä palvelua. Jos sama henkilö suorittaa palvelua eri toimipisteissä, rasti hänet jokaisen toimipisteen kohdalla. Mikäli palvelua tarjoaa henkilön sijasta resurssi, esim. sulkapallokenttä, rasti kyseinen resurssi.
• Kalenterin värikoodilla voit erottaa eri tyyppiset tunnit visuaalisesti. Värikoodi näkyy sekä Tehdenin Ajanvaraukset-ohjelmassa työntekijöille että Avoinna24-palvelussa asiakkaille. Tarkan värin voi itse määritellä:
  
  Valittu väri vaikuttaa myös tekstin väriin: järjestelmä vavalitsee, käytetäänkö mustaa vai valkoista fonttia sen mukaan, kumpi erottuu valitusta taustaväristä paremmin.
• Jos yritykselläsi on käytössä asiakaspääte, valitse näkyykö kyseinen ryhmävarauspalvelu siinä. Näytä asiakaspäätteessä palvelun loppuun asti -asetus mahdollistaa tunnille ilmoittautumisen, vaikka tapahtuma olisi jo alkanut.
• Jos kyseessä on laskutettava ryhmävarauspalvelu, esim. koulutus, siihen kannattaa vaatia asiakkaalta laskutusosoitetta varauksen yhteydessä.
8. Kuvaus asiakkaille -kenttään voi kirjoittaa lisätietoja ryhmävarauspalvelusta. Tiedot näkyvät Avoinna24-palvelussa, kun asiakas klikkaa infosymbolia varauksen kohdalla kalenterissa.
9. Klikkaa Tallenna.
10. Jos ryhmävarauspalvelu on varattavissa netin kautta, voit valita vasemman laidan pystyvalikosta Asiakasryhmärajoitukset-välilehden ja asettaa palvelun varattavaksi vain tiettyyn asiakasryhmään kuuluville asiakkaille, esim. vain "Jäsenet"-ryhmälle. Asiakasryhmärajoitukset kannattaa ottaa käyttöön vasta, kun yritys on ollut toiminnassa jonkin aikaa ja asiakasmäärä suuri ja vakiintunut.
11. Maksu asiakastililtä -välilehdellä määrität, mihin tilituoteluokkaan kuuluvilla sarja- tai kausikorteilla ryhmävarauspalvelun voi maksaa. Aikaperusteiset ja kappaleperusteiset tilituoteluokat ovat valintaikkunassa omissa taulukoissaan. Jos kyseessä on kappaleperusteinen tilituoteluokka, valitse samalla montako käyntikertaa tämä ryhmävarauspalvelu kuluttaa sarjakortilta (oletus on 1). HUOM! Jos luot uuden ryhmävarauspalvelun käyttäen vanhaa pohjana, Asiakasryhmärajoitukset- ja Maksu asiakastililtä -välilehtien tiedot eivät kopioidu, vaan ne täytyy käydä aina erikseen määrittelemässä!

Kun ryhmävarauspalvelu on tallennettu, voit siirtyä Ajanvaraus-ohjelmaan ja merkitä sen kalenteriin.

Jos haluat saada sähköposti-ilmoituksia ryhmäajanvarauksista, joissa olet palveluntarjoaja, voit ottaa ilmoitukset käyttöön Omissa asetuksissa.