Myyntitilauksen suoratoimitus

Suoratoimitus tarkoittaa tilannetta, jossa teet asiakkaan tilauksen perusteella ostotilauksen ja toimittaja lähettää tuotteet suoraan asiakkaalle. Suoratoimitusta käytettäessä Tehdenissä pitää olla luotuna Terminaalivarasto. Terminaalivarasto on virtuaalinen varasto, johon järjestelmä kirjaa sisään ostotilauksen tuotteet ja josta järjestelmä kerää myyntitilauksen niissä tilaustyypeissä, joissa tavara kulkee todellisuudessa suoraan toimittajalta asiakkaalle ilman hyllytystä yrityksen omaan varastoon.

Myynti- ja ostotilaus Tehdeniin

1. Siirry Myynti-ohjelmaan.
2. Aloita myyntitilauksen teko Uusi tilaus -painikkeella.
• Valitse tilaustyypiksi Suoratoimitus.
• Hae asiakas.
3. Siirry Toimitustapa-välilehdelle ja valitse myyntitilauksen toimitustapa. Tämä vaikuttaa vain siihen, millainen toimituskulu asiakkaan laskulle tulee.
4. Luo myyntitilauksesta ostotilaus pluspainikkeella:
   
• Hae ostotilauksen toimittajaksi oikea yritys.
5. Siirry Toimitustapa-välilehdelle ja valitse se ostotilauksen toimitustapa, josta asiakkaan kanssa on sovittu. Valitse jokin olemassa olevista toimitusosoitteista tai luo uusi toimitusosoite.
6. Tallenna.
7. Päädyt takaisin myyntitilaukseen. Luodun ostotilauksen numero näkyy Ostotilaus-kentässä. Myyntitilaukseen lisättävät tilausrivit siirtyvät automaattisesti kyseiseen ostotilaukseen.
8. Mene myyntitilauksen Tilausrivit-välilehdelle.
9. Hae tuotteet ja lisää ne tilaukseen.
10. Jos laskutat asiakkaalta rahtikuluja, lisää rahtikulu omana rivinään. Toinen vaihtoehto on lisätä rahtikulut toimitustavalle, jolloin ne ovat jo automaattisesti mukana valitun myyntitilauksen toimitustavan perusteella.
11. Siirry Tilauksen tiedot -välilehdelle ja merkitse tilauksen tilaksi Voimassa. Tilausaika on oletuksena nykyhetki. Tuotteiden hinnat määräytyvät tilausajan mukaan.
12. Tallenna myyntitilaus.

Tee tilaus toimittajalta.

Kun saat toimittajalta tilausvahvistuksen tai tiedon, että tuotteet on toimitettu asiakkaalle, voit laskuttaa asiakasta.

Suoratoimituksen laskutus

1. Avaa Myynti-ohjelmassa myyntitilaus, josta teet laskun.
2. Klikkaa Ota keräykseen -painiketta ja avautuvassa ikkunassa Kirjaa vastaanottoerä -painiketta.
3. Ohjelma siirtyy Vastaanottoon. Klikkaa Kirjaa vastaanottoerä -painiketta ikkunan alareunassa. Tallenna kirjaus. Ohjelma kirjaa taustalla ostotilauksen tuotteet sisään Terminaalivarastoon ja kerää ne sieltä myyntitilaukseen. Samalla ohjelma muodostaa myyntitilauksesta lähetteen.
4. Siirry Laskutus-ohjelman Laskuttamattomat-osioon. Valitse läheterivi ja klikkaa Laskuta-painiketta laskun lähettämiseksi asiakkaalle asiakastietoihin merkityllä oletuslaskutustavalla.

Kun toimittajalta tulee ostolasku, voit käsitellä sen Ostolaskut-osiossa.

Tehtaan osittain toimittama tilaus

Joskus voi käydä niin, että toimittaja (esimerkiksi tehdas) ei pystykään toimittamaan heti koko tilausta asiakkaalle. Tehdas saattaa toimittaa asiakkaalle esimerkiksi 90 % tilauksesta, ja yrityksesi toimittaa puuttuvan 10 % asiakkaalle omasta varastostaan. Kun tehdas saa puuttuvat tuotteet valmistettua, se toimittaa ne yrityksellesi jälkitoimituksena. Tällaisessa tapauksessa voit noudattaa seuraavia ohjeita:

1. Luo asiakkaalle uusi tavallinen myyntitilaus niistä tuotteista, jotka toimitat itse asiakkaalle.
   • Valitse myyntitilauksen tyypiksi tilaus.
   • Voit lisätä esimerkiksi Lisätieto-kenttään Huomio asiakkaalle -kohtaan maininnan siitä, että kyseessä on puuttuvien tuotteiden jälkitoimitus.
   • Keräile, toimita ja laskuta tilaus normaalin toimintamallisi mukaisesti.
2. Jos haluat, että tehdas toimittaa puuttuvat tuotteet yrityksellesi, luo ja toimita toimittajalle uusi ostotilaus näistä toimittamatta jääneistä tuotteista.
3. Etsi sitten alkuperäinen Suoratoimitus-tyyppinen myyntitilaus.
4. Siirry Tilausrivit-välilehdelle ja joko poista tilaukselta tuote/tuotteet, joita toimittaja ei pystynyt toimittamaan, tai muokkaa tuoterivin kappalemäärää vastaamaan todellista suoratoimitettua määrää. 
5. Tallenna. Tilausriveille tehdyt muutokset tallentuvat myös suoratoimitukseen liitetylle alkuperäiselle ostotilaukselle.
6. Ota tilaus keräykseen sekä laskuta tilaus Suoratoimituksen laskutus -otsikon ohjeiden mukaisesti.
7. Kun saat toimittajalta ostolaskun (tai erilliset laskut suoratoimituksesta ja ns. tavallisesta toimituksesta), käsittele se Ostolaskut-osiossa.

Jos tehdas toimittaa puuttuvat tuotteet jälkitoimituksena suoraan asiakkaalle, voit poistaa alkuperäisestä suoratoimitus-tyyppisestä myyntitilauksesta toimittamatta jääneet tuotteet ja laskuttaa toimitetun tilauksen. Luo sitten jälkitoimitettavista tuotteista uusi suoratoimitus-tyyppinen myyntitilaus, jonka laskutat siinä vaiheessa, kun loputkin tuotteet on toimitettu asiakkaalle.

Suoratoimituksen peruminen

Jos suoratoimitus täytyy syystä tai toisesta perua sen jälkeen, kun toimitukseen liittyvä myynti odottaa jo koonnissa laskuttamista, suosittelemme tekemään sen suoratoimituksesta muodostuneen ostolähetteen kautta (kts. Virheellisesti kirjatun ostolähetteen korjaaminen). Jos suoratoimitus perutaan hyvittämällä siitä muodostunut myyntilasku, ostolähete jää avoimeksi järjestelmään eikä sitä pääse enää perumaan. Ostolähetteeseen ei kuitenkaan liity Tehdenissä kirjanpitokirjauksia, joten "irrallisen" ostolähetteen voi myös jättää järjestelmään.